Порядок поновлення актових записів цивільного стану

Нормативна база

• Цивільний кодекс України
• Цивільний процесуальний кодекс України
• Закон України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану»
• Постанова Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року №1064 «Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян»
• Постанова Кабінету Міністрів України від 24 січня 2023 року № 66 «Про забезпечення здійснення закордонними дипломатичними установами України повноважень у сфері державної реєстрації актів цивільного стану в умовах воєнного стану»
• Наказ Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року №96/5 «Про затвердження Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання»

Загальні відомості

Відповідно до статті 49 Цивільного кодексу України та статей 2 та 3 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» (далі – Закон №2398-VI), актами цивільного стану є події та дії, які нерозривно пов'язані з фізичною особою і започатковують, змінюють, доповнюють або припиняють її можливість бути суб'єктом цивільних прав та обов'язків.
Відповідно до статті 9 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" реєстрація актів цивільного стану проводиться з метою забезпечення реалізації прав фізичної особи та офіційного визнання і підтвердження державою фактів народження фізичної особи та її походження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, смерті.
Державна реєстрація актів цивільного стану проводиться шляхом складення актових записів цивільного стану.
Актовий запис цивільного стану – це документ органу державної реєстрації актів цивільного стану, який містить персональні відомості про особу та підтверджує факт проведення державної реєстрації актів цивільного стану.
Актовий запис цивільного стану є безспірним доказом фактів, реєстрація яких посвідчується, до спростування його в судовому порядку.

Відомості про фізичних осіб, що містяться у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, безоплатно надаються центральному органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері статистики, для використання у статистичних цілях.

Підстави та порядок подання заяв про поновлення актових записів цивільного стану

Підставою для прийняття заяви про поновлення актового запису цивільного стану є витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану.
Якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державної архівної установи, підставою для прийняття заяви про поновлення актового запису цивільного стану є архівна довідка про його відсутність, видана державним архівом.
У зв’язку з тимчасовою окупацією території України, існують непоодинокі випадки коли громадяни не мають можливості повторно отримати документи на підтвердження фактів народження особи, реєстрацій шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені та смерті з причини відсутності доступу до паперових носіїв актових записів, які знаходять на тимчасовій території України, та відсутністю відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.
Окрім того, у громадян, по всяк час, виникає потреба у внесені змін до актових записів цивільного стану у зв'язку з усиновленням, скасуванням усиновлення, визнанням усиновлення недійсним, визнанням та встановленням факту батьківства, материнства, а також доповненням і виправленням відомостей.
В таких випадках законодавством України, зокрема Законом №2398-VI та Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання (далі – Правила) передбачено поновлення актових записів цивільного стану.
Заява про поновлення втраченого актового запису цивільного стану за встановленою формою подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника при пред'явленні паспорта або паспортного документа.
Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про поновлення актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.
Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про поновлення актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.
Громадяни України, а також іноземці, особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про поновлення втраченого актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України.
Іноземці, особи без громадянства, які постійно проживають в Україні, подають заяву про поновлення втраченого актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання.

В умовах воєнного стану закордонні дипломатичні установи України, визначені Міністерством закордонних справ, проводять державну реєстрацію актів цивільного стану, вносять зміни до актових записів цивільного стану, поновлюють та анулюють їх, повторно видають свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану та видають витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян з використанням зазначеного Реєстру як органи державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснюють його ведення (Постанова Кабінету Міністрів України від 24 січня 2023 року № 66 «Про забезпечення здійснення закордонними дипломатичними установами України повноважень у сфері державної реєстрації актів цивільного стану в умовах воєнного стану»)

Перелік осіб, за заявою яких поновлюються актові записи цивільного стану

У пункті 3.3 Правил міститься перелік осіб, на підставі заяви яких провадиться поновлення актових записів, а саме:

• особи, щодо якої було складено актовий запис;
• одного з батьків неповнолітнього (малолітнього);
• піклувальника неповнолітнього та опікуна малолітнього;
• опікуна недієздатної особи;
• спадкоємців померлого;
• представника органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

Документи, необхідні для поновлення актових записів цивільного стану

Підставою для прийняття заяви про поновлення актового запису цивільного стану є витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану.
Якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державної архівної установи, підставою для прийняття заяви про поновлення актового запису цивільного стану є архівна довідка про його відсутність, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві або Севастополі (пункт 3.4 Правил).
Разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану подаються:

• архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державної архівної установи;
• документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;
• свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);
• інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.
  

Поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу, смерть проводиться тільки за наявності документів, які підтверджують, що відповідний актовий запис був раніше складений в органах державної реєстрації актів цивільного стану України (свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, його копії, засвідченої нотаріально, відмітки (штампа) про державну реєстрацію акту цивільного стану в паспорті або паспортному документі), або на підставі рішення суду (пункт 3.5 Правил).
Рішення суду про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання, крім випадку зберігання запису на тимчасово окупованій території України.
Рішення суду про встановлення факту народження, смерті в певний час, постановлене судом у разі неможливості їх реєстрації органом державної реєстрації актів цивільного стану, є підставою для державної реєстрації таких фактів.
У цих випадках заявник подає до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання копію рішення суду разом із заявою про поновлення актового запису цивільного стану.
При потребі заявник зазначає в заяві про поновлення актового запису про народження додаткові дані (відомості про місце народження, про батьків), необхідні для складання актового запису, які мають бути підтверджені відповідними документами.
Актовий запис про народження, смерть, складений на підставі рішення суду про встановлення факту народження, смерті, включається до книги поновлених актових записів цивільного стану, якщо з дня народження або дня настання смерті минуло більше одного року.

Процедура поновлення актових записів цивільного стану у позасудовому порядку

Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем його первинного складення.
Питання про поновлення актових записів цивільного стану розглядається у строк, що не перевищує трьох місяців, з дня подання відповідної заяви до відділу державної реєстрації актів цивільного стану (абзац перший пункту 1.10 Порядку).
У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.
Питання про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану розглядаються дипломатичним представництвом або консульською установою України у шестимісячний строк з дня подання до них відповідної заяви.

Поновлення актового запису цивільного стану проводиться відповідним органом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника у випадку, якщо витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану від компетентних органів іноземної держави є неможливим.
У разі виникнення ситуації при якій втрачено актовий запис цивільного стану, складений компетентним органом іноземної держави, з якою Україною не укладено договору про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, або якщо законодавством іноземної держави встановлено інший порядок поновлення, відмінний від передбаченого законодавством України, актовий запис цивільного стану поновлюється відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника. Про поновлення актового запису цивільного стану повідомляється компетентному органу іноземної держави.
Якщо заява про державну реєстрацію народження надійшла після закінчення одного року з дня народження дитини і до досягнення нею 16 років, державна реєстрація народження проводиться відділом ДРАЦС за місцем проживання дитини на загальних підставах без складання висновку. У цих випадках пред’являються довідка про народження закладу охорони здоров’я, довідка про перебування дитини під наглядом лікувального закладу, а також довідка з місця проживання дитини; за відсутності такої довідки місце проживання дитини може бути підтверджене паспортом або паспортним документом одного з батьків або законних представників дитини.
Державна реєстрація народження дитини, яка досягла 16 років, але актовий запис про народження не був своєчасно складений, може бути проведена за її письмовою заявою з пред’явленням паспорта при складанні висновку.
Складений актовий запис про народження із зазначенням після порядкового номера: «Державна реєстрація з пропуском строку» – включається до книги поновлених актових записів про народження.
Для правильного написання відомостей у поновлених актових записах цивільного стану здійснюється необхідна перевірка, під час якої з’ясовуються число, місяць і рік народження заявника, а також ті відомості про його батьків, які істотно впливають на цивільно-правові відносини.
Вік особи в поновленому актовому записі про народження зазначається на підставі поданих заявником документів, якщо вони не мають суперечностей.
На підтвердження достовірності поданих заявником документів про реєстрацію актів цивільного стану відділ реєстрації актів цивільного стану додає до матеріалів справи копії відповідних актових записів цивільного стану або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
У разі зберігання відповідного актового запису цивільного стану в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, у строк, що не перевищує трьох робочих днів з дня її отримання, надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану, яке в подальшому додається до повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у відповідній справі. Копія актового запису цивільного стану направляється, якщо про необхідність її надіслання було зазначено у запиті.
Перевірка відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану не проводиться, якщо достовірність актового запису перевірено автоматизованим способом адміністратором Державного реєстру актів цивільного стану громадян або відділом державної реєстрації актів цивільного стану з накладенням кваліфікованого електронного підпису посадової особи, яка здійснювала таку перевірку.

На підставі поданих заявником та затребуваних відділом державної реєстрації актів цивільного стану документів та їх аналізу складається висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану.
Висновок про відмову в поновленні актового запису цивільного стану може бути оскаржено в судовому порядку. Відповідно до пункту 3.13 Положення, якщо актовий запис, який поновлюється, було складено в іншому органі реєстрації актів цивільного стану України, то висновок відділу реєстрації актів цивільного стану про поновлення актового запису цивільного стану разом з матеріалами надсилаються до відділу реєстрації актів цивільного стану, де був складений втрачений актовий запис, для складання поновленого актового запису.
Окремо слід зазначити, що актові записи цивільного стану, складені за межами України, у виняткових випадках можуть бути поновлені на території України, за наявності документа, що підтверджує неможливість його затребування або отримання.
У такому разі, реєстрація поновлення актового запису проводиться у відділі реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника. При цьому, до справи додається дозвіл відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі на поновлення та витяг з Державного реєстру актових записів цивільного стану громадян про відсутність актового запису, що поновлюється, за місцем проживання заявника.
Згідно з пунктом 3.16 Положення на підставі поновленого актового запису виписується свідоцтво, яке видається заявнику або надсилається до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем його проживання для вручення заявнику. На свідоцтві проставляються штампи «Запис поновлено» та «Повторно».
Якщо поновлюється актовий запис про особу, яка померла (для вирішення спадкової справи), у свідоцтві зазначається дата смерті особи, щодо якої поновлюється актовий запис. У таких випадках замість свідоцтва може бути видано витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян встановленого зразка.
У разі відмови в поновленні актового запису цивільного стану у висновку відділу реєстрації актів цивільного стану вказується про можливість оскарження відмови в судовому порядку.

Судовий порядок вирішення питання щодо поновлення актових записів цивільного стану

При відсутності документального підтвердження факту реєстрації акту цивільного стану, законодавством передбачено судовий порядок поновлення актового запису цивільного стану.
Так, відповідно до статті 315 Цивільного процесуального кодексу України (далі – ЦПК України) суд розглядає справи про встановлення факту, зокрема, реєстрації шлюбу, розірвання шлюбу, усиновлення, а також інших фактів, від яких залежить виникнення, зміна або припинення особистих чи майнових прав фізичних осіб, якщо законом не визначено іншого порядку їх встановлення.
Заява фізичної особи про встановлення факту, що має юридичне значення, подається до суду за місцем її проживання (частина перша статті 316 ЦПК України).
Рішення суду про встановлення факту, який підлягає реєстрації в органах державної реєстрації актів цивільного стану, не замінює собою документів, що видаються цими органами, а є тільки підставою для одержання зазначених документів (частина друга статті 319 ЦПК України).
Пунктом 3.17 Положення передбачено, що рішення суду про встановлення факту реєстрації актів цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі реєстрації актів цивільного стану за місцем складання втраченого актового запису. У цьому разі заявник подає копію рішення суду до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання разом із заявою про поновлення актового запису цивільного стану.
У цих випадках заявник подає до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання копію рішення суду разом із заявою про поновлення актового запису цивільного стану.
Актовий запис про народження, смерть, складений на підставі рішення суду про встановлення факту народження, смерті, включається до книги поновлених актових записів цивільного стану, якщо з дня народження або дня настання смерті минуло більше одного року.

Якщо підставою для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання є рішення суду або якщо певне рішення суду є необхідним для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання за зверненням заявника проводиться виключно на підставі примірника рішення суду в електронній формі, отриманого у результаті інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром судових рішень та Державним реєстром актів цивільного стану громадян, що здійснюється інформаційно-комунікаційними засобами в електронній формі у порядку, встановленому Державною судовою адміністрацією України спільно з Міністерством юстиції України.

У разі ухвалення рішення суду до запровадження Єдиного державного реєстру судових рішень примірник рішення суду не пізніше наступного робочого дня з дня подання відповідної заяви запитується відділом державної реєстрації актів цивільного стану у відповідного суду.

У разі якщо рішення суду, яке є підставою для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, відсутнє в Єдиному державному реєстрі судових рішень або його примірник неможливо отримати у зв’язку з ухваленням на тимчасово окупованій території України, відділ державної реєстрації актів цивільного стану відмовляє у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні.

Судова практика

• Рішення Очаківського міськрайонного суду Миколаївської області від 23 грудня 2019 року у справі № 483/2121/19 [1] (встановлення факту народження)

• Рішення Новоселицького районного суду Чернівецької області від 13 квітня 2023 року у справі № 720/957/23 [2] (встановлення факту неправильності запису в актовому записі про шлюб)