Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність
Нормативна база
Кодекс законів про працю України
Постанова Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників" від 27 квітня 1993 року №301
Порядок заповнення трудової книжки
Перша трудова книжка з’явилася у Франції в середині XVIII сторіччя. Уже тоді від працівника при прийнятті на роботу вимагалося пред’явлення документа від попереднього наймача. Такий порядок було запроваджено з метою боротьби із бродяжництвом. І хоча нині вже XXI сторіччя з його масштабним розвитком IT-технологій, у нашій країні паперові трудові книжки наразі не вдалося перевести в електронну форму.
Трудова книжка, відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), є основним документом про трудову діяльність працівника.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів.
У статті 24 КЗпП зазначено, що при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.
У випадку, якщо особа шукає роботу вперше і до цього на неї не було оформлено трудової книжки, така трудова книжка оформлюється за першим місцем роботи. Для цього працівник подає власнику або уповноваженому органу (особі, відповідальній за ведення трудових книжок) паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.
Заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. Слід зазначити, що днем прийняття на роботу є день, погоджений сторонами та зазначений у тексті наказу про прийом на роботу. Якщо цей день не вказаний в наказі, то днем початку роботи є день видання наказу. Якщо і наказ не був виданий, таким днем вважається день фактичного допуску до роботи.
Трудові книжки заповнюють одночасно українською та російською мовами. Для цього у формі трудової книжки передбачено відповідні розділи (пункт 2.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (далі - Інструкція).
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою.
До трудової книжки вносяться:
- відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;
- відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
- відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
- відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.
Звертаємо увагу на те, що стягнення до трудової книжки не заносяться.
Трудові книжки старого зразка дійсні і обміну не підлягають.
Внесення записів до трудової книжки
Всі записи у трудовій книжці робить власник або уповноважений ним орган після видання наказу, але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення, причому записи мають точно відповідати тексту наказу.
З кожним записом до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення та звільнення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці.
У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Відповідно до пункту 2.8. Інструкції, якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності - вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності – архівом.
Згідно з п. 2.10 Інструкції, у розділі "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.
У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: "Запис за N таким-то недійсний". Прийнятий за такою-то професією (посадою) і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.
У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: "Запис за N таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі". При зміні формулювання причини звільнення пишеться: "Запис за N таким-то є недійсним" звільнений... і зазначається нове формулювання.
У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.
При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаної недійсною, на прохання працівника видається "Дублікат" трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.
Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження (Трудова книжка).
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.
Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
Зміну записів у трудових книжках про прізвище, ім’я та по батькові і дату народження виконує власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів). Зазначені зміни вносять на першу сторінку (титульну) трудової книжки. Однією рискою закреслюють, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дату народження, записують нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряють підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
У графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишеться повне найменування підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу. У графі 3 пишеться: Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" із зазначенням його конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду (Розділ "Відомості про роботу").
Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим порядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: "Підприємство таке-то з такого-то числа переіменоване на таке-то", а у графі 4 проставляється підстава перейменування - наказ (розпорядження), його дата і номер (пункт 2.15 Інструкції).
До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:
а) про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;
б) про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
в) про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених у п.2.16. Інструкції;
г) про роботу як членів колгоспу - у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників;
д) про час догляду за інвалідом 1 групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. є ст.56 Закону України "Про пенсійне забезпечення", у тому числі за пристарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
е) безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.
Передбачені цим пунктом записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві.
До трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" відносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ "Відомості про заохочення" вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці (Розділ "Відомості про нагородження", розділ "Відомості про заохочення").
До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати, або виплата яких носить регулярний характер.
Порядок внесення відомостей про нагороди і заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовку назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис (із посиланням на дату, номер і найменування документа).
Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад, "Звільнений в зв'язку з прогулом без поважних причин, п.4 ст.40 КЗпП України".
При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад, "Звільнений за власним бажанням" у зв'язку з зарахування у вищий навчальний заклад, ст.38 КЗпП України".
Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил:
у графі 1 ставиться порядковий номер запису;
у графі 2 - дата звільнення;
у графі 3 - причина звільнення;
у графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер.
Днем звільнення вважається останній день роботи.
Оформлення дублікату трудової книжки та вкладишу до неї
Якщо з оригіналом трудової книжки, який існує в одному екземплярі, що-небудь трапляється, виникає необхідність поновлення відомостей, які знаходяться в ньому. Тому, видається дублікат трудової книжки.
Дублікат – це другий екземпляр документу, який має ту ж саму силу, що і оригінал. Ознаками дублікату трудової книжки є:
1) дублікат трудової книжки має однакову з оригіналом юридичну силу, відповідно видається повторно, тобто в випадку коли по якихось причинах неможливо скористатися оригіналом;
2) в дублікаті трудової книжки відображаються всі відомості, які є в оригіналі документу, а саме: відомості про працівника; відомості про роботу; відомості про нагородження; відомості про заохочення.
Особа, яка згубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику чи уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку чи вкладиш до неї (нових зразків) із написом “Дублікат” у правому верхньому куті першої сторінки.
Дублікат трудової книжки чи вкладиш до неї заповнюється згідно із загальними правилами ведення трудових книжок.
У розділі “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження” і “Відомості про заохочення” при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження та заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
У разі якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки до розділу “Відомості про роботу” у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до працевлаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Для підтвердження стажу роботи працівника на попередніх місцях роботи йому необхідно звернутися до своїх попередніх роботодавців для отримання документів, які підтвердять такий стаж. До останніх належить: витяги з наказів, копії наказів про прийняття та звільнення з роботи, копії особових карток тощо. Такі документи повинні бути підписані посадовими особами підприємств, на яких трудився власник втраченої трудової книжки, та засвідчені печаткою. Якщо підприємство — попереднє місце роботи — ліквідоване та більше не функціонує, за відповідною довідкою потрібно звертатися до місцевої державної архівної установи.
Керуючись пунктом 1 розділу 3 Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 295/5, архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву. Водночас зазначаються точна назва посади, яку обіймала фізична особа, і період її роботи на цій посаді. Відомості про роботу в різних установах надаються в одній довідці.
Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.
Але не тільки втрата трудової може бути причиною видачі її дубліката. Це можливо також у разі, якщо трудова книжка працівника стала непридатною для подальших записів. Наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася тощо. Перш, ніж видати дублікат такої книжки, на першій сторінці старої трудової необхідно зробити напис: “Замість видано дублікат”. Лише після цього працівнику видають дублікат трудової книжки. При влаштуванні на нове місце роботи працівник повинен пред’являти такий дублікат.
Відсутність доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, являється однією із причин, при якій здійснюється видача дубліката трудової книжки. Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, що надається в довільній формі.
У тому разі, коли у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем (Вкладиш до трудової книжки).
Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка.
Звертаємо увагу на те, що вкладиш без трудової книжки недійсний.
Видача трудової книжки у разі звільнення
У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів. При цьому для осіб працездатного віку необхідно вказати час, тривалість та місце проходження підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням.
У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та завіряється печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.
Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому пунктом 2.10 Інструкції.
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.
У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі "Відомості про роботу" і дати запису у графі 3 записується: "Роботу припинено у зв'язку зі смертю", далі - заповнюється графа 4 - зазначаються дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується у встановленому порядку.
