Порядок відшкодування надміру виплаченої заробітної плати

Нормативна база

• Конституція України
• Кодекс законів про працю України
• Цивільний кодекс України
• Закон України «Про оплату праці»
• Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13 січня 2004 року № 5
• Постанова Пленуму Верховного Суду України від 24 грудня 1999 року № 13 «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці»

Загальні положення

Заробітна плата - це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу.

Розмір заробітної плати залежить від складності та умов виконуваної роботи, професійно - ділових якостей працівника, результатів його праці та господарської діяльності підприємства (стаття 1 Закону України "Про оплату праці").

Структура заробітної плати

Заробітна плата поділяється на основну та додаткову. Крім того, бувають ще й інші, так звані заохочувальні та компенсаційні виплати (стаття 2 Закону України "Про оплату праці").

Основна заробітна плата - це винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці (норми часу, виробітку, обслуговування, посадові обов'язки). Вона встановлюється у вигляді тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок для робітників та посадових окладів для службовців.

Додаткова заробітна плата - це винагорода за працю понад установлені норми, за трудові успіхи та винахідливість і за особливі умови праці. Вона включає доплати, надбавки, гарантійні і компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством; премії, пов'язані з виконанням виробничих завдань і функцій.

Інші заохочувальні та компенсаційні виплати - це винагорода за підсумками роботи за рік, премії за спеціальними системами й положеннями, компенсаційні та інші грошові й матеріальні виплати, не передбачені актами чинного законодавства.

Відрахування із заробітної плати працівника з метою повернення сум, зайво виплачених

Згідно зі статтею 127 Кодексу законів про працю України відрахування із заробітної плати працівників можуть провадитись тільки у випадках, передбачених законодавством України, для покриття їх заборгованості підприємству, установі та організації, де вони працюють.

Працівником може бути здійснено добровільне відшкодування зайво виплаченої заробітної плати, законодавство не встановлює з цього приводу жодних обмежень.

У яких випадках допускається відрахування із заробітної плати

Відрахування із заробітної плати працівників можуть провадитись:

• для повернення авансу, виданого в рахунок заробітної плати, погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або переведення до іншої місцевості, авансу виданого на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування;
• для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок.

У цих випадках роботодавець вправі видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Пропуск зазначеного строку означає неможливість не тільки видання наказу (розпорядження) про відрахування із заробітної плати, але й стягнення суми заборгованості працівника перед підприємством взагалі, оскільки власник у цьому випадку позбавлений права звернутися з позовом до суду (Роз'яснення Східного міжрегіонального управління Державної служби України з питань праці від 01.05.2024р. "Про відшкодування надмірно виплаченої заробітної плати").

Якщо пропущено місячний термін для видання наказу про відрахування надмірно виплаченої суми, її можна утримати із заробітної плати працівника у наступних періодах тільки за наявності його згоди. Для цього працівник має написати відповідну заяву. У зазначеній ситуації утримання надмірно нарахованої суми коштів без отримання згоди працівника є порушенням законодавства України. У випадку, якщо роботодавець все ж утримав надмірно виплачені суми заробітної плати без згоди працівника, незважаючи на пропуск місячного терміну або на те, що помилка не є лічильною, працівник має право звернутися до суду у зв’язку з неправомірними діями роботодавця, який порушив норми чинного законодавства України.

• при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку, за невідроблені дні відпустки.

Відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи з підстав, зазначених в пунктах 3, 5,6 статті 36] і пунктах 1, 2 і 5 статті 40 КЗпП України, а також при направленні на навчання та в зв'язку з переходом на пенсію.

Коли кошти не підлягають поверненню

Не підлягає поверненню безпідставно набуті заробітна плата і платежі, що прирівнюються до неї надані фізичній особі як засіб до існування, якщо їх виплата проведена фізичною або юридичною особою добровільно, за відсутності рахункової помилки з її боку і недобросовісності з боку набувача (стаття 1215 Цивільного кодексу України)

Стягнення надміру виплаченої заробітної плати з винних осіб

• Роботодавець може стягнути зайво виплачену зарплату з винних осіб або списати зайво виплачену суму до складу витрат і не стягувати її з винних осіб. Загальні підстави і умови матеріальної відповідальності працівників визначені статтею 130 КЗпП.

Які помилки можна вважати лічильними

Лічильними помилками вважаються помилки, пов’язані з процесом обчислення.

До лічильних помилок належать:

• неправильності в обчисленнях;
• невірне проведення нарахувань та/або виплата сум заробітної плати;
• допущені помилки при введенні даних у комп’ютерну програму для підрахунку, збої у роботі бухгалтерської програми;
• будь-яке інше неправильне застосування правил арифметики.

Не є лічильними помилки, допущені у випадках неправильного застосування норм чинного законодавства, колективного договору тощо, які не пов'язані з обчисленням.

Нелічильною помилкою є помилка коли:

• оплачено відпустку більшої тривалості (за більшу кількість днів), ніж належить, в результаті чого сума відпускних є завищеною;
• помилково застосовано норми внутрішніх розпорядчих документів підприємства, у тому числі колективного договору;
• нараховано та виплачено працівникові надбавку, яку йому не встановлено;
• помилково нараховано та виплачено премію працівникам без відповідного розпорядження керівника підприємства тощо.

Обмеження розміру відрахувань із заробітної плати працівників

При кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати двадцяти процентів, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, - п'ятидесяти процентів заробітної плати, яка належить до виплати працівникові. Це передбачено частиною 1 статті 128 КЗпП України.

Заборона відрахувань з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат

Не допускаються відрахування з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно з законодавством не звертається стягнення (стаття 129 КЗпП України).

Судова практика

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Другої судової палати Касаційного цивільного суду: від 20.06.2018 у справі № 501/2500/15-ц: до правовідносин щодо набуття грошових коштів без достатньої правової підстави, якщо ці кошти є заробітною платою і платежами, що прирівнюються до неї, яка проведена іншою особою добровільно, за відсутності рахункової помилки з її боку і недобросовісності з боку набувача, застосуванню підлягають положення статті 1215 ЦК України, за якою зазначені грошові кошти поверненню не підлягають. Відповідач отримала від позивача спірні грошові кошти у вигляді заробітної плати. При цьому, їх виплата проведена позивачем добровільно, без рахункової помилки та без недобросовісності з боку відповідача.

• Постанова Верховного Суду у складі колегії суддів Першої судової палати Касаційного цивільного суду від 09 жовтня 2019 року у справі № 638/12192/16-ц: зобов`язання з повернення безпідставного набуття, збереження майна виникають за наявності трьох умов: а) набуття або збереження майна; б) набуття або збереження за рахунок іншої особи; в) відсутнiсть правової підстави для набуття або збереження майна. Задовольняючи позов в частині стягнення безпідставно отриманих коштів, суд першої інстанції, з висновком якого погодився апеляційний суд, на підставі належним чином оцінених доказів, поданих сторонами, дійшов обґрунтованого висновку про те, що відповідач, як директор державного підприємства прийнятий на роботу згідно контракту, повинен був знати вимоги чинного законодавства України, покладені контрактом на нього обов'язки, умови матеріального забезпечення, в тому числі умову про скасування всіх надбавок, передбачених контрактом, у разі наявності заборгованості з виплати заробітної плати працівникам протягом одного місяця, а тому набуття ним всупереч пункту 5.2.1 контракту зазначених в акті ревізії коштів не може вважатися добросовісним.

Див. також

• Поняття заробітної плати. Порядок і строки виплати заробітної плати
• Вибір банківської установи для виплати/отримання заробітної плати
• Порядок обчислення середньої заробітної плати
• Порядок та підстави відрахування із заробітної плати. На підставі яких документів може здійснюватися відрахування із заробітної плати