Порядок проставлення апостиля

Нормативна база

• Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05 жовтня 1961 року
• Постанова Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів»
• Наказ Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля»
• Наказ Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5 «Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації»
• Наказ Міністерства закордонних справ від 23 квітня 2018 року № 182 «Про затвердження Положення про консульський збір України та Інструкції про порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій, обліку сум консульських надходжень та проведення звірок фактичних консульських надходжень в закордонних дипломатичних установах України»

Мета проставлення апостиля

Спеціальний штамп «Apostille» засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ.

На яких документах може проставлятися апостиль?

На офіційних документах, які були складені на території України, і які мають бути представлені на території іншої держави, а саме:

• на офіційних документах, що виходять від судів України;
• на офіційних документах, що виходять від органів юстиції, державних архівних установ, органів виконання покарань та пробації;
• на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки України, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів через Міністра освіти і науки України, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов'язану з наданням таких послуг;
• на офіційних документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
• на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів;
• на офіційних документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ України, його територіальними органами з надання сервісних послуг та відокремленими пунктами реєстрації кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг - акредитованого центру сертифікації ключів Міністерства внутрішніх справ України;
• на офіційних документах, що видаються Державною міграційною службою України, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;
• на офіційних документах, що видаються Державною податковою службою України та її територіальними органами;
• на інших офіційних документах (пункт 2 Правил ).

Важливо! Станом на 2017 рік Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05 жовтня 1961 року підписана 112 країнами. Водночас, якщо між Україною та будь-якою країною з цього переліку також підписана угода про відміну або спрощення процедури легалізації документів (Азербайджан, Білорусь, Болгарія, Вірменія, Грузія, Естонія, Казахстан, Киргизстан, Македонія, Латвія, Литва, Монголія, Молдова, Польща, Росія, Румунія, Сербія, Таджикистан, Угорщина, Чехія), проставляти апостиль не потрібно.

Ці Правила не поширюються:

• на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред'являються в державах їх акредитації;
• на офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Апостиль не проставляється на:

• оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах), інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України;
• оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування (можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку) (пункт 3 Правил ).

Апостиль на документах, виданих СРСР

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.

Апостиль може бути проставлено на копії (фотокопії) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану, або на засвідченій в установленому порядку на території України копії (фотокопії) такого документа з перекладом лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналу цього документа (пункт 4 Правил ).

Хто може звернутися за проставленням апостиля?

Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або на вимогу фізичної/юридичної особи (їх представників).

Для проставлення апостиля необхідно подати:

• оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
• документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;
• заяву від особи, яка подає такі документи.

Апостиль з запитом - отримання додаткової інформації від установи, що видала конкретний документ. Така інформація вимагається при проставленні апостилю на документи певного типу, а її отримання збільшує термін проставлення апостилю. Необхідність запиту визначається лише спеціалістами під час безпосереднього ознайомлення з документами.

Проставлення апостилю

Апостиль проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші посадовою особою компетентного органу.

У разі якщо проставлення апостиля здійснюється посадовою особою компетентного органу шляхом внесення запису до Реєстру про проставлений апостиль, визначений компетентним органом суб’єкт візуалізує апостиль, сформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, безпосередньо на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші. У такому випадку в пункті 9 форми апостиля проставляється печатка компетентного органу за зразком та описом, визначеними таким органом.

У разі проставлення апостиля на окремому від документа аркуші документ і аркуш з апостилем скріплюються шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша, та засвідчуються підписом і печаткою посадової особи компетентного органу. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом посадової особи, яка проставляє апостиль.

У разі якщо візуалізація апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, здійснюється на окремому аркуші, місце скріплення документа та аркуша з апостилем засвідчується підписом визначеного компетентним органом суб’єкта та печаткою компетентного органу.

Роз’єднання (розірвання) апостиля з документом не допускається. У разі роз’єднання апостиля та документа, апостиль вважається недійсним.

Куди звернутись

Відповідно до Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05.10.1961 р., (для України набула чинності 22.12.2003) (далі- Конвенція), Постановою Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18 січня 2003 р. №61, надано повноваження на проставлення апостиля, що посвідчує справжність підпису, ким виступала особа, яка підписала документ, у відповідному випадку автентичність печатки чи штампа, якими скріплюється документ:

• Міністерству освіти і науки – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки.
  
• Міністерству юстиції – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.
  
• Міністерству закордонних справ – на всіх інших видах документів.
  
• Міністерству внутрішніх справ – на документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти і науки;

Державній міграційній службі – на документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;

Державній податковій службі – на документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами;

Проставлення апостиля Міністерством юстиції України

Особа повинна особисто звернутися до територіальних органів Міністерства юстиції України, нотаріуса або надіслати заяву про проставлення апостиля поштовим зв'язком (виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану), крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, пред'явити документ, що посвідчує особу та подати наступні документи:

1. оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
2. документ про оплату послуги з проставлення апостиля (документ, що підтверджує право заявника на звільнення від сплати).

Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, нотаріус за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.

Вартість

За надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України і призначених для використання на території інших держав для:
громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства - 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 гривня);
юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 гривень).

Кошти сплачуються до проставлення апостилю.

Від унесення плати звільняються особи з інвалідністю 1-ої і 2-ої груп,особи з інвалідністю внаслідок Другої світової війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян (пункт 2 наказу Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля»).

Cтрок розгляду

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.
У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів (пункт 5 розділу I Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвредженого наказ Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5).

Проставлення апостиля Міністерством закордонних справ України

Для проставлення апостиля приймаються довідки, видані архівними установами України; довідки про стан здоров’я; довідки, видані органами Міністерством внутрішніх справ України; інші офіційні документи.

Для проставлення апостиля подаються:

1. паспорт заявника;
2. оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем;
3. документ банківської установи про оплату послуг за проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати (за умови пред'явлення його оригіналу).

Вартість

Плата за проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, становить, для:

• громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 150 гривень;
• юридичних осіб – 450 гривень (додаток 1 до Положення про консульський збір України, затвердженого наказом Міністерства закордонних справ від 23 квітня 2018 року № 182).

Строк розгляду

До 5 робочих днів (разі подання документів їхнім власником, апостиль, в разі наявності достатньої інформації, проставляється в той же день).
Cрок розгляду документів може бути продовжено до 20 робочих днів у разі необхідності отримання додаткової інформації для вирішення питання проставлення апостиля, про що заявнику повідомляється під час прийому документів.

Проставлення апостиля Міністерством освіти та науки України

Для проставлення апостиля необхідно подати (в прозорому файлі):

1. оригінал документа про освіту державного зразка, на якому необхідно проставити апостиль;
2. 2 ксерокопії цього документа без нотаріального або будь-якого засвідчення;
3. у випадку звільнення від сплати за послуги – оригінал та копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати (для власників документів);
4. згоду на обробку персональних даних.

Під час подачі документів особа пред'являє документ, що посвідчує особу.

Особа має право звернутися для проставлення апостилю в дистанційному порядку.

Підстави для відмови:

1. документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції,, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України;
2. не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;
3. документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;
4. текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
5. документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;
6. у документі є незастережені виправлення або дописки;
7. до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;
8. компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Див. також:

• Легалізація документів іноземної держави через афідевіт
• Легалізація свідоцтва про розірвання шлюбу, виданого за кордоном
• Порядок працевлаштування іноземців та осіб без громадянства