Гарантії та компенсації при службових відрядженнях

Нормативна база.

• Кодекс законів про працю України

• Закони України “Про оплату праці”

• Закон України “Про судовий збір”

• Постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.2011р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів»

• Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998р. № 59.

Законом України «Про оплату праці» (стаття 12) передбачено, що гарантії та компенсації працівникам в разі службових відряджень встановлюються Кодексом законів про працю України та іншими актами законодавства України і вони є мінімальними державними гарантіями.

Статтею 121 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) працівникам надано право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.

Виплати працівникам, які направляються у відрядження

1. добові за час перебування у відрядженні;
2. вартість проїзду до місця призначення і назад;
3. витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством. 

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

       Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998р. № 59 визначає службове відрядження як поїздку працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі - підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). 

       Документами, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства, можуть бути, зокрема: запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника. 

       У відповідності до  постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011р. № 98 затверджено суми та склад витрат на відрядження осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.
       Відповідно до пункту 7 цієї постанови за наявності підтверджуючих документів відшкодовуються, зокрема, витрати: 

• на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
• на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях;
• на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат для держави, до якої відряджається працівник, визначених у додатку 1 до постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011р. № 98, за всі дні проживання;
• на бронювання місць у готелях (мотелях) у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;
• на користування постільними речами в поїздах;
• на оформлення закордонних паспортів;
• на оформлення дозволів на в'їзд (віз);
• на оплату вартості страхового поліса життя або здоров'я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу) за наявності оригіналу такого поліса з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування;
• на обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження;
• на оплату службових телефонних розмов;
• комісійні витрати у разі обміну валюти.

       Зазначені витрати відшкодовуються також супроводжуючому (не більше ніж одному) особи, визначеної в абзаці першому цього пункту, в разі, коли вона має інвалідність I групи внаслідок порушення опорно-рухового апарату та зору.

Сума витрат на відрядження, не підтверджених документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати) в разі відрядження у межах України визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами виходячи з розрахунку 30 грн. на добу.

       Підприємство, що відряджає працівника, має забезпечити його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Режим роботи працівника у відрядженні

       Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. Дати на транспортних квитках мають збігатися з датами вибуття працівника у відрядження та його прибуття з відрядження згідно з наказом про відрядження. 

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Компенсація за роботу працівника у відрядженні у вихідні або святкові й неробочі дні виплачується у подвійному розмірі годинної або денної ставки. 

Якщо працівник відбуває у відрядження або повертається з нього у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. 

Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства. 

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) і середній заробіток протягом усього часу відрядження.

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження. Строк відрядження, як правило, не може перевищувати 30 календарних днів в межах України та 60 календарних днів – при відрядженні за кордон. 

За кожний день перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011N98. 

Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються. 

Відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати. 

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження, оригінали документів, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, а також повернути суму надміру витрачених або залишку коштів.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Куди звернутися

       Спірні питання між працівником та роботодавцем, пов’язані з розрахунками за відрядження, вирішуються у порядку, визначеному для вирішення індивідуальних трудових спорів, як у позасудовому порядку (комісіями по трудових спорах, територіальними органами Державної інспекції України з питань праці, уповноваженими особами профспілок в порядку здійснення громадського контролю тощо), так і в судовому порядку (районними, районними у місті, міськими чи міськрайонними судами). Зразок позовної заяви про стягнення заборгованості по витратах на службове відрядження.

Строки

       При визначенні строків позовної давності при зверненні працівника до суду з вимогами про стягнення заборгованості по витратах на відрядження, слід виходити з того, що: по-перше, ці правовідносини є не цивільно-правовими, а виключно трудовими (ст. ст. 97, 121 КЗпП); по-друге, гарантії й компенсації при службових відрядженнях надаються у межах законодавства про оплату праці. Тому, у відповідності до ч.2 ст. 233 КЗпП України працівник має право звернутися до суду з вимогами про виплату заборгованості за відрядження без обмеження будь-яким строком.

Вартість

        У відповідності з п.1 ч.1 ст.5 Закону України «Про судовий збір» від сплати судового збору звільняються позивачі за подання позовів про стягнення заробітної плати, поновлення на роботі та за іншими вимогами, що випливають із трудових правовідносин.