Засвідчення вірності копій документів

Нормативна база

• Закон України "Про нотаріат"
• Декрет Кабінету Міністрів України від 21 січня 1993 року № 7-93 "Про державне мито"
• Наказ Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5 "Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства"
• Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів (ДСТУ 4163-2003), затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55

Способи засвідчення копій документів

• нотаріальне засвідчення копії документа;
• засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади;
• засвідчення копії документа фізичною особою.

Нотаріальне засвідчення копії документа

Увага!!! З 24 лютого 2022 року, відповідно до Закону України "Про правовий режим воєнного стану", в Україні введено режим воєнного стану! Реєстр нотаріусів, які працюють під час війни

Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обов’язків. Однією з нотаріальних дій, що вчиняються в державних нотаріальних конторах, є засвідчення вірності копій документів і виписок з них. У ст. 75 Закону України «Про нотаріат» встановлено, що нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Умови засвідчення вірності копій документів та виписок з них:

• відповідність документа з якого засвідчується вірність копії, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити закону як за змістом, так і за формою.
• наявність юридичного значення документа. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.
• засвідчення вірності копії документа. Перевірка того факту, чи може нотаріус з представленого документа засвідчити копію.

Вимоги до документа, що посвідчується Відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою. Документом, який суперечить законові, визнається такий, зміст якого є протиправним. Юридичне значення документа, копія якого засвідчується, полягає в тому, що він стосується прав і законних інтересів громадян, має значення для подальшої їх реалізації та створює певні правові наслідки для громадянина.

У деяких випадках виникає необхідність засвідчення вірності копії з копії документа. Така дія вчиняється нотаріусом, посадовою особою органів місцевого самоврядування, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана підприємством, установою, що видала оригінал документа (ст. 76 Закону України «Про нотаріат»).

Засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади

Засвідчення копій документів, що видаються органами державної влади, здійснюється на підставі Стандарту № 55 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації». Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Копія документа виготовляється та видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу. Винятки: установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), у разі підготовки цих документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників.

Вимоги до засвідчення копій документів посадовими особами органів державної влади:

На лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша копії документа, яка засвідчується, проставляється штамп «Копія». Напис про засвідчення копії документа проставляється нижче реквізиту «Підпис» і складається з:

• слів «Згідно з оригіналом»;
• найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;
• дати засвідчення копії

Напис про засвідчення копії документа скріплюється печаткою із зазначенням найменування установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

Засвідчення копії документа фізичною особою

Законодавством України не регламентований порядок засвідчення копій документів фізичними особами. Рекомендується на таких копіях проставляти:

• відмітку «Згідно з оригіналом»;
• особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище;
• дату засвідчення копії.

Документи, копії з яких забороняється засвідчувати

Забороняється засвідчувати:

• правильність копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо). Також не допускається засвідчення правильності копії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (наприклад, витяг із залікової відомості);
• партійні квитки, профспілковий, військовий квитки, депутатські та службові посвідчення тощо;
• документів, що видаються органами охорони здоров’я: довідки лікувальних установ про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерські довідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічних захворювань;
• правильність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова;
• вірність копії перепусток для проходу в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування в партизанських загонах;
• документи, що написані олівцем, містять нечіткий, нерозбірливий текст, відбиток печатки стертий або такий, що не читається.
• трудові книжки у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. За запитами видаються архівні довідки.

Оформлення виписки з документа

Посвідчення виписки з документа є можливим теж за певної умови: якщо в документі вміщено декілька не пов'язаних між собою питань, які можуть за своїм змістом існувати окремо одне від одного. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. Для прикладу розглянемо порядок оформлення виписки з трудової книжки. Вона повинна містити повний текст першої сторінки із зазначенням назви документа, прізвища, імені та по батькові власника, року народження, освіти, професії, а вже потім викладається зміст запису, необхідного громадянинові.

Розмір ставок державного мита

Засвідчувати можна будь-яку кількість копій, реєструючи в реєстрі нотаріальних дій кожну копію, надаючи кожній з них окремий номер у реєстрі та стягуючи державне мито за кожну з них.

Згідно ст.3 декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито", розмір державного мита, яке стягується державними натаріусами, посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних та міських рад становить:

1	за засвідчення вірності копій документів та витягів з них (за кожну сторінку)	0.01 неоподаткованого мінімуму доходів громадян
2	за засвідчення справжності кожного підпису на документах, у тому числі справжності підпису перекладача (за кожний документ)	0.02 неоподаткованого мінімуму доходів громадян