Порядок проставлення апостиля

Нормативна база

• Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05 жовтня 1961 року
• Постанова Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів»
• Наказ Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5 «Про затвердження Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав» (далі - Правила)
• Наказ Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля»
• Наказ Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5 «Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації»
• Наказ Міністерства закордонних справ від 23 квітня 2018 року № 182 «Про затвердження Положення про консульський збір України та Інструкції про порядок справляння сум консульського збору за вчинення консульських дій, обліку сум консульських надходжень та проведення звірок фактичних консульських надходжень в закордонних дипломатичних установах України»
  
• Наказ Міністерства юстиції України № 702/5 від 27.02.2020 року «Про внесення змін до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України»
  

Мета проставлення апостиля

Спеціальний штамп «Apostille» засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ.

На яких документах може проставлятися апостиль?

На офіційних документах, які були складені на території України, і які мають бути представлені на території іншої держави, а саме:

• на документах, які виходять від органів судової влади України;
• на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
• на адміністративних документах;
• на документах про освіту та вчені звання;
• на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
• на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів (пункт 2 Правил ).

Важливо! Станом на 2017 рік Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05 жовтня 1961 року підписана 112 країнами. Водночас, якщо між Україною та будь-якою країною з цього переліку також підписана угода про відміну або спрощення процедури легалізації документів (Азербайджан, Білорусь, Болгарія, Вірменія, Грузія, Естонія, Казахстан, Киргизстан, Македонія, Латвія, Литва, Монголія, Молдова, Польща, Росія, Румунія, Сербія, Таджикистан, Угорщина, Чехія), проставляти апостиль не потрібно.

Апостиль не проставляється на:

• оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи;
• оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування (пункт 3 Правил ).

Апостиль на документах, виданих СРСР

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України (пункт 4 Правил ).

Хто може звернутися за проставленням апостиля?

Особа, яка підписала документ, або будь-який пред'явник документа.

Куди звернутись

Відповідно до Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05.10.1961 р., (для України набула чинності 22.12.2003) (далі- Конвенція), Постановою Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18 січня 2003 р. №61, надано повноваження на проставлення апостиля, що посвідчує справжність підпису, ким виступала особа, яка підписала документ, у відповідному випадку автентичність печатки чи штампа, якими скріплюється документ:

• Міністерству освіти і науки – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
  
• Міністерству юстиції – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;
  
• Міністерству закордонних справ – на всіх інших видах документів.
  

Проставлення апостиля Міністерством юстиції України

Особа повинна особисто звернутися до територіальних органів Міністерства юстиції України або надіслати заяву про проставлення апостиля поштовим зв'язком (виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану), крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, пред'явити документ, що посвідчує особу та подати наступні документи:

1. оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;
2. документ про оплату послуги з проставлення апостиля (документ, що підтверджує право заявника на звільнення від сплати).
   

07 березня 2020 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України № 702/5 від 27.02.2020 року "Про внесення змін до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України".
Ці зміни надають нотаріусам повноваження з прийняття та видачі документів для проставлення апостиля на офіційних документах, що оформляються нотаріусами України, а також на документах, що видаються органами юстиції та судами. Дивлячись на те, що значну кількість документів, які подаються для проставлення апостиля, складають саме документи, оформлені нотаріусами, залучення нотаріусів до участі у процедурах проставлення апостиля значно спростить вказану послугу та зробить її більш зручною для громадян.
Вищезазначеним наказом внесено основні зміни, щодо проставлення апостиля на документах, які полягають у наданні нотаріусам повноважень з прийняття документів для проставлення апостиля, формування та реєстрація заяви до Електронного реєстру апостилів, видачі документів за результатом розгляду заяви.
Проставлення апостиля буде здійснюватися за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів, порядок роботи з яким визначено Інструкцією користувача ЕРА на веб-сайті ДП «НАІС».

Вартість

За надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України і призначених для використання на території інших держав для:
громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства - 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 гривня);
юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 гривень).

Від унесення плати звільняються особи з інвалідністю 1-ої і 2-ої груп,особи з інвалідністю внаслідок Другої світової війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Cтрок розгляду

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.
У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів (пункт 5 розділу I Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвредженого наказ Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5).

Проставлення апостиля Міністерством закордонних справ України

Для проставлення апостиля приймаються довідки, видані архівними установами України; довідки про стан здоров’я; довідки, видані органами Міністерством внутрішніх справ України; інші офіційні документи.

Для проставлення апостиля подаються:

1. паспорт заявника;
2. оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем;
3. документ банківської установи про оплату послуг за проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати (за умови пред'явлення його оригіналу).

Вартість

Плата за проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, становить, для:

• громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 150 гривень;
• юридичних осіб – 450 гривень (додаток 1 до Положення про консульський збір України, затвердженого наказом Міністерства закордонних справ від 23 квітня 2018 року № 182).

Строк розгляду

До 5 робочих днів (разі подання документів їхнім власником, апостиль, в разі наявності достатньої інформації, проставляється в той же день).
Cрок розгляду документів може бути продовжено до 20 робочих днів у разі необхідності отримання додаткової інформації для вирішення питання проставлення апостиля, про що заявнику повідомляється під час прийому документів.

Проставлення апостиля Міністерством освіти та науки України

Для проставлення апостиля необхідно подати (в прозорому файлі):

1. оригінал документа про освіту державного зразка, на якому необхідно проставити апостиль;
2. 2 ксерокопії цього документа без нотаріального або будь-якого засвідчення;
3. у випадку звільнення від сплати за послуги – оригінал та копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати (для власників документів);
4. згоду на обробку персональних даних.

Під час подачі документів особа пред'являє документ, що посвідчує особу.

Особа має право звернутися для проставлення апостилю в дистанційному порядку.

Підстави для відмови:

1. документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції,, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України;
2. не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;
3. документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;
4. текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;
5. документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;
6. у документі є незастережені виправлення або дописки;
7. до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;
8. компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.