Порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном

Нормативна база

• Віденська Конвенція про консульські зносини від 24 квітня 1963 року
• Закон України "Про нотаріат"
• Наказ Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року № 113 "Про затвердження Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном"
• Наказ Міністерства юстиції України від 22 лютого 2012 року № 296/5 "Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України"
• Наказ Міністерства закордонних справ від 23 квітня 2018 року № 182 «Про затвердження Положення про консульський збір України та Інструкції про порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій, обліку сум консульських надходжень та проведення звірок фактичних консульських надходжень в закордонних дипломатичних установах України»
• Роз'яснення Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року "Консульська легалізація офіційних документів"

Загальні положення

Консульська легалізація - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа (пункт 1.2. розділу 1. Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року № 113 (далі - Інструкція).

Документи, які не підлягають легалізації:

• документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
• оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування;
• документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень (пункт 1.4. розділу 1. Інструкції).

Куди звернутися

▶ Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України, а також Представництв Міністерства закордонних справ України на території України - у випадку здійснення консульської легалізації офіційних документів, складених і засвідчених на території України органами державної влади та органами місцевого самоврядування або за їх участю і призначені для використання за кордоном. Контакти: https://mfa.gov.ua/consul/forua/legalization/legalization.

▶ Закордонних дипломатичних установ України - у випадку здійснення консульської легалізації офіційних документів (пункт 2.1. розділу 2. Інструкції).

Перелік документів та вимоги до них

Офіційний документ - це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб.

Вимоги до офіційних документів:

1. Документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою.
2. Не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв'язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно.
3. Підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки й інші виправлення - застережені.
4. Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування і не розповсюджується на документи міжнародних громадських організацій.
5. Документи повинні бути засвідчені посадовими особами, зразки підписів яких є в Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництві Міністерства закордонних справ України на території України, закордонних дипломатичних установах України (розділ 3. Інструкції).

Фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації, а юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб (пункт 1.11. розділу 1. Інструкції).

Легалізація офіційних документів в Україні

Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України та Представництва Міністерства закордонних справ України на території України приймають на легалізацію:

1. оригінали: свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану; довідок органів реєстрації актів громадянського стану; документів про освіту - дипломів та виписок із залікових відомостей (міжнародного зразка), свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини, дипломів кандидата та доктора наук; архівних довідок, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами;
2. інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

Документи, наведені пункті 1, можуть бути прийняті на легалізацію в копіях, засвідчених у нотаріальному порядку, у разі попереднього проведення легалізації їх оригіналів (пункт 4.2. розділу 4. Інструкції).

Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України також приймає на легалізацію:

1. офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в Міністерстві закордонних справ країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку;
2. офіційні документи, складені і засвідчені безпосередньо в дипломатичних представництвах іноземних держав в Україні;
3. офіційні документи, складені і засвідчені компетентними органами держав, з якими Україна має двосторонні (багатосторонні) угоди про правову допомогу, що передбачають відмову від легалізації офіційних документів, для використання в третіх країнах, за умови їх засвідчення в дипломатичних представництвах цих держав в Україні;
4. оригінали офіційних документів нового українського зразка, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, які засвідчені міжрегіональними управлінням юстиції тієї області, де вони видані, управлінням юстиції АР Крим, міським управлінням юстиції міст Києва та Севастополя, Центральним та Лівобережним відділом РАЦС м. Києва;
5. оригінали документів про освіту міжнародного зразка легалізуються у супроводі листа-звернення вищого навчального закладу, що видав документи, засвідченого у мiнiстерствi, яке курує відповідний навчальний заклад;
6. документи, засвідчені або видані нотаріусами, після їх оформлення в Міністерстві юстиції України (за адресою: вул. Січових Стрільців, 73, м. Київ – Департамент нотаріату Міністерства юстиції України).

Після легалізації в Департаменті консульської служби офіційні документи повинні бути засвідчені в дипломатичному представництві тієї країни, де вони будуть використовуватись.

Увага! У разі необхідності використання за кордоном нотаріальних копій паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон, процедуру консульської легалізації ці документи проходять шляхом легалізації засвідченого нотаріусом афідевіту власника паспортів, до якого додаються копії цих документів. Якщо копія паспорта необхідна для використання на території Федеративної Республіки Німеччина, то нотаріальна дія щодо засвідчення вірності копії цього документа може бути вчинена безпосередньо у Посольстві Федеративної Республіки Німеччина в Україні.

Легалізація офіційних документів за кордоном

Закордонні дипломатичні установи України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для їх подальшого використання в Україні.

У разі наявності в країні перебування вимог консульської легалізації документів, які складені та засвідчені в Україні та легалізовані в Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України, консульська посадова особа здійснює консульську легалізацію представлених документів.

Не підлягають консульській легалізації офіційні документи, складені та засвідчені в Україні і які не пройшли попередньо засвідчення у Департаменті консульської служби Міністерства закордонних справ України України.

Консульська посадова особа засвідчує офіційні документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам України, чинному законодавству України і країни перебування.

Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи і доручення, які видаються іноземними державами, незалежно від того, видаються ці документи на ім'я та на користь громадян України чи іноземних громадян, якщо ці документи призначені для дії на території іншої іноземної держави, а не на території України (розділ 5. Інструкції).

Строки надання послуги та вартість

▷ У звичайному порядку - у строк до 10 робочих днів з дня отримання необхідних документів і сплати консульського збору.

▷ У терміновому порядку - у строк до 5 робочих днів з дня отримання необхідних документів і сплати консульського збору.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа або виникнення сумніву щодо достовірності документа строк розгляду документа на легалізації документа може бути продовжено до 20 робочих днів (пункт 4 Положення про консульський збір України, затвердженого наказом Міністерства закордонних справ від 23 квітня 2018 року № 182 (далі - Положення).

За вчинення консульських дій на території України Департаментом консульської служби Міністерства закордонних справ України і представництвами Міністерства закордонних справ України на території України справляється консульський збір у розмірі:

• легалізація документа фізичної особи - 150 гривень;
• легалізація документа юридичної особи - 450 гривень.

За вчинення консульських дій закордонними дипломатичними установами України справляється консульський збір у розмірі:

• легалізація документа фізичної особи (за документ) - 50 доларів США (45 євро);
• легалізація документа юридичної особи (за документ) - 100 доларів США (95 євро).

У разі вчинення консульської дії в терміновому порядку консульський збір справляється у подвійному розмірі, якщо інше не передбачено законодавством України (пункт 11 Положення).

Див. також

• Порядок проставлення апостиля
• Легалізація свідоцтва про розірвання шлюбу, виданого за кордоном
• Легалізація документів іноземної держави через афідевіт