Спрощені закупівлі при проведенні електронного аукціону

Нормативна база

Закон України «Про публічні закупівлі»

Лист Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства від 05.05.2020 № 3304-04/28729-06 «Щодо спрощених закупівель»

Поняття «спрощених закупівель».

Спрощені закупівлі - придбання замовником товарів, робіт і послуг, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою за вартість, що встановлена у пунктах 1 і 2 частини першої статті 3 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), шляхом проведення "спрощеної процедури закупівлі" через систему Prozorro. Простіше кажучи Спрощена закупівля — це процедура придбання державним замовником товарів чи послуг на суму до 200 000 грн (до 1 млн грн в окремих випадках), або робіт на суму до 1 500 000 грн (до 5 млн грн в окремих випадках). За своїм принципом вона схожа на відкриті торги і також регламентується Законом України «Про публічні закупівлі», але проводиться у значно коротші терміни.

• для замовників, визначених пунктами 1-3 частини першої статті 2 Закону, за умови, що вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень, а робіт - 1,5 мільйона гривень;
• для замовників, визначених пунктом 4 частини першої статті 2 Закону, за умови, що вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 1 мільйон гривень, а робіт - 5 мільйонів гривень.

Етапи проведення спрощеної закупівлі

Даний вид публічних закупівель має такий алгоритм проведення тобто етапи:

• Публікація оголошення. Замовник публікує в системі Prozorro оголошення, в якому зазначає, що саме та за якою ціною хоче придбати, а також вказує у тендерній документації (доданих файлах) вимоги до майбутнього постачальника.
• Період уточнень — етап, на якому потенційні учасники тендеру мають можливість задати свої питання чи залишити вимоги до замовника, якщо необхідно виправити невідповідність в умовах тендерної документації. Триває щонайменше 3 робочих дні.
• Прийом пропозицій — протягом нього постачальники можуть надіслати свої цінові пропозиції, користуючись майданчиком SmartTender.
• Аукціон — проводиться лише якщо пропозиції надіслали щонайменше два учасники. Якщо ж пропозиція лише одна — закупівля одразу переходить на наступну стадію. За результатами трьох раундів на пониження ціни перемагає постачальник з найбільш вигідною пропозицією.
• Розгляд пропозицій. Замовник уважно вивчає пропозицію переможця на відповідність умовам електронного тендеру.
• Укладання договору про закупівлю. Якщо все добре — замовник підписує угоду з постачальником.

Якщо жоден постачальник не подав пропозицію до закупівлі або всі учасники були дискваліфіковані — спрощена закупівля відміняється.

Замовники

До замовників, які здійснюють закупівлі відповідно до цього Закону, належать:

1) органи державної влади (орган законодавчої, органи виконавчої, судової влади), та правоохоронні органи держави, органи влади Автономної Республіки Крим, органи місцевого самоврядування, об’єднання територіальних громад;

2) Пенсійний фонд України, Фонд загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття, їх територіальні органи (далі - органи соціального страхування);

{Пункт 2 частини першої статті 2 в редакції Закону № 3868-IX від 17.07.2024}

3) юридичні особи, які є підприємствами, установами, організаціями (крім тих, які визначені у пунктах 1 і 2 цієї частини) та їх об’єднання, які забезпечують потреби держави або територіальної громади, якщо така діяльність не здійснюється на промисловій чи комерційній основі, за наявності однієї з таких ознак:

юридична особа є розпорядником, одержувачем бюджетних коштів;

органи державної влади чи органи місцевого самоврядування або інші замовники володіють більшістю голосів у вищому органі управління юридичної особи;

у статутному капіталі юридичної особи державна або комунальна частка акцій (часток, паїв) перевищує 50 відсотків;

4) юридичні особи та/або суб’єкти господарювання, які здійснюють діяльність в одній або декількох окремих сферах господарювання, визначених частиною другою цієї статті, та відповідають хоча б одній з таких ознак:

органам державної влади, органам влади Автономної Республіки Крим, органам місцевого самоврядування або іншим замовникам належить частка у статутному капіталі юридичної особи та/або суб’єкта господарювання в розмірі більше ніж 50 відсотків або такі органи чи інші замовники володіють більшістю голосів у вищому органі юридичної особи та/або суб’єкта господарювання чи правом призначати більше половини складу виконавчого органу або наглядової ради юридичної особи та/або суб’єкта господарювання;

наявність спеціальних або ексклюзивних прав - прав, наданих у межах повноважень органом державної влади або органом місцевого самоврядування на підставі будь-якого нормативно-правового акта та/або акта індивідуальної дії, що обмежують провадження діяльності у сферах, визначених цим Законом, однією чи кількома особами, що істотно впливає на здатність інших осіб провадити діяльність у зазначених сферах. Не вважаються спеціальними або ексклюзивними права, що надані за результатами конкурсів (тендерів, процедур закупівель), інформація про проведення яких разом з критеріями відбору попередньо оприлюднювалася та була наявна у публічному доступі, можливість участі у таких конкурсах (тендерах, процедурах закупівель) не була обмежена та якщо надання таких прав здійснювалося на основі об’єктивних критеріїв.

Державне регулювання, контроль у сфері закупівель та громадський контроль

1. Уповноважений орган здійснює регулювання та реалізує державну політику у сфері закупівель у межах повноважень, визначених цим Законом.

2. Центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, вживає таких заходів:

1) до здійснення оплати за договором про закупівлю перевіряє наявність річного плану, договору про закупівлю та звіту про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель, що підтверджують проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі та за результатами якої укладено договір про закупівлю;

{Пункт 1 частини другої статті 7 із змінами, внесеними згідно із Законом № 1530-IX від 03.06.2021}

2) не допускає здійснення платежів із рахунка замовника згідно з узятим фінансовим зобов’язанням за договором про закупівлю у випадках:

відсутності або невідповідності встановленим законодавством вимогам необхідних документів, передбачених пунктом 1 цієї частини;

відміни процедури закупівлі/спрощеної закупівлі;

набрання законної сили рішенням суду про визнання результатів процедури закупівлі/спрощеної закупівлі недійсною та/або договору про закупівлю нікчемним;

оскарження відповідно до статті 18 цього Закону на період призупинення процедури закупівлі;

наявності відповідного рішення органу оскарження відповідно до статті 18 цього Закону.

Перевірка наявності документів, зазначених у пункті 1 цієї частини, проводиться шляхом перегляду документів, розміщених в електронній системі закупівель.

3. Банки під час оплати за договорами про закупівлю перевіряють наявність звіту про результати проведення закупівлі шляхом його перегляду в електронній системі закупівель. У разі відсутності звіту про результати проведення закупівлі платіжне доручення вважається оформленим неналежним чином.

4. Рахункова палата, Антимонопольний комітет України, центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державного фінансового контролю, здійснюють контроль у сфері публічних закупівель у межах своїх повноважень, визначених Конституцією та законами України.

Органи, уповноважені здійснювати контроль у сфері закупівель, не мають права втручатися в проведення закупівель.

5. Громадський контроль забезпечується через вільний доступ до всієї інформації щодо публічних закупівель, яка підлягає оприлюдненню відповідно до цього Закону, зокрема шляхом здійснення аналізу і моніторингу інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, а також шляхом інформування через електронну систему закупівель або письмово органи, що уповноважені здійснювати контроль, про виявлені ознаки порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель.

Залучення громадськості до здійснення контролю у сфері закупівель здійснюється відповідно до законів України "Про громадські об’єднання", "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", "Про інформацію", "Про відкритість використання публічних коштів".

Громадяни і громадські організації та їх спілки не мають права втручатися у процедуру закупівлі/спрощену закупівлю.

Оголошення закупівлі

Для проведення спрощеної закупівлі необхідно:

• Увійти до особистого кабінету на Майданчику, з якого Ви вирішили оголошувати торги.
• Створити закупівлю, заповнивши всі обов'язкові поля в формі. Прикріпити всі необхідні документи (проект договору, технічні вимоги до товару, кваліфікаційні вимоги до Постачальників тощо).

Звертаємо Вашу увагу та не, що під час проведення спрощених закупівель створення тендерної документації, застосування кваліфікаційних та інших вимог до Постачальників є необов'язковим. Крім цього, немає чітких вимог до тендерної документації, і Замовник сам вирішує, прикріпляти ці документи до оголошення чи ні.

• Опублікувати закупівлю.

В полі "Очікувана вартість закупівлі" - зазначається сума, яка передбачена річним планом Замовника на дану закупівлю. Постачальник не зможе запропонувати ціну, яка перевищує бюджет, зазначений в оголошенні.

В полі "Розмір мінімального кроку пониження ціни" - зазначається мінімальна сума, на яку Постачальник може понизити вартість своєї пропозиції в ході одного раунду аукціону. Крок розраховується у межах 0,5-3% від бюджету закупівлі у грошовому або відсотковому виразі.

Після цього тендеру присвоюється унікальний номер ID вигляду UA-2020-00-00-000000, який відображається на сторінці тендеру і за яким його можуть знайти Постачальники. Вже через 30 хвилин після створення оголошення воно повинно з'явитись на сайті prozorro.gov.ua та на всіх Майданчиках ProZorro.

Якщо Ви хочете запросити постачальника в торги, відправте йому ID тендеру. Завдяки цьому унікальному номеру він знайде саме Ваш тендер і зможе взяти в ньому участь. Окрім цього, Майданчики можуть надавати додатковий безкоштовний сервіс - запрошення постачальника в торги: щоб ним скористатися, необхідно просто звернутися до Майданчика, на якому Ви розміщуєте оголошення.

Якщо у Вас виникло запитання з приводу оголошення або Ви не впевнені у коректності термінів періодів закупівлі, якщо Вам не вдається щось опублікувати або ж Ви не знаєте, як заповнити те чи інше поле і т. п., не зволікайте - дзвоніть до служби підтримки Майданчика, через який Ви оголосили закупівлю, спеціалісти проконсультують і допоможуть.

Період уточнень

Період Уточнень триває мінімум 3 робочих дні. Даний мінімальний термін “зашитий” в Систему, тобто поставити термін періоду менше (наприклад, 1-2 дні) неможливо.

Протягом періоду уточнень Ви можете, за необхідності, змінювати умови закупівлі, додавати/змінювати документи.

В той же час Постачальники мають можливість через Систему звертатися до Вас із питаннями та/або вимогами. Запитання, вимоги та Ваші відповіді на них оприлюднюються в Cистемі, і їх може бачити кожен, хто відкриє Вашу закупівлю. Замовник протягом одного робочого дня з дня оприлюднення питання/вимоги зобов’язаний надати роз’яснення на звернення учасників спрощеної закупівлі, які оприлюднюються в електронній системі закупівель, та/або внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі, та/або вимог до предмета закупівлі.

Важливо! У разі внесення змін до оголошення про проведення спрощеної закупівлі строк для подання пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель не менше ніж на два робочі дні.

Всі відповіді на питання надаються через Майданчик, який Ви обрали для розміщення оголошення. Ви не будете бачити назву компанії, яка ставила питання, лише зміст звернення.

Період подання пропозицій

Тривалість етапу подання пропозицій учасниками визначається встановленими замовником кінцевим строком подання пропозицій та тривалістю періоду уточнення інформації про закупівлю.

При цьому загальна тривалість етапів уточнення інформації про закупівлю та етапу подання пропозицій учасниками не повинен бути менше 6-ти робочих днів.

Важливо! В даний період Ви вже не можете вносити зміни до оголошення, а Постачальники - ставити запитання.

На цьому етапі Постачальники подають пропозиції, які залишаються конфіденційними. До початку аукціону Ви не бачите кількість поданих пропозицій. Проте, якщо по закінченню періоду подання пропозицій Система призначає дату та час аукціону, то для участі у Вашій процедурі закупівлі подано мінімум 2 пропозиції. Майданчики проінформують Вас та Постачальників про дату та час початку аукціону.

Важливо! Якщо на етапі подання пропозицій не було подано жодної пропозиції, то закупівля автоматично відміняється системою.

Важливо! Якщо на етапі подання пропозицій було подано лише 1 пропозицію, то закупівля автоматично переходить на етап кваліфікації, а Ви її оцінюєте.

Аукціон

Після завершення періоду подання пропозицій система планує дату та час аукціону. Він може бути призначений лише на робочий день та на робочий час. Дата та час аукціону відображатиметься в оголошенні про проведення закупівлі. Понижувальний аукціон (редукціон) відбувається за єдиним критерієм - ціна/приведена ціна* та складається з 3 раундів.

• На початку аукціону Ви можете бачити лише кількість Постачальників, які називатимуться "Учасник 1", "Учасник 2" і т. д.
• Приведена ціна - це ціна, зазначена Постачальником у своїй пропозиції та перерахована з урахуванням показників інших критеріїв оцінки за математичною формулою, що визначена Замовником в умовах закупівлі. Приведена ціна = Ціна пропозиції / Коефіцієнт корекції (КК).
• Учасник може протягом одного етапу аукціону один раз понизити ціну/приведену ціну своєї пропозиції не менше ніж на один крок від своєї попередньої ціни/приведеної ціни.

Зверніть увагу! Протягом кожного етапу електронного аукціону всім учасникам забезпечується доступ до аукціону, зокрема до інформації про позицію їхніх цін або приведених цін в електронній системі закупівель у списку від найвищої до найнижчої на кожному етапі проведення аукціону та інформації про кількість учасників на поточному етапі електронного аукціону без зазначення їхніх найменувань..

Кваліфікація постачальників і визначення переможця

На цьому етапі Ви проводите активні дії, а саме: послідовно перевіряєте отримані пропозиції, починаючи з найменшої запропонованої ціни до найвищої. Якщо пропозиція Постачальника з найменшою ціною відповідає Вашим вимогам, така пропозиція оголошується переможцем. Якщо не відповідає - Ви дискваліфікуєте таку пропозицію і оцінюєте наступну.

Якщо на етапі кваліфікації декілька пропозицій в черзі (від найнижчої ціни до найвищої), Ви не можете брати до розгляду пропозицію другого за ціною Постачальника в торгах, доки не приймете рішення по першому Постачальнику. Спочатку відхиляєте пропозицію першого Постачальника, потім розглядаєте другого. Якщо ж пропозиція першого в черзі Постачальника Вам підходить, інші пропозиції Ви вже не розглядаєте.

Укладання договору

Замовник укладає договір про закупівлю з переможцем не пізніше ніж через 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю.

Замовнику варто пам’ятати про опублікування договору про закупівлю та всі додатки до нього протягом 3 робочих дня з дня його укладення. Договір укладають згідно зі статті 41 закону.

Важливо! Сума в договорі не може перевищувати ціну пропозиції Переможця торгів, яку він запропонував в останньому раунді аукціону.

Після прикріплення договору процедура вважається завершеною.

Важливо! Слід пам'ятати, що Ви, як Замовник, можете відмінити процедуру у будь-який момент до її завершення, але при цьому обов’язково повинні зазначити причини відміни закупівлі.

Нікчемність договору про закупівлю

Договір про закупівлю є нікчемним у разі:

1. якщо замовник уклав договір про закупівлю до/без проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі згідно з вимогами Закону;
2. укладення договору з порушенням вимог частини четвертої статті 41 Закону;
3. укладення договору в період оскарження процедури закупівлі відповідно до статті 18 Закону;
4. укладення договору з порушенням строків, передбачених частинами п’ятою і шостою статті 33 та частиною сьомою статті 40 Закону, крім випадків зупинення перебігу строків у зв’язку з розглядом скарги органом оскарження відповідно до статті 18 Закону.

Зміни які необхідно враховувати при проведенні закувівель з 27.02.2023 року.

Рекомендуємо при оголошенні таких закупівель врахувати зміни, якими відтепер:

1. чітко зазначено, що в разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою ніж 50 тис. гривень, без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
2. розширено заборону замовникам здійснювати закупівлі у громадян Російської Федерації/Республіки Білорусь (крім тих, що проживають на території України на законних підставах); юридичних осіб, створених та зареєстрованих відповідно до законодавства Російської Федерації/Республіки Білорусь; юридичних осіб, створених та зареєстрованих відповідно до законодавства України, кінцевим бенефіціарним власником, членом або учасником (акціонером), що має частку в статутному капіталі 10 і більше відсотків, якої є Російська Федерація/Республіка Білорусь, громадянин Російської Федерації/Республіки Білорусь (крім тих, що проживають на території України на законних підставах), або юридичних осіб, створених та зареєстрованих відповідно до законодавства Російської Федерації/Республіки Білорусь;
3. встановлено, що повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, укладеного за результатами відкритих торгів або електронного каталогу (шляхом запиту цінових пропозицій), та зміни до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 цих особливостей, оприлюднюється відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей протягом трьох робочих днів з дня внесення змін;
4. визначено також, що звіт про виконання договору в разі укладання за результатами відкритих торгів або каталогів (шляхом запиту цінових пропозицій) оприлюднюється у разі закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання протягом 20 робочих днів;
5. уточнено, що звіт про виконання договору про закупівлю, укладений відповідно до пункту 13 Особливостей (яким передбачено виключення), не оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель.
6. чітко визначено, що вартість до 200 тис. грн (коли можна укладати прямий договір) відноситься до послуг з поточного ремонту, предмет закупівлі яких визначається відповідно до пункту 3 розділу ІІ Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708. Відповідно до пункту 3 Порядку визначення предмета закупівлі під час здійснення закупівлі послуг з поточного ремонту предмет закупівлі визначається за кожним окремим будинком, будівлею, спорудою, лінійним об’єктом інженерно-транспортної інфраструктури згідно з термінологією державних будівельних норм ДБН А.2.2-3:2014 «Склад та зміст проектної документації на будівництво», затверджених наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України від 04.06.2014 № 163, та / або галузевих будівельних норм ГБН Г.1-218-182:2011 «Ремонт автомобільних доріг загального користування. Види ремонтів та переліки робіт», затверджених наказом Державної служби автомобільних доріг України від 23.08.2011 № 301.
7. у пункті 13 Особливостей в більшість підпунктів внесено уточнення щодо застосування виключень, за якими замовники можуть укласти прямі договори. Також у певних випадках, коли замовник застосовує виключення по пункту 13 Особливостей, визначено, що в разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпунктів 5–11, 14 пункту 13 Особливостей замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та всі додатки до нього, а також обґрунтування застосування замовником підстави для здійснення закупівлі відповідно до цього пункту. Але окремо зверну увагу, що у разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей, отже, по договорах про закупівлю, укладених відповідно до пункту 13 Особливостей, потрібно публікувати повідомлення про внесення змін разом із додатковою угодою;
8. у пункті 18 Особливостей передбачено, що умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі, крім певних випадків. Тепер без посилання на результати електронного аукціону.
9. пункт 28 Особливостей, який стосується складання тендерної документації, доповнено інформацією щодо встановлення кваліфікаційних критеріїв, підстав для відмови в участі у відкритих торгах, а також об’єднання учасників;
10. суттєво внесено зміни в підстави для відмови в участі у відкритих торгах;
11. у пункті 44 Особливостей чітко визначено, коли замовник приймає рішення про відмову учаснику процедури закупівлі в участі у відкритих торгах та зобов’язаний відхилити тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі.