Порядок відновлення документів особам, які звільняються або звільнилися з місць позбавлення волі

Нормативна база

• Кримінально-виконавчий кодекс України
• Закон України "Про соціальну адаптацію осіб, які відбувають чи відбули покарання у виді обмеження волі або позбавлення волі на певний строк"
• Закону України "Про громадянство України"
• Закон України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус"
• Постанова Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 року № 302 "Про затвердження зразка бланка, технічного опису та Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України"
• Наказ Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5 "Про затвердження Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні"
• Наказ Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року № 96/5 "Про затвердження Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання"
• Наказ Міністерства юстиції України від 08 червня 2012 року № 847/5 "Про затвердження Інструкції про роботу відділів (груп, секторів, старших інспекторів) контролю за виконанням судових рішень установ виконання покарань та слідчих ізоляторів"

Загальні положення

Звільнені особи – особи, які відбули покарання у виді обмеження волі або позбавлення волі на певний строк, а також звільнені від подальшого відбування зазначених видів покарань на підставах, передбачених законом (пункт 1 частини першої статті 1 Закону України "Про соціальну адаптацію осіб, які відбувають чи відбули покарання у виді обмеження волі або позбавлення волі на певний строк").

Паспорт особі, яка звільняється від відбування покарання у виді арешту, обмеження або позбавлення волі, видається при звільненні. При відсутності паспорта в особовій справі засудженого адміністрація установи виконання покарань завчасно вживає заходів щодо його одержання (частина четверта статті 153 Кримінально-виконавчого кодексу України).

Установа виконання покарань (слідчий ізолятор) не пізніше ніж за три місяці до закінчення призначеного строку покарання або розгляду на засіданні комісії установи виконання покарань (слідчого ізолятора) питання про подання до суду матеріалів для застосування статей 81, 82 Кримінального кодексу України стосовно засудженого, який за період відбування покарання у виді обмеження або позбавлення волі на певний строк довів своє виправлення або став на шлях виправлення, здійснює моніторинг проблемних питань засуджених, які готуються до звільнення, та їхніх можливих потреб після звільнення (пункт 1 розділу І Порядку взаємодії установ виконання покарань, уповноважених органів з питань пробації та суб’єктів соціального патронажу під час підготовки до звільнення осіб, які відбувають покарання у виді обмеження волі або позбавлення волі на певний строк, затвердженого наказом Міністерства юстиції України, Міністерства соціальної політики України, Міністерства охорони здоров'я України, Міністерства внутрішніх справ України від 03 квітня 2018 року № 974/5/467/609/280).

Моніторинг здійснюється шляхом проведення бесіди із засудженим, під час якої з’ясовуються, зокрема наявність документа, що посвідчує особу, та потреба у його отриманні (відновленні).

Порядок відновлення документа, що посвідчує особу (паспорта), особі, яка звільняється з місць позбавлення волі

Особі, яка відбуває покарання в установах виконання покарань, оформлення (у тому числі замість втраченого або викраденого), обмін та видача паспорта здійснюються через уповноважену особу адміністрації відповідної установи (підпункт 3 пункту 7 Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 березня 2015 року № 302 (далі - Порядок).

Куди звернутися

У разі відбування особою покарання в установах виконання покарань подання документів для оформлення (у тому числі замість втраченого або викраденого), обміну паспорта здійснюється лише до територіального органу/територіального підрозділу Державної міграційної служби України (далі - територіальні підрозділи ДМС) через уповноважену особу за місцем розташування адміністрації відповідної установи (абзац другий пункту 20 Порядку).

Перелік необхідних документів

Згідно пункт 35 Порядку, заявник для оформлення паспорта подає такі документи:

1) свідоцтво про народження (за наявності) або витяг із Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження (за наявності), або документ, що підтверджує факт народження, виданий компетентними органами іноземної держави (далі - свідоцтво про народження);

2) оригінали документів, що підтверджують громадянство та посвідчують особу батьків або одного з них, які на момент народження особи перебували у громадянстві України (для підтвердження факту належності особи до громадянства України).

У разі відсутності таких документів або у разі, коли батьки чи один із батьків такої особи на момент її народження були іноземцями або особами без громадянства, або у разі набуття особою громадянства України на території України подається довідка про реєстрацію особи громадянином України;

у випадках, коли у заявника з поважних причин (тривалий час не проживає з батьками, місце перебування батьків невідомо або вони померли, зв’язок з ними втрачено або вони позбавлені батьківських прав, про що зазначається у письмовому поясненні заявника) відсутня можливість подати документи, зазначені в абзаці першому цього підпункту, перевірка факту належності заявника до громадянства України здійснюється за обліками ДМС, інших державних та єдиних реєстрів, інформаційних баз, що перебувають у власності держави;

3) паспорт громадянина України для виїзду за кордон, у тому числі строк дії якого закінчився (для особи, яка постійно проживає за кордоном або яка постійно проживала за кордоном та повернулася на постійне проживання в Україну, або для особи, яка набула громадянство України за кордоном);

4) заява про зняття з консульського обліку (для особи, яка досягла 14-річного віку, постійно проживала за кордоном та повернулася на постійне проживання в Україну) за встановленою формою (далі - заява про зняття з консульського обліку);

5) посвідчення про взяття на облік бездомних осіб (для бездомних осіб);

6) рішення суду про встановлення особи (для осіб, яких не було встановлено за результатами проведення процедури встановлення особи);

7) документ, що посвідчує особу законного представника/уповноваженої особи, та документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника/уповноваженої особи;

8) документи, що підтверджують сплату адміністративного збору, або оригінал документа про звільнення від його сплати. Оригінал документа про звільнення від сплати адміністративного збору повертається заявнику, а до заяви-анкети додається його копія, засвідчена працівником територіального підрозділу ДМС, уповноваженого суб’єкта шляхом проставлення відмітки “Згідно з оригіналом” та підпису із зазначенням його посади, прізвища, ініціалів та дати;

9) документи, що підтверджують відомості для внесення додаткової змінної інформації до безконтактного електронного носія та у паспорт (за наявності таких документів):

про місце проживання - довідку органу реєстрації встановленого зразка;

про народження дітей - свідоцтва про народження дітей;

про шлюб і розірвання шлюбу - свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, рішення суду про розірвання шлюбу, яке набрало законної сили, або виданий компетентними органами іноземної держави документ, який згідно з її національним законодавством підтверджує відповідний факт;

про зміну імені - свідоцтво про зміну імені, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, рішення суду про розірвання шлюбу, яке набрало законної сили, або виданий компетентними органами іноземної держави документ, який згідно з її національним законодавством підтверджує відповідний факт;

документ, що засвідчує реєстрацію в Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків з даними про РНОКПП, або повідомлення про відмову від його прийняття, або дані про РНОКПП, внесені до паспорта або свідоцтва про народження. Особа може пред’явити копію документа, що засвідчує реєстрацію особи в Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків, у тому числі в електронній формі, за умови наявності в територіального органу/територіального підрозділу ДМС, уповноваженого суб’єкта технічної можливості провести перевірку відповідності реєстраційних даних особи даним Державного реєстру фізичних осіб - платників податків в електронній формі інформаційно-телекомунікаційними засобами з використанням технічного та криптографічного захисту інформації відповідно до вимог законодавства з питань захисту інформації;

10) документ, виданий відповідним органом, установою, організацією, який містить фотозображення особи, - для осіб, які звертаються за оформленням паспорта вперше після досягнення 18-річного віку. У разі відсутності такого документа особа подає письмову заяву в довільній формі, в якій зазначається інформація про адресу місць проживання, навчання, роботи, установ виконання покарань та інша інформація, відомості про свідків, які будуть залучені до проведення процедури встановлення особи відповідно до абзацу третього пункту 43 цього Порядку. Працівником територіального органу/територіального підрозділу ДМС здійснюється перевірка відомостей та документів, поданих свідками за наявними обліками ДМС, іншими державними та єдиними реєстрами, іншими інформаційними базами, що перебувають у власності держави;

11) одну фотокартку розміром 10 х 15 сантиметрів для внесення відцифрованого образу обличчя особи шляхом сканування із застосуванням засобів Реєстру - для оформлення паспорта особі, яка не може пересуватися самостійно у зв’язку з тривалим розладом здоров’я, що підтверджується медичним висновком відповідного закладу охорони здоров’я, оформленим в установленому порядку, або особі, яка відбуває покарання в установах виконання покарань або стосовно якої обрано запобіжний захід у вигляді тримання під вартою, або яка перебуває на тривалому стаціонарному лікуванні в закладах МОЗ закритого типу (в разі потреби).

У разі оформлення паспорта особі, яка відбуває покарання в установах виконання покарань або стосовно якої обрано запобіжний захід у вигляді тримання під вартою, або яка перебуває на тривалому стаціонарному лікуванні в закладах МОЗ закритого типу, документи, зазначені в цьому пункті, подаються уповноваженою особою територіальному підрозділу ДМС із супровідним листом відповідної установи, місця попереднього ув’язнення або закладу.

До документів також долучається власноручно написана заява особи про необхідність оформлення паспорта.

Під час підготовки документів уповноважена особа проводить перевірку тотожності особи, зображеної на фотокартці, з особою, яка відбуває покарання в установах виконання покарань або стосовно якої обрано запобіжний захід у вигляді тримання під вартою, або яка перебуває на тривалому стаціонарному лікуванні в закладах МОЗ закритого типу.

Вартість

За оформлення паспорта вперше адміністративний збір не справляється.

Загальна вартість адміністративного збору у разі оформлення паспорта громадянина України у формі картки протягом 20 робочих днів становить 450 грн., у разі термінового (протягом 10 робочих днів) оформлення становить 820 грн.

У разі обміну замість втраченого чи пошкодженого паспорта сплачується держмито у розмірі 34 грн. (два неоподаткованих мінімуми доходів громадян) (підпункт "а" пункту 6 статті 3 Декрету Кабінету Міністрів України від 21 січня 1993 року № 7-93 «Про державне мито» (далі - Декрет).

Статтею 4 Декрету визначено категорії осіб, які звільняються від сплати державного мита.

Порядок отримання паспорта

Паспорт, оформлений на ім’я особи, яка відбуває покарання в установах виконання покарань або стосовно якої обрано запобіжний захід у вигляді тримання під вартою, або яка перебуває на тривалому стаціонарному лікуванні в закладах МОЗ закритого типу, разом із заявою-анкетою передається уповноваженій особі під розписку.

Уповноважена особа протягом трьох робочих днів після передачі їй паспорта і заяви-анкети забезпечує проставлення особою, на ім’я якої оформлено паспорт, підпису про отримання паспорта в заяві-анкеті та повернення її до відповідного територіального підрозділу ДМС.

У разі переведення особи в іншу установу виконання покарань, місце попереднього ув’язнення, у заклад МОЗ закритого типу або звільнення/виписки з них за зверненням адміністрації установи, місця попереднього ув’язнення або закладу, або зазначеної особи територіальний підрозділ ДМС, який оформив паспорт, надсилає його разом із заявою-анкетою територіальному підрозділу ДМС за місцем розташування відповідної установи, місця попереднього ув’язнення або закладу, або територіальному підрозділу ДМС, до якого особа звернулася після звільнення/виписки.

Територіальний підрозділ ДМС, який отримав паспорт, передає його разом із заявою-анкетою уповноваженій особі під розписку.

Уповноважена особа протягом трьох робочих днів після передачі їй паспорта і заяви-анкети забезпечує проставлення особою, на ім’я якої оформлено паспорт, у заяві-анкеті підпису про отримання паспорта та повернення її відповідному територіальному підрозділу ДМС для подальшого надсилання територіальному підрозділу ДМС, який здійснив оформлення паспорта.(пункт 95 Порядку).

Порядок відновлення документа, що посвідчує особу (паспорта), особі, яка звільнилася з місць позбавлення волі

У випадку, якщо особа звільнилася з мість позбавлення волі, але документ, що посвідчує особу (паспорт), у неї відсутній, вона має самостійно звернутися до центру надання адміністративних послуг, або державного підприємства, що належить до сфери управління ДМС, і його відокремлених підрозділів, або територіальних органів та територіальних підрозділів ДМС, подати зазначені вище документи та за необхідності сплатити адміністративний збір/державне мито.

Після прийняття до розгляду заяви-анкети та доданих до неї документів працівник територіального підрозділу ДМС здійснює заходи з ідентифікації особи, на ім’я якої оформляється паспорт. Ідентифікація особи, на ім’я якої оформляється паспорт і стосовно якої відсутня інформація в базах даних Єдиного державного демографічного реєстру, здійснюється відповідно до наявних державних та єдиних реєстрів, інших інформаційних баз, що перебувають у власності держави або підприємств, установ та організацій.

У разі втрати/викрадення паспорта, оформленого територіальним підрозділом ДМС, Міністерством внутрішніх справ України, який припинив діяльність або тимчасово не здійснює свої повноваження, заявник додатково подає всі наявні документи, у тому числі документи, що містять фотозображення особи, які дають змогу ідентифікувати таку особу (пункт 46 Порядку).

У випадках, якщо не можливо підтвердити факт документування особи паспортом громадянина України, що видався в територіальних підрозділах, які припинили діяльність або тимчасово не здійснюють свої повноваження для здійснення ідентифікації особи та підтвердження належності до громадянства України, варто звернутися до суду в порядку окремого провадження з метою встановлення факту, зокрема постійного проживання на території України або встановлення особи.

Довідка про звільнення як документ, що може підтвердити особу

Документом, який підтверджує особу для отримання паспорту може бути довідка про звільнення, що видається засудженому, який звільняється з установи, та яка, зокрема містить фотокартку такої особи (пункт 8 розділу V Інструкції про роботу відділів (груп, секторів, старших інспекторів) контролю за виконанням судових рішень установ виконання покарань та слідчих ізоляторів, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 08 червня 2012 року № 847/5). Довідку про звільнення підписують начальник установи та начальник підрозділу або особи, які виконують їх обов'язки. На фотокартку засудженого проставляється гербова печатка установи.

При звільненні засудженого проводиться його (її) ідентифікація за фотокарткою, особливими прикметами або шляхом порівнювання наданих ними відповідей з даними, що знаходяться в особовій справі засудженого. При виникненні підозри щодо відповідності особи проводиться її дактилоскопіювання, встановлюється дактилоформула, яка звіряється з даними дактилоскопічної карти.

Якщо довідка про звільнення була втрачена особою, яка прибула до місця постійного проживання або роботи в межах України, то за запитом уповноваженого державного органу установою надсилається дублікат цієї довідки.

У разі якщо архівна особова справа засудженого знищена після закінчення строку її зберігання, на підставі даних архівної картотеки за запитом уповноваженого державного органу надається довідка довільної форми про перебування особи в установі.

Для врахування! У випадку, якщо установу, де особа відбувала покарання, ліквідовано, з метою отримання довідки про звільнення можна звернутися до державної установи "Генеральна дирекція Державної кримінально-виконавчої служби України" (юридична адреса: вулиця Святошинська, 27, м. Київ, 03115; фактична адреса: вул. Юрія Іллєнка, 81, м. Київ, 04050; тел. (04563) 7-64-43), оскільки відповідно до пункту 6 Положення про галузевий державний архів Міністерства юстиції України у сфері виконання кримінальних покарань та пробації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 27 липня 2018 року № 2484/5, галузевий державний архів Міністерства юстиції України у сфері виконання кримінальних покарань та пробації, який є структурним підрозділом зазначеної державної установи, зберігає документи ліквідованих органів та установ, що належали до сфери управління Державної кримінально-виконавчої служби України.

Порядок повторної видачі свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану

Якщо оригінал свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану вкрадено, загублено, пошкоджено чи знищено, повторна видача свідоцтва здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану на підставі актового запису цивільного стану, складеного як в електронному вигляді, так і на паперовому носії. Також, видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно може проводитися за заявою заявника шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг.

У заяві (додаток 25) щодо повторної видачі відповідного свідоцтва про народження зазначаються:

1. прізвище, власне ім'я, по батькові та адреса заявника;
2. прізвище, власне ім'я, по батькові особи, щодо якої запитується свідоцтво;
3. яке необхідне свідоцтво;
4. коли і яким органом державної реєстрації актів цивільного стану складено актовий запис цивільного стану;
5. мета запиту цього свідоцтва та проставляється особистий підпис заявника;
6. прізвище, власне ім'я, по батькові батьків.

Повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану незалежно від місця державної реєстрації акту цивільного стану та місця проживання заявника.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає повторно свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану після безпосередньої перевірки відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану або на підставі підтвердження про це відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису цивільного стану.

Свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану видається повторно без підтвердження у разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України або у районі проведення антитерористичної операції (пункту 2 розділу IV Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5 (далі - Правила).

Документи, які необхідні для отримання повторно свідоцтва про державну реєстрацію акта цивільного стану

• особи, яким виповнилося 16 років, пред’являють паспорт або паспортний документ;
• представник особи, яка має право на повторне отримання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану пред’являє нотаріально посвідчену довіреність;
• при видачі повторно свідоцтва про смерть пред’являються також документи, які підтверджують родинні стосунки заявника з померлим або право на спадкування(свідоцтво про народження, шлюб, заповіт тощо).

Вартість

За повторну видачу свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану справляється державне мито у розмірі 0,03 неоподаткованих мінімумів доходів громадян (51 копійка) (підпункт "е" пункту 5 статті 3 Декрету).

Статтею 4 Декрету визначено категорії осіб, які звільняються від сплати державного мита.

Строки повторної видачі свідоцтва про державну реєстрацію акта цивільного стану

Особам, які звернулися до відділу державної реєстрації актів цивільного стану особисто, свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно видаються того самого дня при пред'явленні ними паспорта або паспортного документа.

За заявою щодо повторної видачі відповідного свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, яка надійшла поштою, свідоцтво надсилається в 7-денний строк до відділу державної реєстрації актів цивільного стану України за місцем проживання заявника, про що доводиться до його відома.

Судова практика

• Рішення Старобільського районного суду Луганської області від 19 липня 2021 року у справі № 431/1275/21 (щодо встановлення особи)

Корисні посилання

• Лист-роз'яснення Управління Державної міграційної служби України в Миколаївській області
• Паспорт для колишнього в’язня: допомагаємо тим, хто цього потребує

Див. також

• Підготовка до звільнення осіб, які відбувають покарання у вигляді обмеження волі або позбавлення волі на певний строк
• Порядок оформлення та видачі паспорта громадянина України
• Звільнення від відбування покарання. Допомога особам, які звільненні від відбування покарання
• Надання допомоги особам, звільненим з місць відбування покарання