Посвідчення нотаріусами фактів, що мають юридичне значення

Нормативна база

• Закон України «Про нотаріат»
• Наказ Міністерства юстиції України від 22 лютого 2012 року № 296/5 "Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України"
• Наказ Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5 "Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства"
• Декрет Кабінету Міністрів України від 21 січня 1993 року "Про державне мито"

Увага!!! З 24 лютого 2022 року відповідно до Закону України "Про правовий режим воєнного стану" в Україні введено режим воєнного стану! Реєстр нотаріусів, які працюють під час війни

Загальні положення

Одним із завдань нотаріату в Україні є посвідчення фактів, що мають юридичне значення, з метою надання їм юридичної вірогідності.

Посвідчення окремих фактів, що передбачені ст. 34 Закону України «Про нотаріат» є юридичними діями.

Главою 12 Закону України “Про нотаріат” врегульований порядок вчинення таких юридичних дій як, посвідчення фактів на прохання осіб, зокрема:

• що громадянин є живим (ст. 80);
• про перебування громадянина у певному місці (ст. 81);
• про час пред'явлення документа (ст. 83);
• про передачу заяв громадян, підприємств, установ та організацій (ст. 84).

При вчиненні зазначених нотаріальних дій нотаріуси також керуються Главами 6 та 20 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (далі - Порядок), а також Правилами ведення нотаріального діловодства (далі — Правила).

Слід звернути увагу на те, що Законом України “Про внесення змін до Закону України "Про нотаріат" щодо державного регулювання нотаріальної діяльності” № 5208-VІ від 06.09.2012 року, який набув чинності 01.01.2013 року, було внесено зміни до ст. ст. 34, 48 Закону України “Про нотаріат”, яким виключено таку нотаріальну дію, яка передбачалася ст.82 “Посвідчення тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці”.

Отже, незважаючи на те, що у Додатку 25 до Правил ведення нотаріального діловодства наявна форма N 23 “Свідоцтво про посвідчення тотожності фізичної особи з особою, зображеною на фотокартці”, вчинення такої нотаріальної дії як видача свідоцтва щодо посвідчення тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, є неможливою, оскільки не передбачена а ні Законом України “Про нотаріат”, а ні Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

Вказані нотаріальні дії мають право вчиняти як державні, так і приватні нотаріуси, що передбачено статтею 34 Закону України «Про нотаріат», незалежно від місцезнаходження, а також місця проживання (місцезнаходження) особи, що звернулася за вчиненням такої нотаріальної дії.

Необхідно звернути увагу на те, що посадові особи місцевих рад, на яких покладено функції вчинення нотаріальних дій, не мають права вчиняти дії щодо посвідчення фактів, про які йдеться.

Консульські установи України мають право посвідчувати факт, що громадянин є живий, знаходиться у певному місці, тотожність громадянина з особою, зображеною на фотокартці, а також посвідчують час пред'явлення документа (ст. 38 Закону України “Про нотаріат”).

Нотаріальні дії щодо посвідчення фактів вчиняються нотаріусом за усним зверненням особи, надання письмової заяви з проханням посвідчити той чи інший факт не вимагається.

Під час вчинення таких нотаріальних дій нотаріус повинен встановити особу, що звернулася за вчиненням такої нотаріальної дії за загальними вимогами та відповідно до ст. 43 Закону України “Про нотаріат”, глави 3 розділу І Порядку.

Факт, що громадянин є живий або перебуває у певному місці, як зазначалося вище, може бути посвідчений будь-яким нотаріусом або консульською установою України.

Посвідчення факту, що громадянин є живий

Так, потреба у посвідчені факту, що громадянин є живий може виникнути в разі оспорювання знаходження в живих особи, що одержує кошти на утримання або коли спадщина відкрилася за кордоном.

Коли особа помилково оголошена померлою, вона може звернутися до суду для оспорювання факту визнання її померлою та надати суду свідоцтво, видане нотаріусом, про те, що вона жива, для скасування судового рішення.

Як правило, особа, факт знаходження в живих якої посвідчується нотаріусом має особисто з'явитися до державної нотаріальної контори або ж до приватного нотаріуса за адресою, що є його робочим місцем.

У випадку хвороби, інвалідності або з інших поважних причин, через які особа не може звернутися до нотаріуса особисто, вказаний факт може бути посвідчений поза приміщенням нотаріальної контори або робочого місця нотаріуса, але в межах нотаріального округу дії приватного нотаріуса, з зазначенням причини та місця посвідчення такого факту у свідоцтві та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

Факт, що малолітня дитина, недієздатна фізична особа є живою, посвідчується за зверненням її законних представників (батьків, усиновлювачів, опікуна). Такі особи теж мають зʼявитися до нотаріуса для посвідчення факту, що особа є живою та отримання представниками такої особи свідоцтва про це.

Факти, що неповнолітня дитина, а також фізична особа, цивільна дієздатність якої обмежена, є живою, посвідчуються за їх особистим зверненням та за згодою на це законних представників (батьків, усиновлювачів, піклувальників).

Засвідчення справжності підпису на заяві про згоду на отримання свідоцтва що неповнолітня особа або особа, цивільна дієздатність якої обмежена, не потребується, якщо законні представники особисто з'являться до нотаріуса та подадуть відповідну заяву про свою згоду.

У цьому випадку нотаріус встановлює особу та повноваження батьків, усиновлювачів, піклувальників, перевіряє справжність їх підписів та вказує у службовій відмітці на цій заяві дані про документи, на підставі яких встановлена особа та повноваження представника.

В окремих випадках, коли неповнолітній, ще не отримав паспорт, і його особа встановлюється за свідоцтвом про народження, батьки у своїй заяві, крім надання згоди на посвідчення факту, підтверджують, що ця особа є їхньою дитиною.

На підтвердження факту, що особа є живою, нотаріусом видається свідоцтво за формою № 21 або № 22 Додатку 25 до Правил ведення нотаріального діловодства.

У свідоцтві зазначається дата і точний час, коли особа особисто з'явилася до нотаріуса.

В разі встановлення факту, що особа є живою, поза приміщенням державної нотаріальної контори чи приміщенням, що є робочим місцем приватного нотаріуса, в свідоцтві зазначається, що нотаріус посвідчив цей факт, особисто з'явившись за зазначеною адресою в зазначений час.

Якщо факт, що особа є живою, встановлений у приміщенні, наприклад, лікарні, поряд з поштовою адресою зазначається і повна назва установи, в приміщенні якої вчинена нотаріальна дія. Крім того, в свідоцтві зазначається, у супроводі кого саме з законних представників неповнолітня особа або особа, дієздатність якої обмежена, з'явилася до нотаріуса.

Вчинення такої нотаріальної дії за участю представника по довіреності не допускається, оскільки свідоцтво, що особа є живою, видається нотаріусом після особистого спілкування з цією особою і особисто щодо неї посвідчує факт, що вона жива.

Посвідчення факту знаходження особи в певному місці

У ряді випадків до нотаріуса звертаються особи з проханням посвідчити факт їх знаходження в певному місці.

Процесуальний порядок вчинення цієї нотаріальної дії майже не відрізняється від процесуального порядку видачі свідоцтва, що фізична особа є живою. Та обставина, що громадянин є живим, зазвичай є передумовою тієї обставини, що він знаходиться у певному місці. Але мета звернення до нотаріуса за вчиненням таких дій є різна.

Якщо у першому випадку встановлюється, що фізична особа є живою у певний час, то у другому — що особа у певний час перебуває у певному місці.

Необхідність одержання вказаного свідоцтва, може виникнути у особи, що перебуває у відрядженні та втратила відрядне посвідчення, та інших випадках.

При посвідченні такого факту нотаріус керується тими ж правилами, що і при посвідченні факту, що особа є живою, а саме: нотаріус вчиняє цю нотаріальну дію у присутності особи, що звернулася за її вчиненням, витребовує передбачений ст.43 Закону України «Про нотаріат» документ, на підставі якого встановлюється особа, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, та встановлює обсяг цивільної дієздатності.

Встановивши особу, нотаріус видає фізичній особі або законному представнику малолітньої або недієздатної особи відповідне свідоцтво за формою № 24 Додатку 25 до Правил ведення нотаріального діловодства, в якому поряд з іншим зазначається точна адреса та час посвідчення вказаного факту.

Посвідчення цього факту може бути вчинено як у державній нотаріальній конторі чи у приміщенні, що є робочим місцем приватного нотаріуса, так і поза ними. При цьому важливим є точне зазначення адреси знаходження особи в момент посвідчення цього факту, а у разі, якщо цей факт посвідчується в установі, то в свідоцтві зазначається і назва цієї установи.

Свідоцтва про те, що особа є живою або знаходиться у певному місці, видаються нотаріусами з використанням спеціальних бланків нотаріальних документів у відповідності із ст. 34 Закону України “Про нотаріат”.

Посвідчення часу пред'явлення документу

Посвідчення часу пред'явлення документу не є розповсюдженою нотаріальною дією в нотаріальній практиці.

Необхідність у вчиненні вказаної нотаріальної дії настає, наприклад, у разі ліквідації установи, до якої особа прибула у відрядження і, відповідно, на відрядному посвідченні неможливо проставити відповідну відмітку про час та факт прибуття особи. Ця особа може звернутися до нотаріуса з метою посвідчення часу пред'явлення відрядного посвідчення.

Інколи винахідники та раціоналізатори з метою забезпечення себе від присвоєння авторства іншими особами або з метою мати додатковий доказ у разі спору про пріоритет звертаються до нотаріуса з проханням посвідчити час пред'явлення опису винаходу або раціоналізаторської пропозиції (часто разом з кресленнями, схемами та ескізами).

Нотаріус встановлює особу фізичної особи, що пред'явила документ, і для підтвердження часу його пред'явлення проставляє посвідчувальний напис безпосередньо на самому документі, за посвідченням часу предʼявлення якого звернулися до нотаріуса, за формою № 62 Додатку 25 до Правил ведення нотаріального діловодства.

Нотаріус виготовляє копію з документа, на якому проставлений посвідчувальний напис, яка залишається в його справах.

У разі, якщо документ, щодо якого є необхідність посвідчити час його пред'явлення, викладений на двох чи більше аркушах, нотаріус прошиває його та скріплює своєю печаткою з зазначенням кількості аркушів документу у порядку, передбаченому п. 6.22 Правил ведення нотаріального діловодства.

У разі подання декількох документів посвідчувальний напис вчинюється на кожному документі окремо, кожний з них фіксується у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій з присвоєнням окремого реєстрового номеру і стягується ставка державного мита за кожний документ. Використання спеціальних бланків нотаріальних документів для вчинення цієї нотаріальної дії законодавством України не передбачено.

Другі примірники вказаних документів зберігаються 3 роки у справі 02-25 згідно Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (Додаток 32 до Правил ведення нотаріального діловодства).

Передача заяв громадян, підприємств, установ та організацій іншим громадянам, підприємствам, установам та організаціям

Відповідно до ст. 84 Закону України “Про нотаріат” нотаріус передає заяви громадян, підприємств, установ та організацій іншим громадянам, підприємствам, установам та організаціям, якщо вони не суперечать закону та не містять відомостей, що порочать честь та гідність людини.

Така нотаріальна дія досить поширена в нотаріальній практиці нотаріусів України.

Коло питань, що викладаються у таких заявах досить широке, вони стосуються різних життєвих ситуацій, направлені на досягнення певного юридичного наслідку, або свідчать про належне виконання учасником цивільних відносин своїх обов’язків, які передбачені законом.

Найчастіше у практиці трапляються випадки передачі заяв щодо реалізації співвласниками свого переважного права купівлі майна, що знаходиться у спільній частковій власності.

Можлива передача заяви довірителя повіреному про скасування довіреності, або заяви наймодавця наймачеві про припинення дії договору найму нерухомості та звільнення об'єкту.

Непоодинокі випадки передачі претензій кредиторів про вчинення тих чи інших дій боржником.

Також є випадки передачі заяв учасникам господарських товариств про скликання загальних зборів та визначення порядку денного.

Передача заяви третій особі також може бути викликана необхідністю попередити або повідомити про щось, внести будь-яку пропозицію, а також в інших випадках.

Передача заяви через нотаріуса практично унеможливлює оспорювання певної дії на тій підставі, що заінтересованим особам не було доведено той чи інший факт та намір заявника.

По факту передачі заяви нотаріус видає відповідне свідоцтво, і це свідоцтво стає доказом передачі заяви певного змісту. При цьому особа, якій передано таку заяву, не може посилатися на те, що їй не було відомо про наміри заявника, і оспорити цей факт.

Заяви, які повинні бути передані, надаються нотаріусові належним чином оформлені і не менш ніж у двох примірниках, один з яких передається нотаріусом адресату поштою із зворотнім повідомленням про вручення або особисто вручається адресатові під розписку.

Заяви можуть передаватися також з використанням технічних засобів.

Використання спеціальних бланків нотаріальних документів для вчинення цієї нотаріальної дії законодавством не передбачено, за винятком випадків коли особа-заявник, крім передачі нотаріусом заяви адресату, бажає засвідчити справжність свого підпису на такій заяві.

Передача заяв фізичних чи юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам є окремою нотаріальною дією, що реєструється в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

У разі направлення заяви поштою, до неї додається супровідний лист нотаріуса, також складений не менш, ніж у двох примірниках, який реєструється відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, один з яких залишається у справі нотаріуса та приєднується до заяви, що підлягає передачі та зберігається 3 роки у справі 02-24 згідно Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (Додаток 32 до Правил ведення нотаріального діловодства).

У відповідності до ст. 52 Закону України «Про нотаріат» про всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами або посадовими особами органів місцевого самоврядування, робиться запис у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій після того, як нотаріус зробить посвідчувальний напис на документі або підпише документ, що ним видається.

Кожна нотаріальна дія реєструється під окремим порядковим номером. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована, зазначається на документі, що видається нотаріусом, чи в посвідчувальному написі.

Враховуючи те, що посвідчувальний напис щодо такої нотаріальної дії, як передача заяви не передбачений, то супровідний лист доцільно викладати на зворотному боці усіх примірників самої заяви, або на зворотному боці останнього аркуша заяви, якщо вона викладена на двох або більше аркушах, з зазначенням дати та номера за реєстром для реєстрації нотаріальних дій, за яким зареєстрована така нотаріальна дія, як передача заяви.

У разі передачі заяви нотаріусом особисто адресату, одержувач повинен підписатися у розносній книзі для місцевої кореспонденції нотаріуса (нотаріальної контори) про одержання цієї заяви (справа 01-28 згідно Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса Додаток 32 до Правил ведення нотаріального діловодства).

В разі відмови адресата одержати документ йому пропонується викласти причини відмови у письмовій формі.

На примірнику переданої заяви, що залишається у справі нотаріуса, зазначається реєстровий номер, за яким нотаріус зареєстрував передачу заяви, і проставляється відмітка про стягнення державного мита або плати за вчинення нотаріальної дії.

Особа, що подала заяву для її передачі, вправі просити нотаріуса про видачу їй свідоцтва про передачу заяви.

Таке свідоцтво виготовляється нотаріусом на спеціальному бланку нотаріальних документів за формою 26 Додатку 25 Правил ведення нотаріального діловодства і видається за усним зверненням заявника.

Незважаючи на те, що вказаною формою не передбачено, але як передбачено пп. 4.2 п. 4 глави 20 розділу ІІ Порядку, в свідоцтві викладати зміст одержаної на заяву відповіді або зазначати про те, що в зазначений строк відповіді на заяву не одержано, в іншому випадку таке свідоцтво втрачає юридичний сенс.

Вартість

За передачу заяв та видачу відповідних свідоцтв про передачу заяви стягується державне мито у розмірі 0, 03% неоподатковуваного мінімуму доходів громадян, згідно пп. с п. 3 ст. 3 Декрету Кабінету Міністрів України “Про державне мито” у сумі 0, 51 грн, або плата за вчинення нотаріальної дії приватним нотаріусом відповідно до ст. 31 Закону України “Про нотаріат”.