Порядок ведення трудової книжки фізичною особою-підприємцем

Нормативна база

• Кодекс законів про працю України
• Цивільний кодекс України
• Закон України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань"
• Закон України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі"
• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29 липня 1993 року № 58
• Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1084

10 червня 2021 року набрав чинності Закон України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" , яким започатковано ведення електронної трудової книжки як цифрового аналога паперової. З набранням чинності цього Закону облік трудової діяльності працівника має здійснюватися в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування". Детальніше – у статті Електронна трудова книжка або порядок обліку трудової діяльності працівника в електронній формі

Фізична особа підприємець — визначення

Фізична особа — підприємець (ФОП) — згідно з українським законодавством, це фізична особа, яка реалізує свою здатність до праці шляхом самостійної, на власний ризик, діяльності з метою отримання прибутку.

Відповідно до статті 50 Цивільного кодексу України право на здійснення підприємницької діяльності, яку не заборонено законом, має фізична особа з повною цивільною дієздатністю. Обмеження права фізичної особи на здійснення підприємницької діяльності встановлюються Конституцією України та Законом України "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань".

Фізична особа здійснює своє право на підприємницьку діяльність за умови її державної реєстрації в порядку, встановленому законом. Інформація про державну реєстрацію фізичних осіб - підприємців є відкритою. Якщо особа розпочала підприємницьку діяльність без державної реєстрації, уклавши відповідні договори, вона не має права оспорювати ці договори на тій підставі, що вона не є підприємцем.

До підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин (ст. 51 Цивільного кодексу України).

Законодавством встановлено обмеження для певних категорій осіб щодо можливості здійснення ними підприємницької діяльності. Не допускається заняття підприємницькою діяльністю таких категорій громадян:

• військовослужбовців;
• посадових і службових осіб органів прокуратури;
• суду,
• державної безпеки,
• внутрішніх справ,
• органів державної влади й управління, покликаних здійснювати контроль за діяльністю підприємств, а також інших осіб, уповноважених здійснювати функції держави.

Трудова книжка (загальні положення)

Відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України,облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування".

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України [1]

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58 трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі – підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню (Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58)

Зверніть увагу! Обов'язок щодо зберігання трудових книжок покладається на працівника. Роботодавець, в свою чергу, повинен забезпечити внесення записів до трудової книжки на вимогу працівника.

Видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, підстав немає. В той же час, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви.

Видача всіх наявних трудових книжок працівникам в обов'язковому порядку передбачається після завершення робіт щодо включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників, які мають бути здійснені протягом п'яти років.

Порядок оформлення трудової книжки вперше, внесення відомостей до трудової книжки див. у правовій консультації: Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність

Якщо особа зареєстрована як ФОП, чи повинна вона зробити собі запис в трудову книжку?

Ні, не повинна.

ФОП (фізична особа підприємець) не є найманим працівником, а забезпечує себе роботою самостійно. Трудові книжки ведуться тільки на найманих працівників для підтвердження їх трудового стажу.

Порядок оформлення трудових відносин між фізичною особою підприємцем та найманим працівником

Додержання письмової форми трудового договору є обов’язковим при укладенні трудового договору з фізичною особою (пункт 6 частини першої статті 24 Кодексу законів про працю України).

Згідно зі статтею 21 Кодексу законів про працю України трудовим договором є угода між працівником і власником організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки.

Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Особі, запрошеній на роботу в порядку переведення з іншого підприємства, установи, організації за погодженням між керівниками підприємств, установ, організацій, не може бути відмовлено в укладенні трудового договору.

Забороняється укладення трудового договору з громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров'я.

Частиною другою статті 265 Кодексу законів про працю України передбачено накладення штрафу на юридичних та фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю, за фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту). При цьому відповідно до частини третьої статті 24 Кодексу законів про працю України працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу.

Що стосується ведення трудових книжок працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), то слід зазначити, що трудові книжки зазначених працівників зберігаються безпосередньо у працівників.

Зазначені фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості.

Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчуються його печаткою.

Отже, необхідність оформлення трудових відносин у ФОП за допомогою наказів (розпоряджень) є беззаперечною.

Ведення електронної трудової книжки фізичною особою - підприємцем

За Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» , у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок.

В електронній трудовій книжці буде відображатись уся інформація про стаж, яка наявна в паперовій трудовій книжці.

Відомості про трудову діяльність можуть вноситись, як застрахованою особою так і роботодавцем через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо). До сканованих копій обов’язково накладається страхувальником або застрахованою особою кваліфікований електронний підпис. Відповідно для передачі відомостей до Реєстру потрібно мати актуальний кваліфікований електронний підпис. У тому випадку коли у працівника відсутній такий підпис, замість нього відомості вносить роботодавець.

Разом зі сканованою копією трудової книжки роботодавець подає до Реєстру скановану копію згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних.

Після внесення відомостей про трудову діяльність роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівникові на руки під підпис. Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також вносити до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Електронна трудова книжка дасть можливість уповноваженим органам призначати особі пенсію автоматично (без звернення та збирання документів за всю її трудову діяльність), або особа матиме можливість відстрочити вихід на пенсію.

Облік трудової діяльності працівників в електронній формі буде вестися відповідно до Порядку обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1084 (далі - Порядок).

Відповідно до пункту 5 Порядку несені відомості про трудову діяльність працівника включають:

1. відомості, що дають змогу ідентифікувати особу;
2. відомості про періоди трудової діяльності;
3. дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування;
4. інформація про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю;
5. інформація про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Див. також

• Внесення виправлень до трудової книжки. Видача дубліката у разі втрати трудової книжки
• Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній
• Особливості внесення записів до трудової книжки мобілізованого