Порядок ведення трудової книжки фізичною особою-підприємцем

Нормативна база

• Кодекс законів про працю України
• Господарський кодекс України
• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29 липня 1993 року № 58
• Лист Міністерства соціальної політики України від 03 грудня 2015 року № 492/06/186-15

Фізична особа підприємець — визначення

Фізична особа — підприємець (ФОП) — згідно з українським законодавством, фізична особа, яка реалізує свою здатність до праці шляхом самостійної, на власний ризик діяльності з метою отримання прибутку.

Відповідно до статті 50 Цивільного кодексу України право на здійснення підприємницької діяльності, яку не заборонено законом, має фізична особа з повною цивільною дієздатністю. Обмеження права фізичної особи на здійснення підприємницької діяльності встановлюються Конституцією України та законом. Фізична особа здійснює своє право на підприємницьку діяльність за умови її державної реєстрації в порядку, встановленому законом. Інформація про державну реєстрацію фізичних осіб - підприємців є відкритою. Якщо особа розпочала підприємницьку діяльність без державної реєстрації, уклавши відповідні договори, вона не має права оспорювати ці договори на тій підставі, що вона не є підприємцем.

До підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин (ст.51 Цивільного кодексу України).

Законодавством встановлено обмеження для певних категорій осіб щодо можливості здійснення ними підприємницької діяльності. Не допускається заняття підприємницькою діяльністю таких категорій громадян:

• військовослужбовців;
• посадових і службових осіб органів прокуратури;
• суду,
• державної безпеки,
• внутрішніх справ,
• органів державної влади й управління, покликаних здійснювати контроль за діяльністю підприємств, а також інших осіб, уповноважених здійснювати функції держави.

Трудова книжка (загальні положення)

Відповідно до статті 48 Кодексу Законів про працю України, Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58 трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі – підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню (Абзац другий пункту 1.1 в редакції Наказу Мінпраці та соцполітики №259/34/5 від 08.06.2001 (z0555-01)

Якщо особа зареєстрована як ФОП, чи повинна вона зробити собі запис в трудову книжку?

Ні, не повинна. ФОП (фізична особа підприємець) не є найманим працівником, а забезпечує себе роботою самостійно. Трудові книжки ведуться тільки на найманих працівників для підтвердження їх трудового стажу.

Порядок оформлення трудових відносин між фізичною особою підприємцем та найманим працівником

Додержання письмової форми трудового договору є обов’язковим при укладенні трудового договору з фізичною особою (п.6 ч.1 ст.24 КзпПУ). Згідно зі статтею 21 Кодексу законів про працю України трудовим договором є угода між працівником і власником організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Частиною другою статті 265 Кодексу законів про працю України передбачено накладення штрафу на юридичних та фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю, за фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту). При цьому відповідно до частини третьої статті 24 Кодексу законів про працю України працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу. Отже, необхідність оформлення трудових відносин у ФОП за допомогою наказів (розпоряджень) є беззаперечною.

Ведення трудової книжки фізичною особою - підприємцем

З 1 січня 2015 року фізичні особи підприємці не реєструють трудові договори у службі зайнятості, а служба зайнятості, відповідно, не засвідчує записи в трудових книжках. Відтак при оформлені трудових книжок працівників керівними для ФОП стають загальні норми Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58, встановлені для організацій. Зокрема, записи про призначення на роботу, переведення і звільнення вносять на підставі наказу (розпорядження) – п.2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58. При цьому запис про призначення робиться в трудові книжки тільки тих співробітників, які працюють з ФОП за трудовим договором більше 5 днів (ст. 48 Кодексу законів про працю України та пункт 1.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мінсоцзахисту та Мін’юсту № 58 від 29.07.93 р ) Запис про прийом на роботу працівника, повинен бути зроблений протягом одного тижня після того як людина приступить до роботи, після чого трудову книжку необхідно повернути назад працівнику. Під час роботи трудова книжка зберігається у працівника. (П. 2.21-1 Інструкції № 58).

Відповідно до п.4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58 власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї відповідним записом про звільнення. Оскільки фізична особа підприємець є роботодавцем, нею мають бути внесені записи до трудової книжки і посвідчені печаткою у разі її наявності. Статтею 58-1 Господарського кодексу України скасовано обов’язок суб’єктів господарювання мати печатку. Тому фізична особа підприємець вносить записи до трудових книжок працівників на підставі наказів про прийняття, переведення, звільнення. За відсутності печатки записи у трудових книжках засвідчують підписом фізичної особи – підприємця(роботодавця) Страховий стаж для призначення матеріального забезпечення у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, для призначення допомоги з безробіття та пенсії працівник підтверджуватиме за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг, зберігаються безпосередньо у працівників (п.2.21-1Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58).

Порядок внесення першого запису до трудової книжки працівника

Норми Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58 свідчать про неможливість виписування фізичною особою підприємцем трудової книжки, яка працевлаштувалася вперше і не має трудової книжки, наділяючи відповідними правами та обов’язками лише представників юридичних осіб. Так, порядок занесення відомостей про працівника передбачає, що першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка організації (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка (п.2.12 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказами Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту від 29.07.1993 №58). Однак, відповідно до частини третьої статті 48 Кодексу законів про працю України трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів. Враховуючи зазначене, відповідно до Листа Міністерства соціальної політики України від 03.12.2015 р. N 492/06/186-15 працівнику, який приступає до роботи вперше, трудова книжка має бути заведена, в тому числі, фізичною особою - підприємцем. Законом України від 28.12.2014 р. N 77-VIII "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов'язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці" (далі - Закон), зокрема передбачено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу. Крім того, Законом виключено статтю 241 КЗпП, яка передбачала реєстрацію, укладеного між працівником та фізичною особою, трудового договору у державній службі зайнятості (зміни набрали чинності 01.01.2015 р.). У зв'язку з прийняттям Закону трудові книжки фізичній особі - підприємцю слід заповнювати за аналогією з пунктом 2.4 Інструкції. Тобто усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться фізичною особою - підприємцем після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою. У разі відсутності у фізичної особи - підприємця печатки, записи у трудовій книжці завіряються його підписом. Враховуючи викладене, норми Інструкції. слід застосовувати в частині, що не суперечать нормативно-правовим актам вищої юридичної сили. '