Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній

Нормативно-правова база

• Кодекс законів про працю України
• Закон України «Про пенсійне забезпечення»
• Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування»
• Постанова КМУ від 12 серпня 1993 року № 637 «Про затвердження Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній»

Опис суттєвих аспектів, що впливають на один із варіантів вирішення проблеми

Основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами. У разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.

Добровільний порядок

За відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи. За відсутності зазначених вище документів для підтвердження трудового стажу приймаються членські квитки профспілок. При цьому підтверджуються періоди роботи лише за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків.
Час роботи осіб, які займаються підприємницькою діяльністю, заснованою на приватній власності та на виключно їхній праці, за період до 1 травня 1993 р., а також час роботи осіб, які займаються веденням особистого селянського господарства зараховується до трудового стажу за наявності довідки Пенсійного фонду України про сплату страхових внесків. Періоди провадження підприємницької діяльності із застосуванням спрощеної системи оподаткування, в тому числі із застосуванням фіксованого податку, з 1 січня 1998 р. по 31 грудня 2003 р. зараховуються до трудового стажу фізичних осіб - підприємців на підставі довідки про реєстрацію особи як суб’єкта підприємницької діяльності, а з 1 січня 2004 р. по 31 грудня 2017 р. за бажанням особи - за умови сплати страхових внесків (єдиного внеску) незалежно від суми сплачених коштів.
Для підтвердження часу творчої діяльності членів творчих спілок та інших творчих працівників, які не є членами творчих спілок, приймаються довідки про період сплати страхових внесків до Пенсійного фонду України.
Для підтвердження військової служби, служби цивільного захисту, служби в органах державної безпеки, розвідувальних органах, Держспецзв’язку приймаються:

• військові квитки;
• довідки військових комісаріатів, військових частин і установ;
• довідки архівних і військово-лікувальних установ.

Військова служба у складі діючої армії в період бойових дій, в тому числі під час виконання інтернаціонального обов’язку, зараховується до трудового стажу на підставі довідок військових комісаріатів, які видаються в порядку, що визначається Міноборони.
Для підтвердження служби в органах внутрішніх справ приймаються довідки, які видаються в порядку, що визначається МВС.
Час навчання у вищих навчальних, професійних навчально-виховних закладах, навчальних закладах підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів, в аспірантурі, докторантурі і клінічній ординатурі підтверджується дипломами, посвідченнями, свідоцтвами, а також довідками та іншими документами, що видані на підставі архівних даних і містять відомості про періоди навчання. За відсутності в документах таких відомостей для підтвердження часу навчання приймаються довідки про тривалість навчання в навчальному закладі у відповідні роки за умови, що в документах є дані про закінчення повного навчального періоду або окремих його етапів.
Тривалість тимчасової непрацездатності, яка розпочалася в період роботи, встановлюється на підставі довідок, виданих за місцем цієї роботи. Час догляду за інвалідом I групи, дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, встановлюється на підставі: акта обстеження фактичних обставин здійснення догляду; документів, що засвідчують перебування на інвалідності (для інвалідів I групи і дітей-інвалідів) і вік (для престарілих і дітей інвалідів). Акт обстеження фактичних обставин здійснення догляду складається органами Пенсійного фонду на підставі відомостей житлово-експлуатаційних або інших організацій за місцем проживання (реєстрації), сільських, селищних рад, опитування осіб, за якими здійснюється догляд, та їхніх сусідів, інших даних.
Документами, які підтверджують перебування на інвалідності, можуть бути виписка із акта огляду медико-соціальної експертної комісії, медичні висновки, пенсійне посвідчення, посвідчення одержувача допомоги або довідка органів праці та соціального захисту населення або Пенсійного фонду та інші документи. Документами, які підтверджують вік, можуть бути свідоцтво про народження або паспорт чи довідка житлово-експлуатаційних або інших організацій за місцем проживання (реєстрації) та інші.
Час догляду непрацюючої матері за малолітніми дітьми встановлюється на підставі свідоцтва про народження дитини або паспорта (у разі смерті дитини – свідоцтва про смерть), а також документів про те, що до досягнення дитиною 3-річного віку мати не працювала.
Період проживання дружин осіб офіцерського складу, прапорщиків, мічманів і військовослужбовців надстрокової служби з чоловіками в місцевостях, де була відсутня можливість їх працевлаштування за спеціальністю, підтверджується довідками, виданими командирами (начальниками) військових частин, військово-навчальних (навчальних) закладів, підприємств, установ і організацій в порядку, що визначається Міноборони. При цьому, для дружин військовослужбовців, звільнених з дійсної військової служби до 1 січня 1990 р., період проживання з чоловіками в місцевостях, де була відсутня можливість їх працевлаштування за спеціальністю, підтверджується довідками, які видаються військовими комісаріатами.

Правила підтвердження трудового стажу

Документи, що подаються для підтвердження трудової діяльності, повинні бути підписані посадовими особами і засвідчені печаткою (у разі наявності).Для підтвердження трудового стажу приймаються лише ті відомості про період роботи, які внесені в довідки на підставі документів. Довідки, видані колгоспами при залишенні членом колгоспу роботи, а також довідки, видані в більш пізній період колгоспами, які згодом припинили свою діяльність, можуть братися до уваги й тоді, коли вони не містять підстав видачі.У тих випадках, коли періоди роботи зараховуються до трудового стажу на підставі показань свідків, один із яких свідчить про роботу заявника за більший період, ніж інші, встановленим вважається період, який підтверджений двома або більше свідками. Якщо ім'я, по батькові та прізвище, які зазначені в документі, що підтверджує трудовий стаж, не збігаються з ім'ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом або свідоцтвом про народження, факт приналежності цього документа даній особі може бути встановлено у судовому порядку. У тих випадках, коли в поданому документі про стаж вказано лише роки без зазначення точних дат, за дату береться 1 липня відповідного року, а якщо не зазначено число місяця, то ним вважається 15 число відповідного місяця.

Куди звертатися

Для підтвердження наявного трудового стажу звертатися до установи місця роботи, навчання, служби та до архівних установ. При отриманні всіх необхідних довідок які підтверджують відповідний стаж, звертатися до Пенсійного фонду.

Особливі випадки

У тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників.

У довідці має бути вказано: періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, куди включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка. Додатково в довідці наводяться такі відомості: стосовно трактористів-машиністів підприємств сільського господарства (в тому числі колгоспів) - про безпосередню зайнятість у виробництві сільськогосподарської продукції; стосовно жінок, які працюють доярками (операторами машинного доїння), свинарками-операторами на підприємствах сільського господарства (в тому числі в колгоспах) - про виконання встановлених норм обслуговування; стосовно жінок, які працюють на вирощуванні, збиранні та післязбиральному обробленні тютюну, - про зайнятість на перелічених роботах протягом повного сезону.

У разі коли підприємства, установи, організації або їх правонаступники розміщуються на тимчасово окупованій території України або в районах проведення антитерористичної операції, спеціальний трудовий стаж може підтверджуватися за даними, наявними в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. У разі відсутності правонаступника підтвердження періодів роботи, що зараховуються до трудового стажу для призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установленої для окремих категорій працівників, здійснюється у порядку, визначеному Пенсійним фондом України за погодженням з Мінсоцполітики та Мінфіном.

За відсутності трудових книжок у осіб, які працювали у громадян за договорами (домашні робітниці, няні, секретарі, друкарки, стенографістки, сторожі, садівники, шофери та ін.), час їх роботи в домашньому господарстві підтверджується довідками профспілкових організацій, за участю яких було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, або трудовими договорами з відміткою про їх виконання.

За відсутності у профспілкових організаціях відомостей про укладення договору про роботу у окремих громадян для підтвердження стажу приймаються довідки, видані наймачем, а у разі його смерті - одним із подружжя або іншим членом сім'ї, який проживав разом з ним у даний період (крім тих родичів, які в цей час були неповнолітні), та довідки про сплату страхових внесків до Пенсійного фонду України. Справжність підпису особи, яка видала довідку про роботу, засвідчується в установленому порядку.

Аналогічно підтверджується і стаж роботи пастухом за трудовим договором з колективом громадян - власників худоби. У тих випадках, коли трудовий договір було укладено за участю виконкомів сільських, селищних Рад, до уваги беруться видані ними довідки.

Стаж роботи громадян України за її межами підтверджується документами, легалізованими відповідно до законодавства (крім роботи на території колишнього СРСР і держав, з якими колишнім СРСР було укладено угоди про соціальне забезпечення,до укладення відповідних двосторонніх угод).

Судовий порядок

За відсутності документів про наявний стаж роботи та неможливості їх одержання у зв'язку з воєнними діями, стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи, який дає право на пенсію, встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі. В такому ж порядку показаннями свідків підтверджується час роботи громадян із числа національних меншин, примусово виселених з місць постійного проживання в 30-40роки, а також час роботи в колгоспі до 1965 року у випадках, коли неможливо одержати документи про наявний стаж роботи, незалежно від причин відсутності необхідних документів.

За відсутності документів про наявний стаж роботи і неможливості одержання їх внаслідок ліквідації підприємства, установи, організації або відсутності архівних даних з інших причин, ніж ті, що зазначені в пункті 17 цього Порядку, трудовий стаж установлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.

За відсутності документів про час перебування у фашистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни осіб, у тому числі дітей, примусово вивезених з тимчасово окупованої території у період Великої Вітчизняної війни, проживання в м.Ленінграді в період його блокади з 8 вересня 1941 р. по 27 січня 1944 р. зазначені періоди можуть бути встановлені на підставі показань одного або більше свідків, які мають у своєму розпорядженні відповідні документи (довідки, видані архівними установами, органами Служби безпеки, Служби зовнішньої розвідки або МВС за місцем прибуття зазначених осіб до України, евакуаційні посвідчення, мобілізаційні розпорядження тощо).

Вартість

Сплата судового збору відповідно до Закону України «Про судовий збір»