Порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном

Матеріал з WikiLegalAid

Нормативна база

Загальні положення

Ко́нсульська легаліза́ція — це процедура визнання офіційних документів, виданих на території України, закордоном, яка проводиться в міністерствах України та консульствах іноземних держав на території України.
Аналогом даної процедури є проставлення штампу апостиль, але, на відміну від апостилю, консульська легалізація проводиться в тих країнах, які не підписали Гаазьку конвенцію від 5 жовтня 1962 року.

Процедура консульської легалізації

Консульська легалізація є більш складною процедурою ніж апостиль і представляє собою засвідчення підпису посадової особи та печатки організації, до якої належить ця посадова особа. Кожна країна має свою процедуру консульської легалізації, але основними етапами кожної є наступні кроки:

  1. Засвідчення документа у нотаріуса, також засвідчується переклад документа та підпис перекладача.
  2. Засвідчення підпису та печатки нотаріуса в Міністерстві юстиції України.
  3. Засвідчення печатки Міністерства юстиції в Консульському відділі Міністерства закордонних справ України.
  4. Засвідчення в консульстві країни, для якої проводяться легалізація документа.

Загалом, «легалізація» охоплює дві категорії:

  • Консульська легалізація
  • Апостилювання (проставлення штампа «Апостиль»), іншими словами – спрощена легалізація.

Консульська легалізація

Цей процес є досить складним, оскільки потрібно звернутись у декілька органів.
Порядок консульської легалізації документів залежить від типу документа та країни в якій буде використовуватись цей документ.
Легалізований таким чином документ дійсний лише на території країни, для якої здійснювалась консульська легалізація.
Для консульської легалізації документів потрібно надати оригінал документа або його нотаріально засвідчену копію.

Апостиль

Проставлення штампа «Апостиль» є спрощеним способом легалізації іноземних документів.
Така процедура застосовується лише у країнах – учасницях Гаазької Конвенції 1961 року.
На відміну від консульської легалізації, процедура апостилювання потребує значно менших затрат часу, оскільки потрібно звернутись лише в один орган.
Офіційні документи засвідчуються спеціальним штампом «Apostille», який проставляється відповідним уповноваженим органом іноземної держави, в якій було видано цей документ.
Крім цього, апостильовані документи можуть використовуватися не лише в одній країні, а у всіх державах-учасницях Гаазької Конвенції.
«Апостиль» ставиться на оригіналі документа, його нотаріальній копії або може бути оформлений як додаток до нього.
Існують випадки, коли легалізація документів для їх використання за кордоном не потрібна взагалі. Мова йде про країни-учасниці Мінської конвенції, що скасувала вимогу легалізації документів у відносинах між учасниками договору. Саме тому, для використання офіційних документів цих держав на території України, достатньо їх перекласти на українську мову і нотаріально засвідчити такий переклад.

Консульська легалізація та апостилювання документів в Україні для їх використання за кордоном

Консульська легалізація

Документи, які не підлягають легалізації:

  • документи, які суперечать законодавству України, можуть завдати шкоди інтересам України, або посягають на честь і гідність громадян;
  • оригінали чи будь-які копії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти;
  • документи, що видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

Документи, які підлягають легалізації:

  • Оригінали: свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану; довідок органів реєстрації актів громадянського стану; документів про освіту – дипломів та виписок із залікових відомостей (міжнародного зразка), свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини, дипломів кандидата та доктора наук; архівних довідок, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами;
  • Інші офіційні документи (наприклад, документи, що мають комерційний характер, такі як свідоцтва про реєстрацію підприємств чи сертифікати якості продукції тощо) після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.

Порядок консульської легалізації залежно від виду документа:
Документи, що видаються органами реєстрації актів цивільного стану спочатку повинні бути засвідченими обласними управліннями юстиції тієї області, де вони видані, управлінням юстиції АР Крим, міським управлінням юстиції міст Києва та Севастополя, після – у Департаменті консульської служби МЗС України. Для легалізації документів про освіту міжнародного зразка необхідно подати лист-звернення вищого навчального закладу, що видав документи. Такий лист-звернення повинен бути належним чином засвідчений у міністерстві, якому підпорядкований відповідний навчальний заклад. Далі такий документ легалізується у Департаменті консульської служби МЗС України.
Архівні довідки одразу надсилаються до Департаменту консульської служби МЗС України, який засвідчує підпис посадової особи Державного комітету архівів України.
Документи, що мають комерційний характер повинні спочатку бути засвідчені Торговельно-промисловою палатою України, після чого легалізовані у Департаменті консульської служби МЗС України.
Останнім етапом легалізації будь-якого документа є його засвідчення в дипломатичному представництві країни, де такий документ буде використовуватись.

Апостиль

Документи, які не підлягають апостилюванню:

  • документи, видані закордонними дипломатичними установами України;
  • адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій;
  • оригінали паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, посвідчення особи тощо;
  • нормативно-правові акти.

Документи, які підлягають апостилюванню:
Штамп «Апостиль» проставляється на офіційних документах, виданих на території України і призначених для використання за кордоном, а саме:

  • на документах органів судової влади України;
  • на документах органів прокуратури України, органів юстиції;
  • на адміністративних документах;
  • на документах про освіту та вчені звання;
  • на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
  • на офіційних свідоцтвах про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату.

Порядок апостилювання залежно від органу видачі документа:
Дипломи про освіту, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші документи, що видані навчальними закладами або ж іншими державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки апостилюються Міністерством освіти і науки України.
Штамп «Апостиль» на свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та інші документи, що видаються органами юстиції, судами, а також документи, що оформляються нотаріусами України проставляє Міністерство юстиції України.
Міністерство закордонних справ України апостилює всі інші види документів.

Консульська легалізація та апостилювання документів за кордоном для їх використання в Україні

Консульська легалізація:
Загалом, за кордоном процедура консульської легалізації проводиться за схожим принципом, що й в Україні. Однак, важливим є той факт, що в кожній конкретній країні, а іноді навіть у кожній адміністративно-територіальній одиниці (провінції, штаті, автономії тощо), існує власна унікальна система державних органів, які різняться між собою повноваженнями та статусом. Усе це, а також вид документа та орган, що його видав, значною мірою впливають на те, куди потрібно звернутись за проведенням консульської легалізації. Тобто, якщо в одній країні документ спочатку засвідчує орган, який його видав, а потім – Міністерство закордонних справ, то в іншій країні консульську легалізацію можуть спочатку проводити судові органи, органи нотаріату, префектури, органи чи посадові особи органів місцевого самоврядування або міністерство юстиції з подальшою легалізацією у Міністерстві закордонних справ.
У будь-якому випадку завершальним етапом консульської легалізації документів за кордоном для використання в Україні є їх легалізація у дипломатичному представництві України.

Отримано з https://wiki.legalaid.gov.ua/index.php?title=Порядок_консульської_легалізації_офіційних_документів_в_Україні_і_за_кордоном&oldid=18185