Легалізація документів іноземної держави через афідевіт

Нормативна база

• Цивільний кодекс України (далі - ЦКУ)
• Закон України "Про нотаріат"
• Роз'яснення Міністерства юстиції України від 01 лютого 1998 року "Щодо нотаріального оформлення від імені громадян, підприємств, установ і організацій України документів, призначених для дії за кордоном"

Загальна інформація

"Афідевіт" це форма дієслова "affidare", що означає "поклявся" або "заявив під присягою".

Афідевіт - це письмова урочиста заява; особливий документ, за допомогою якого підлягають завіренню папери, якщо неможливо їх легалізувати в тому чи іншому міністерстві.

Нотаріальне оформлення документів, призначених для дії за кордоном, провадиться з урахуванням права тієї держави, до якої вони мають подаватися.

Відповідно до статті 98 Закону України "Про нотаріат" нотаріуси застосовують норми іноземного права, приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України.

Складення афідевіту

Афідевіт складається українською мовою на спеціальному нотаріальному бланку. На прохання громадян може бути оформлений його переклад на іноземну мову за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу.

При оформленні документів, призначених для дії за кордоном, нотаріус повинен роз'яснити заінтересованим особам необхідність їх наступної легалізації. У випадку, якщо це передбачено міжнародним договором України, кожна із договірних сторін приймає документи без легалізації.

Детальніше див. "Порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном", "Порядок проставлення апостиля".

Афідевіт складається з:

1. інформації про особу, яка дає письмові свідчення, а саме: прізвище, ім'я та місце проживання особи, яка підписує афідевіт;
2. фактів, які склав нотаріус зі слів афіанта ("автор" афідевіту);
3. клятви (підтвердження) від імені особи, що все викладене в афідевіті - правда;
4. дата афідавіта.

Документи (листи, фотокартки, квитанції та інші), що додаються до афідевіту на підтвердження викладених в ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Згідно з вимогами деяких країн наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі. Після того, як текст афідевіта складений, до нього прикріплюються документи (якщо такі є), які громадянину необхідно легалізувати. Даний документ використовується закордонном і пред'являється іноземним органам.

Оcновні типи заяв-афідевітів

• Заява про неперебування в шлюбі (цивільний стан);
• Заява-згода на тимчасовий виїзд малолітньої дитини за кордон;
• Заява-згода на виїзд малолітньої дитини на постійне проживання;
• Заява про згоду дружині/чоловікові на придбання нерухомого майна;
• Заява про фактичні показники одометра (пробігу автомобіля);
• Заява згода на навчання дитини за кордоном і виготовлення необхідних документів;
• Заява про належність особи до певного віросповідання.

Для певної країни, де буде використовуватися дана заява про сімейний стан, її обов’язково необхідно легалізувати належним чином – проставити апостиль або здійснити консульську легалізацію.

Основні документи, які легалізуються через афідевіт:

• Документ, що посвідчує особу, наприклад, паспорт;
• Медичні довідки (довідка про щеплення, лист непрацездатності тощо);
• Довідки, які були переведені на іноземну мову;
• Документи суб'єктів господарювання (протоколи зборів, довіреності на фірмовому бланку суб'єктів господарювання, договіри)
• Будь-які інші документи, які не містять підпис уповноваженої особи та/або печатку.

Якщо афідевіт оформляють для підтвердження належності паспорта, то замість посвідчення особи до бланка додають нотаріально засвідчені копії сторінок. У разі використання медичних довідок додають їхні копії або оригінали.

Афідевіт також може оформлюватися на документації суб'єктів господарювання і громадських організацій. Тобто посадова особа підприємства може сформувати афідевіт, який підтверджує, що докладені документи є вірною копією, наприклад, всього електронного листування з адреси підприємства з певною особою за певний проміжок часу.

Нотаріус не посвідчує факти викладені в документі та не несе відповідальності, якщо особа подала неправдиву інформацію та підтвердила її в тексті афідевіту, а лише підтверджує, що підпис на цьому документі зроблений саме цією особою.

Корисні посилання

• Як оформити афідевіт в Україні?
• Дещо інший погляд на афідевіт