Порядок проставлення апостиля

В 2003 році Україна приєдналась до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

У зв’язку з цим, 18 січня 2003 року Кабінетом Міністрів України прийнято постанову «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації офіційних документів».

Відповідно до даної постанови, надано повноваження на проставлення апостиля що посвідчує справжність підпису, ким виступала особа, яка підписала документ, у відповідному випадку автентичність печатки чи штампа, якими скріплюється документ: • Міністерству освіти і науки - на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки; • Міністерству юстиції - на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України; • Міністерству закордонних справ - на всіх інших видах документів.

Наказом Міністерства закордонних справ України Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 5 грудня 2003 року N 237/803/151/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 р. за N 1151/8472 затверджено Правила проставлення апостиля на офіційних документах , призначених для використання на території інших держав.

Дані Правила регулюють порядок проставлення спеціального штампа "Apostille" (далі - апостиль) на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до ст. 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - Конвенція), засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.

Згідно з Правилами Апостиль проставляється: на документах, які виходять від органів судової влади України; на документах, • які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції; • на адміністративних документах; на документах про освіту та вчені звання; на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами; • на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Вищезгадані Правила не поширюються: • на документи, видані закордонними дипломатичними установами України; • на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Апостиль не проставляється на: • оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи; • оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз'яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування. Вказані документи, наведені в абзаці п'ятому цього пункту, можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів.

Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа.

Для проставлення апостиля необхідно подати:

• оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку; • документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку; • заяву від особи, яка подає такі документи.

Після подання відповідних документів про проставлення апостиля до компетентних органів, останні з’ясовують: • чи підлягають подані документи проставленню апостиля; • справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.

10. У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо: • документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції; • не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля; • документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ; • текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження; документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку; • у документі є незастережені виправлення або дописки; до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі; • компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Апостиль установлюється у формі штампа розміром 10 х 10 см, у межах якого розміщено текст відповідно до зразка (додаток1).

Додаток 1

APOSTILLE * АПОСТИЛЬ

(Convention de La Haye du 5 octobre 1961

Гаазька Конвенція від 5 жовтня 1961 року)

1. Україна

Цей офіційний документ

2. підписаний ________________________________________

3. у якості ____________________________________________ _____________________________________________________

4. містить проставлену печатку/штамп ____________________

Підтверджено

5. в ____________________ 6. дата ______________________

7. ким _______________________________________________ _____________________________________________________

8. N _______________

9. Печатка/штамп 10. Підпис ______________________ ________________________

Додаток 2

Порядок проставлення апостиля в МЗС:

Термін розгляду документів для проставлення апостиля – до 5 робочих днів. У разі подання документів їхнім власником, апостиль, в разі наявності в Департаменті достатньої інформації, просталяється в той же день.

Термін розгляду документів може бути продовжено до 20 робочих днів у разі необхідності отримання додаткової інформації для вирішення питання проставлення апостиля, про що співробітник відділу повідомить заявника під час прийому документів.

Згідно з Наказом МЗС "Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля" N253 від 22.12.2003 року, зареєстрованого Міністерством юстиції України за N1211/8532 від 24.12.2003 року, плата за проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, становить, для:

громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51,00 гривня); юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85,00 гривень).

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, віднесені до 1-ої і 2-ої категорій потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Графік прийому і оформлення документів для проставлення апостиля

Прийом і оформлення документів для проставлення апостиля проводиться відділом апостилю, легалізації та витребування документів Департаменту консульської служби щоденно (крім вихідних і святкових днів) з 09:00 до 12:00, видача засвідчених документів - з 16:00 до 17:00, (в п’ятницю – з 16:00 до 16:30).

Документи приймаються за адресою: м. Київ, вул. Велика Житомирська 2. Приміщення Дипломатичної академії України (під’їзд № 2).

Додаткову інформацію можна отримати за телефоном: +38 (044) 238-16-69 або електронною адресою:cons_vld@mfa.gov.ua.

Також проставлення апостиля можна здійснити у представництві МЗС у м.Львові: м. Львів, 79008, Україна, вул. Винниченка,18тел. (032) 235 64 78факс (032) 235 62 55e-mail: mfa_lv@mfa.gov.ua)

Представництво МЗС України у Львові приймає для проставлення апостиля такі документи: • довідки, видані архівними установами України; • довідки про стан здоров’я (за умови їх посвідчення гербовою печаткою обласного управління охорони здоров’я Міністерства охорони здоров’я України); • довідки, видані органами МВС України; • інші офіційні документи. •

Для проставлення апостиля необхідно подати: • паспорт заявника (або особи, яка подає документ); • оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем; • документ банківської установи про оплату послуг за проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати (за умови пред’явлення його оригіналу).

Документи приймаються: вівторок, середа та четвер: прийом документів з 10.00-12.00 год., видача документів – 15.30-16.00 год.

Додаток 3

Проставлення апостиля в органах Міністерства юстиції України

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04.11.2015 № 890 «Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля» запроваджено електронний сервіс з проставлення апостиля.

Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до відділів державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України, перелік яких визначено в додатку 1 до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2015 № 2268/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.11.2015 за № 1419/27864.

Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України документ, що посвідчує його особу та подає: • оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку; • документ про оплату послуги з проставлення апостиля.

Посадова особа відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів формує заяву, виготовляє електронні копії документів шляхом сканування та розміщує їх у Реєстрі за допомогою програмних засобів його ведення.

Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України.

За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів відповідний електронний документ з накладенням власного електронного цифрового підпису та проставленням на документ електронного цифрового підпису (печатки) Міністерства юстиції України. Відомості про проставлення апостиля або про відмову у його проставленні вносяться до Електронного реєстру апостилів.

За результатом розгляду заяви та поданих документів для проставлення апостиля посадова особа відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України, до якого було подано документи шляхом особистого звернення заявника, інформує його, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві.

Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві. Документи, подані для проставлення апостиля, можуть видаватися також іншій особі на підставі відповідної довіреності, наданій такій особі заявником. Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.

Наказом Міністерства юстиції від 18.12.2003 № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля» встановлено плату за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України і призначених для використання на території інших держав для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн). Плата за надання послуг з проставлення апостиля перераховується до загального фонду державного бюджету. Від унесення плати звільняються: • інваліди 1-ої і 2-ої груп; • інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи; • діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян. Послуги з підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації надаються Міністерством юстиції України безкоштовно.

Контакти для звернення жителів Львівської області:

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Львівській області 79000, м. Львів вул. Дорошенка, 23 т. (032) 235-80-44, т. 235-78-51 vcs@lv.drsu.gov.ua

Додаток 4

Порядок проставлення апостиля в Міністерстві освіти і науки України Згідно з інформацією з сайту Міністерства освіти і науки України (http://mon.gov.ua/activity/poslugi/apostil/apostil.html), прийом документів для проставлення апостиля здійснюється в понеділок, вівторок, середу та четвер з 9-30 до 13-00 за адресою: м. Київ, вул. Павловська, буд. 26/41.

Довідки надаються кожен день, окрім суботи та неділі, з 15.00 до 16.00 за тел. (044) 484-64-45, (044) 484-64-95. Роботи з підготовки документів для прийняття міністерством рішення щодо проставлення апостиля на документах про освіту доручені ДП «Інформаційно-іміджевий центр», яке виконує функції Національного інформаційного центру академічної мобільності (ENIC-Україна) згідно з Постановою КМУ від 31.08.2011 р. № 924. Подати документи може будь-яка особа. Від свого імені вона заповнює заяву, в якій зазначаються документи, що подаються на розгляд, та вказуються їх реєстраційні номери. Заявник отримує відривний талон заяви, де зазначені реєстраційні номери документів, що подавалися, та номери телефонів, за якими можна отримати довідку про готовність документів. Про готовність документів також можна дізнатися на сайті www.apostille.in.ua

Для проставлення апостиля необхідно подати оригінали документів про освіту державного зразка, на яких потрібно проставити апостиль, по 2 (дві) ксерокопії кожного документу без нотаріального засвідчення. Особі, яка здає документи для проставлення апостиля, потрібно мати при собі паспорт та копію ідентифікаційного коду для оплати квитанцій. Пакет документів подається у файлі. Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються міністерством в терміновому або регулярному порядку (детальніше – на сайті www.apostille.in.ua ). У разі необхідності отримати додаткову інформацію для заповнення штампа Апостиля до навчального закладу направляється офіційний запит про факт видачі документу та прохання розшифрувати підпис особи, яка засвідчила документ у якості ректора (директора, начальника, голови спеціалізованої вченої ради). Навчальний заклад має право розглядати лист МОН протягом місяця. В такому разі термін проставлення апостиля може бути подовжено.

Детальну інформацію на сайті www.apostille.in.ua У проставленні апостиля на документі ВІДМОВЛЯЄТЬСЯ, якщо: • документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції; • текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження; • документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв′язку; • у документі є незастережні виправлення або дописки; • до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;

Відповідно Наказу Міністерства освіти і науки України від 16 січня 2004 року №21 установлено плату за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки і призначені для використання на території інших держав для:

- громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства - три неоподатковуваних мінімумів доходів громадян;

- юридичних осіб - п'ять неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти в разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.