Функціонування Реєстру пацієнтів

Нормативна база

• Кодекс України про адміністративні правопорушення
• Кримінальний кодекс України
• Закон України "Основи законодавства України про охорону здоров'я"
• Закон України "Про державні фінансові гарантії медичного обслуговування населення"
• Закон України "Про захист персональних даних"
• Закон України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах"
• Стратегія розвитку інформаційного суспільства в Україні, схвалена розпорядженням Кабінету Міністрів України від 15 травня 2013 року № 386-р
• Постанова Кабінету Міністрів України від 25 квітня 2018 року № 411 "Деякі питання електронної системи охорони здоров’я"
• Наказ Міністерства охорони здоров'я України від 28 лютого 2020 року № 587 "Деякі питання ведення Реєстру медичних записів, записів про направлення та рецептів в електронній системі охорони здоров’я"
• Наказ Міністерства охорони здоров’я 14 лютого 2012 року № 110 "Про затвердження форм первинної облікової документації та Інструкцій щодо їх заповнення, що використовуються у закладах охорони здоров’я незалежно від форми власності та підпорядкування"
• Наказ Міністерства охорони здоров’я України від 30.11.2020 року № 2755 "Про затвердження Порядку ведення Реєстру пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я"

Загальні положення

Принципово новим для України підходом до реформування медичної галузі є створення єдиної (інтегрованої) інформаційно-аналітичної системи обліку стану здоров’я громадян України, а також іноземців та осіб без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, на основі електронної ідентифікації пацієнтів у закладах охорони здоров’я, збору даних профілактичних обстежень з метою подальшого використання в аналітичних, експертних і статистичних системах (Стратегія розвитку інформаційного суспільства в Україні, схвалена розпорядженням Кабінету Міністрів України від 15 травня 2013 року № 386-р).

Електронна система охорони здоров'я - інформаційно-комунікаційна система, що забезпечує автоматизацію ведення обліку медичних послуг та управління інформацією про охорону здоров’я, у тому числі медичною інформацією, шляхом створення, розміщення, оприлюднення та обміну інформацією, даними і документами в електронному вигляді, до складу якої входять центральна база даних та електронні медичні інформаційні системи, між якими забезпечено автоматичний обмін інформацією, даними та документами через відкритий програмний інтерфейс (АРI) (частина перша стаття 3 Закону України "Основи законодавства України про охорону здоров'я").

Завданням електронної системи охорони здоров'я є забезпечення створення можливостей використання пацієнтами електронних сервісів для реалізації їх прав, зокрема за програмою державних гарантій медичного обслуговування населення (далі - програма медичних гарантій), автоматизація ведення обліку медичних послуг і управління медичною інформацією (зокрема про обов’язкові медичні огляди, які проводяться відповідно до законодавства), запровадження електронного документообігу у сфері медичного обслуговування населення, забезпечення даними, необхідними для розроблення програми медичних гарантій, управління охороною здоров’я та формування статистичної інформації у сфері охорони здоров’я (пункт 7 Порядку функціонування електронної системи охорони здоров'я, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 квітня 2018 року № 411) (далі - Порядок).

До складу електронної системи охорони здоров’я входять центральна база даних та електронні медичні інформаційні системи, між якими забезпечено автоматизований обмін інформацією, даними та документами через відкритий програмний інтерфейс (АРI) (пункт 3 Порядку).

Документообіг в електронній системі охорони здоров’я здійснюється відповідно до вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. На електронні документи та інформацію, що вносяться до електронної системи охорони здоров’я, накладається кваліфікований електронний підпис автора відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги" з урахуванням вимог, передбачених порядками ведення відповідних реєстрів, що ведуться у центральній базі даних електронної системи охорони здоров’я (пункт 16 Порядку).

Електронна система охорони здоров'я

В свою чергу у центральній базі даних, зокрема ведеться Реєстр пацієнтів, що містить інформацію про фізичних осіб, які мають право на гарантії згідно із Законом України "Про державні фінансові гарантії медичного обслуговування населення", а також Реєстр декларацій про вибір лікаря, який надає первинну медичну допомогу, Реєстр суб’єктів господарювання у сфері охорони здоров’я (медичних закладів) тощо.

Крім того Порядком опублікування відомостей з електронної системи охорони здоров’я Національною службою здоров’я визначено відомості, які зобов’язана опублікувати Національна служба здоров’я України на офіційному веб-сайті:

1) договір про медичне обслуговування населення за програмою медичних гарантій та договір про реімбурсацію за програмою медичних гарантій разом з усіма додатками, які не містять персональних даних, - протягом п’яти робочих днів з дати їх укладення;

2) знеособлену інформацію про перелік та обсяг наданих пацієнтам медичних послуг та лікарських засобів за програмою медичних гарантій - щокварталу;

3) іншу знеособлену інформацію з електронної системи охорони здоров’я.

УВАГА: на період дії воєнного стану вимоги вищезазначеного Порядку, не застосовуються.

Реєстр пацієнтів

Відомості, які містяться в Реєстрі про пацієнта:

1) унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (у разі наявності);

2) реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі - РНОКПП):

• для осіб, які досягли 14 років і є громадянами України (окрім фізичних осіб, які через релігійні переконання відмовляються від прийняття РНОКПП та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку в паспорті, електронна копія сторінки паспорту з такою відміткою завантажується в систему);
• для інших осіб, у тому числі тих, які не досягли 14 років - у разі наявності;

3) прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);

4) дата та місце народження;

5) стать;

6) адреса фактичного місця проживання або перебування;

7) реквізити (серія (у разі наявності), номер, дата видачі, строк дії, орган, що видав документ) одного (або кількох) з таких документів, що посвідчують особу:

• паспорт громадянина України;
• тимчасове посвідчення громадянина України;
• свідоцтво про народження (для осіб, які не досягли 14-річного віку) або документ, що підтверджує факт народження, виданий компетентними органами іноземної держави, легалізований у встановленому порядку;
• посвідка на постійне проживання в Україні;
• посвідчення біженця;
• посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту;

8) інформація про законного представника особи (у разі наявності):

• прізвище, ім’я, по батькові (за наявності),
• РНОКПП (за наявності),
• реквізити документів, що посвідчують його особу та повноваження законного представника відповідно до законодавства.
• Електронні копії оригіналів документів, що посвідчують повноваження законного представника завантажуються до Реєстру із дотриманням вимог закону щодо забезпечення таємниці усиновлення;

9) номер телефону, адреса електронної пошти (далі - контактні дані) (у разі надання);

10) інформацію про довірену особу для повідомлення в разі настання екстреного випадку з пацієнтом (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), контактні дані);

11) інформація про обраний метод(и) автентифікації, а саме:

• за номером мобільного телефону пацієнта;
• за електронними копіями оригіналів документів шляхом їх завантаження до системи;
• за унікальним ідентифікатором іншого пацієнта в Реєстрі;

12) статус запису про пацієнта в Реєстрі:

• «активний» («active»);
• «неактивний» («inactive»);

13) статус верифікації запису про пацієнта в Реєстрі:

• «потребує верифікації» («VERIFICATION_NEEDED»);
• «на верифікації» («IN_REVIEW»);
• «успішна верифікація» («VERIFIED»);
• «неуспішна верифікація» («NOT_VERIFIED»);

14) інформація щодо підтвердження підстави верифікації запису про пацієнта в Реєстрі (п.10 Порядку ведення Реєстру пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я)

Інформація до Реєстру вноситься українською мовою, за винятком даних, що потребують використання літер латинської абетки та спеціальних символів (серія документу, адреса електронної пошти тощо).

Документи, складені іноземною мовою, подаються разом із їх перекладами українською мовою, засвідченими в установленому порядку, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, електронні копії оригіналів яких завантажуються до Реєстру.

У разі зміни документів, що посвідчують особу пацієнта, інформація про які внесена до Реєстру, у тому числі отримання неповнолітньою особою паспорту громадянина України, при першому наступному зверненні до суб’єкта господарювання, такий суб’єкт господарювання зобов’язаний внести оновлені відомості до Реєстру при отриманні таких відомостей від пацієнта.

Пацієнт може змінити інформацію про себе, що міститься в Реєстрі:

– самостійно, через електронний кабінет пацієнта, окрім відомостей про РНОКПП, прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дату народження, методи автентифікації;

– шляхом звернення, у тому числі через законного представника, до суб’єкта господарювання (п.16-17 Порядку ведення Реєстру пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я).

Увага! В Україні також функціонують Інформаційна система "Моніторинг соціально значущих хвороб" відповідно до наказу Міністерства охорони здоров'я України від 25 липня 2022 року № 1317 "Про функціонування інформаційної системи "Моніторинг соціально значущих хвороб" та Реєстр хворих на цукровий діабет відповідно до наказу Міністерства охорони здоров'я України від 28 травня 2009 року № 365 "Про затвердження Порядку ведення реєстру хворих на цукровий діабет".

Реєстрація пацієнта в Реєстрі пацієнтів

Реєстрація пацієнтів ними самостійно (через законного представника) або шляхом звернення до суб'єкта господарювання у сфері охорони здоров'я (пункт 33 Порядку).

У разі самостійної реєстрації здійснюється електронна ідентифікація користувача відповідно до законодавства. Пацієнт має право використовувати для електронної ідентифікації Bank ID та інші засоби електронної ідентифікації відповідно до законодавства.

Під час реєстрації шляхом звернення до суб’єкта господарювання у сфері охорони здоров’я встановлення особи користувача здійснюється шляхом пред’явлення документа, що посвідчує особу відповідно до Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус".

Після внесення інформації пацієнт (його законний представник), за допомогою обраного методу автентифікації підтверджує достовірність внесених даних, запит на реєстрацію пацієнта в Реєстрі та факт ознайомлення з повідомленням про обробку персональних даних, у такому порядку:

1) для пацієнтів, що обрали метод автентифікації за допомогою номеру мобільного телефону або пацієнтів, реєстрація яких здійснюється законним представником, для якого методом автентифікації є автентифікація за допомогою номеру мобільного телефону - шляхом надання медичному представнику або уповноваженій особі суб’єкта господарювання, що вносить інформацію про пацієнта, одноразового чотиризначного коду отриманого від системи в текстовому повідомленні на номер мобільного телефону пацієнта або його законного представника;

2) для пацієнтів, що обрали метод автентифікації за допомогою документів або для пацієнтів, реєстрація яких здійснюється законним представником, для якого методом автентифікації є автентифікація за допомогою документів - інформація про пацієнта роздруковується. Пацієнт (його законний представник) підтверджує достовірність внесених даних та факт ознайомлення з повідомленням про обробку персональних даних особистим підписом. Підтвердження реєстрації пацієнта в Реєстрі відбувається шляхом завантаження до системи електронних копій оригіналів документів, наданих пацієнтом або його законним представником.

У разі реєстрації пацієнта в Реєстрі через суб’єкта господарювання інформація про пацієнта, внесена до Реєстру, роздруковується в двох примірниках та підписується пацієнтом та особою, яка внесла цю інформацію до Реєстру. Один примірник надається пацієнту (його законному представнику), інший залишається у відповідного суб’єкта господарювання та зберігається три роки (п. 14. Порядку ведення Реєстру пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я).

Після реєстрації користувача автоматично формується запис у центральній базі даних і вхід до електронного кабінету користувачем здійснюється шляхом автентифікації відповідно до законодавства.

Використання веб-сайтів, веб-порталів або мобільних додатків для доступу до електронного кабінету пацієнта здійснюється під час надання згоди особою на обробку персональних даних у випадках, передбачених Законом України "Про захист персональних даних". Водночас, заява пацієнта (його законного представника) про відкликання заяви про надання згоди на обробку персональних даних або про надання доступу третім особам до інформації, що міститься у центральній базі даних, повинна бути опрацьована протягом трьох робочих днів.

Реєстрація неідентифікованого пацієнта

При надходженні (або при самозверненні) пацієнта до закладу охорони здоров’я, у разі відсутності можливості реєстрації особи в Реєстрі (пацієнт без свідомості, новонароджені, особа без документів, що посвідчують особу, пацієнт, з причин, обумовлених його станом, не надав відомостей щодо себе, своїх персональних даних тощо) у Реєстрі може бути зареєстрований як неідентифікований пацієнт.

Про неідентифікованого пацієнта в Реєстрі, у тому числі зі слів пацієнта або іншої особи, зазначається (за можливості) така інформація:

1) загальна інформація:

• прізвище, ім’я, по батькові (за наявності);
• дата та місце народження;
• адреса фактичного місця проживання або перебування;
• контактні дані;

2) інформація про довірену особу для повідомлення в разі настання екстреного випадку з пацієнтом (прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), контактні дані);

3) ознаки зовнішності:

• колір очей;
• колір волосся;
• орієнтовний зріст;
• орієнтовний вік;
• статура;
• стать;
• особливі прикмети або сукупність ознак, за якими особа може бути ідентифікована;

4) причина реєстрації пацієнта як неідентифікованого.

Кожний запис про неідентифікованого пацієнта в Реєстрі вноситься під унікальним внутрішнім номером, який є унікальним ідентифікатором неідентифікованого пацієнта у суб’єкта господарювання, який надає медичну допомогу цьому пацієнту.

Кожному запису про неідентифікованого пацієнта в Реєстрі присвоюється унікальний ідентифікатор у Реєстрі, який за можливості повідомляється такому пацієнту. (Порядок ведення Реєстру пацієнтів в електронній системі охорони здоров’я)

Права пацієнта

Пацієнт (його законний представник) має право:

1. реєструвати себе (пацієнта, законним представником якого є така особа) у центральній базі даних, подавати заяви про внесення змін та доповнень до відповідних відомостей у Реєстрі пацієнтів;
2. вносити та переглядати інформацію про себе (пацієнта, законним представником якого є така особа);
3. подавати заяви про відкликання заяви про надання згоди на обробку персональних даних, що міститься у центральній базі даних;
4. подавати декларацію про вибір лікаря, який надає первинну медичну допомогу, через електронну систему охорони здоров’я відповідно до встановленого Міністерством охорони здоров'я України порядку;
5. надавати доступ медичним працівникам та іншим користувачам до інформації про себе (інформації про пацієнта, законним представником якого є така особа), що міститься у центральній базі даних (пункт 41 Порядку).

Користувачі зобов’язані забезпечити внесення актуальних та достовірних даних про себе до центральної бази даних.

Доступ до персональних даних можливий у разі наявності згоди суб’єкта персональних даних, крім випадків, передбачених законом.

Судова практика

• Ухвала Вінницького міського суду Вінницької області від 27 вересня 2019 року у справі № 127/2999/19 (щодо видалення з електронної бази персональних даних пацієнта).