Засвідчення справжності підпису на документах

Нормативна база

• Закон України «Про нотаріат»
• Постанова Кабінету міністрів України від 28.02.2022 № 164 «Деякі питання нотаріату в умовах воєнного стану»
• Наказ Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5 «Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України»
• Наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2011 № 3306/5 «Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування»
• Декрет Кабінету Міністрів України від 21.01.1993 № 7-93 «Про державне мито»

Загальна інформація

Засвідчення справжності підпису на документах є однією з поширених нотаріальних дій, якою підтверджується, що підпис, який зроблений на документі проставлений саме тією людиною, що звернулася за такою послугою. Законодавчою основою вчинення такої дії є стаття 78 Закону України «Про нотаріат».

Засвідчення справжності підпису на документах

Засвідчити підпис на документі має право:

1. нотаріус;
2. посадова особа органу місцевого самоврядування;
3. посадова особа консульської установи України;
4. начальник установи виконання покарань.

При засвідченні справжності підпису особа, яка це робить, не підтверджує інформацію, викладену в документі, а лише підтверджує, що підпис було зроблено певною людиною.
У випадку, коли, особа має фізичні вади, хворобу або внаслідок інших поважних причин не може самостійно підписати документ, замість неї підписується інша людина. У цьому випадку необхідно встановити особу як того, хто підписався, так і того, за кого ця особа підписалася. При чому про причини, з яких людина, заінтересована у вчиненні нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначається в посвідчувальному написі.

Випадки, у яких забороняється засвідчення справжності підпису на документах

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем (глава 8 Наказу Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5 «Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України»).

Не можна засвідчувати справжність підпису особи на документі, у якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органові (наприклад, час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо). Справжність підпису на зазначених документах може бути засвідчена у випадку, якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави.

Засвідчення справжності підпису на документах нотаріусами в період воєнного стану

Від початку введення воєнного стану на території України нотаріуси працюють з урахуванням низки особливостей.
Так, відповідно до Постанови Кабінету міністрів України від 28.02.2022 № 164 «Деякі питання нотаріату в умовах воєнного стану» до 23 травня 2023 року дозволялося засвідчення справжності підпису на заяві про надання дозволу на тимчасовий виїзд дитини за кордон дозволено без використання спеціальних бланків, на білому аркуші паперу.
Такий документ мав обов’язково містити реквізити нотаріуса, нанесені за допомогою комп’ютерної техніки:

• зображення Державного Герба України;
• прізвище, ім'я, по батькові нотаріуса;
• найменування державної нотаріальної контори (для державного нотаріуса);
• назву нотаріального округу (для приватного нотаріуса)
• номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;
• адресу робочого місця, номер телефону, адреси електронної пошти нотаріуса.

Однак після змін в законодавстві така норма втратила чинність. Для перевірки дійсності довіреності, яка була викладена без використання спеціальних бланків нотаріальних документів на білих аркушах паперу та посвідчена нотаріусом відповідно до законодавства, яке передбачало таке посвідчення, заінтересована особа має звернутися з її копією до відповідного нотаріуса, який зобов’язаний протягом двох робочих днів видати довідку про підтвердження або спростування посвідчення ним такої довіреності.

Відповідно Постанови, забороняються:

• нотаріальне засвідчення справжності підписів на актах про передачу нерухомого майна до та із статутних (складених) капіталів (статутних фондів) юридичних осіб, а також нотаріальне посвідчення договору купівлі-продажу предмета іпотеки, що належить фізичній особі, за споживчим кредитом, крім випадків, коли такий продаж здійснюється за згодою іпотекодавця, викладеною у формі заяви, справжність підпису на якій засвідчено нотаріально, або предметом іпотеки є нерухоме майно, визначене абзацом другим пункту 5-2 Прикінцевих положень Закону України “Про іпотеку”;
• нотаріальне засвідчення справжності підпису на актах приймання-передачі частки (частини частки) у статутному (складеному) капіталі (статутному фонді) юридичної особи, які укладаються (підписуються) від імені фізичної особи - відчужувача (іпотекодавця, довірчого засновника) на підставі довіреності;
• у разі звернення за вчиненням нотаріальної дії громадянина Російської Федерації, крім того, що проживає на території України на законних підставах, юридичної особи, утвореної та зареєстрованої відповідно до законодавства Російської Федерації, або юридичної особи, кінцевим бенефіціарним власником, членом або учасником (акціонером), що має частку у статутному капіталі 10 і більше відсотків, якої є громадянин Російської Федерації, крім того, що проживає на території України на законних підставах, або юридична особа, утворена та зареєстрована відповідно до законодавства Російської Федерації, нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії. Це обмеження діє до прийняття та набрання чинності законом щодо врегулювання відносин за участю осіб, пов’язаних з державою-агресором, та не поширюється на нотаріальні дії із засвідчення справжності підпису на заяві про вихід з громадянства Російської Федерації та посвідчення заповіту військовополоненого.

Щоб знайти нотаріусів, які працюють в умовах воєнного стану можна скористатися Чат-ботом в Телеграмі. Для цього слід натиснути “Пошук нотаріуса” та обрати зі списку область та населений пункт.

Вартість

За засвідчення справжності кожного підпису на документах, у тому числі справжності підпису перекладача (за кожний документ) стягується державне мито у розмірі 0,02 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (0,34 грн) - пп "р", п.3 ст. 3 Декрету Кабінету Міністрів України від 21.01.1993 № 7-93 «Про державне мито».
Також необхідно оплатити послуги нотаріуса, як приватного, так і державного.

Див. також

• Вчинення посадовими особами органів місцевого самоврядування нотаріальних дій
• Засвідчення вірності копій документів
• Нотаріальне засвідчення вірності перекладу