Порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном
Нормативна база
- Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (укр/рос) від 05 жовтня 1965 року
- Закон України "Про нотаріат"
- Постанова Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 "Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів"
- Наказ Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року № 113 "Про затвердження Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном"
- Наказ Міністерства юстиції України від 22 лютого 2012 року № 296/5 "Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України"
Загальні положення
Консульська легалізація — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.
Документи, які не підлягають легалізації:
- документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
- оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування;
- документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.
Документи, які підлягають легалізації: оригінали: свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану; довідок органів реєстрації актів громадянського стану; документів про освіту - дипломів та виписок із залікових відомостей (міжнародного зразка), свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини, дипломів кандидата та доктора наук; архівних довідок, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами;
Порядок подання офіційних документів на консульську легалізацію:
- фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;
- юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.
У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.
Порядок легалізації офіційних документів за кордоном
Закордонні дипломатичні установи України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для їх подальшого використання в Україні.
У разі наявності в країні перебування вимог консульської легалізації документів, які складені та засвідчені в Україні та легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України, консульська посадова особа здійснює консульську легалізацію представлених документів.
Не підлягають консульській легалізації офіційні документи, складені та засвідчені в Україні і які не пройшли попередньо засвідчення у Департаменті консульської служби МЗС України.
Закордонні дипломатичні установи України мають зразки підписів та відбитків печаток посадових осіб державних органів, які входять до консульського округу держави перебування.
Консульська посадова особа засвідчує офіційні документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам України, чинному законодавству України і країни перебування.
У разі виникнення у консульської посадової особи сумніву щодо юридичної сили поданого документа, його оформлення тощо вона може звертатися за роз'ясненням до державних органів країни перебування, за консультацією до юриста, Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України.
Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи і доручення, які видаються іноземними державами, незалежно від того, видаються ці документи на ім'я та на користь громадян України чи іноземних громадян, якщо ці документи призначені для дії на території іншої іноземної держави, а не на території України.
Легалізація свідоцтв
Свідоцтва, що підлягають консульській легалізації:
- свідоцтво про народження або смерть;
- свідоцтво про укладення шлюбу або його розірвання;
- свідоцтво про зміну імені або прізвища та ін.
Етапи легалізації свідоцтва в Україні
Консульська легалізація свідоцтва про народження чи будь-якого іншого свідоцтва для за кордону оформляються по-порізному.
Для більшості випадків підходить процедура «Подвійна легалізація свідоцтва»:
- Проходження процедури в територіальному органі Міністерства юстиції України.
- Проставлення штампу легалізації на оригіналі в МЗС.
- Переклад і його нотаріальне засвідчення.
- Проставлення штампа легалізації в Міністерстві юстиції України.
- Засвідчення в Міністерстві закордонних справ.
- Засвідчення консульством відповідної країни на території України.
Ця процедура підходить для всіх країн, які не підписали Гаазьку конвенцію.
Також існує більш проста процедура оформлення свідоцтв для за кордону, але вона підходить не для всіх країн. Ця процедура проходить в 3 етапи:
- відповідний документ засвідчується обласним управлінням Юстиції в Україні;
- засвідчення органами МЗС України;
- засвідчення консульством приймаючої країни в Україні.
І тільки у разі проходження всіх вищезазначених етапів відповідний документ можна надавати в офіційні органи приймаючої країни.
Реєстрація легалізованих офіційних документів
Усі легалізовані документи повинні реєструватися в Книзі реєстрації легалізованих документів, у якій передбачаються такі графи:
- порядковий номер документа;
- дата легалізації;
- прізвище та ініціали заявника або назва установи;
- назва документа або його короткий зміст;
- країна походження;
- консульський збір;
- примітки.
