Використання власного автомобіля в службових цілях

Нормативна база

• Кодекс законів про працю України
• Цивільний кодекс України
• Податковий кодекс України
• Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 22 грудня 2010 року № 1170
• Інструкція про статистику заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5

Підстави для використання автомобіля працівника

У господарській діяльності поширена практика використання майна, що належить працівникам, для потреб підприємства. Особливо це стосується такого виду майна, як транспортні засоби, й, зокрема, легкових автомобілів, адже така ситуація може виникати у разі відсутності на балансі підприємства автотранспорту, або в разі коли наявний автотранспорт, проте він не справний, або є автотранспорт, але він пристосований не для всіх поїздок.

Ініціювати використання власного автомобіля працівника може як керівник підприємства, так і сам працівник. Так, у разі виникнення потреби в певному виді транспорту, якого немає на підприємстві, керівник може повідомити про це всіх працівників і запропонувати їм надати на договірній основі власний транспорт для використання у виробничих цілях. Або ж керівник, який знає про наявність у когось із працівників автомобіля певного виду, може звернутися безпосередньо до нього. Так само хтось із працівників, знаючи про потребу підприємства та маючи необхідний транспорт, може самостійно проявити ініціативу щодо використання свого автомобіля у виробничій діяльності.

Зрозуміло, що лише усної домовленості про використання власного транспортного засобу працівника недостатньо: необхідно оформити відповідний договір.

Варіанти використання транспортного засобу працівника

Існує три законних варіанти використання власного автомобіля працівника в діяльності підприємства. Це укладення договору:

• оренда автомобіля
• позичка автомобіля
• використання автомобіля з компенсацією

Договір оренди автомобіля

Орендувати автомобіль підприємство може як у юридичної, так і у фізичної особи, адже обмежень з цього приводу чинним законодавством не встановлено. Загалом питання оренди майна, в тому числі транспортного засобу, регулюється Цивільним кодексом України та Господарським кодексом України. Оскільки в цьому випадку йдеться про оренду автомобіля у працівника – фізичної особи, який не є підприємцем, необхідно керуватися нормами книги п’ятої глави 58 Цивільного кодексу України.

Підставою для оренди автомобіля працівника є укладений договір оренди транспортного засобу між ним та підприємством. Відповідно до статті 799 Цивільного кодексу України договір оренди транспортного засобу укладається в письмовій формі та підлягає нотаріальному посвідченню, якщо він укладений за участю фізичної особи. У разі недодержання сторонами зазначеної вимоги такий договір згідно з частиною першою статті 220 Цивільного кодексу України є нікчемним (недійсним). У той же час частиною другою цієї статті передбачено варіант, коли в судовому порядку можна довести дійсність договору, не посвідченого нотаріально. У ній, зокрема, зазначено, що «якщо сторони домовилися щодо усіх істотних умов договору, що підтверджується письмовими доказами, і відбулося повне або часткове виконання договору, але одна із сторін ухилилася від його нотаріального посвідчення, суд може визнати такий договір дійсним. У цьому разі наступне нотаріальне посвідчення договору не вимагається». Отже, за необхідності підприємство може скористатися цією законодавчою нормою.

За нотаріальне посвідчення договору оренди автомобіля сплачується державне мито. Згідно з підпунктом «д» пункту 3 статті 3 Декрету Кабінету Міністрів України від 21 січня 1993 року № 7-93 "Про державне мито" розмір ставки державного мита за нотаріальне посвідчення такого договору становить 1 % від суми договору, але не менше одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян, який на сьогодні становить 17 грн).

Стосовно форми договору оренди автомобіля, то нормативними документами не встановлено його типової форми, а отже, він складається в довільній формі, з урахуванням загальних вимог, передбачених нормами Цивільного кодексу України. До істотних умов договору оренди автомобіля належать:

• об’єкт оренди (марка та вартість автомобіля);
• строк, на який укладається договір оренди;
• розмір орендної плати;
• форма орендної плати (грошова або натуральна);
• право передачі орендарем автомобіля в суборенду;
• ремонт орендованого автомобіля;
• поліпшення орендованого автомобіля;
• умови припинення договору оренди автомобіля.

За домовленістю між працівником та підприємством суттєвими можуть бути будь-які інші умови договору оренди транспортного засобу. Звертаємо увагу, що якщо підприємство орендує автомобіль у свого керівника, варто, щоб договір від імені підприємства підписував хтось інший, наприклад, його заступник. Адже відповідно до частини третьої статті 238 Цивільного кодексу України представник не може вчиняти правочин від імені особи, яку він представляє, у своїх інтересах або інтересах особи, представником якої він одночасно є, за винятком комерційного представництва. Тому бажано, щоб такий договір від імені підприємства підписувала інша особа, уповноважена на ці дії керівником підприємства.

Передавання автомобіля від працівника підприємству слід підтвердити актом приймання-передачі. Він оформляється в довільній формі та є додатком до договору оренди транспортного засобу. Зважаючи на те, що орендодавцем є фізична особа, такий акт складає юридична особа – орендар. В акті необхідно вказати марку автомобіля, модель, рік випуску, колір, номери кузова та шасі, державний реєстраційний номер, вартість автомобіля. Також потрібно зазначити, в якому технічному стані передається автомобіль та чим він укомплектований. Питання плати за користування орендованим автомобілем регулюється нормами статті 762 Цивільного кодексу України. Зокрема, за домовленістю сторін встановлюється розмір орендної плати та форма оплати – грошова чи натуральна.

Крім установленого розміру орендної плати договором може бути передбачено її періодичний перегляд або зміну (індексацію). Також орендар (у цьому разі підприємство) може вимагати зменшення розміру орендної плати, якщо через незалежні від нього обставини суттєво зменшилася можливість використання автомобіля. До того ж якщо автомобіль протягом певного часу не використовувався через обставини, за які орендар не відповідає, за цей період він взагалі звільняється від орендної плати.

Зазвичай у договорі оренди автомобіля визначається й строк сплати орендних платежів. Але якщо цей строк договором не встановлено, то відповідно до частини п’ятої статті 762 Цивільного кодексу України орендна плата за користування автомобілем вноситься щомісяця.

Договір позички автомобіля

Можливість укладення між підприємством та працівником договору позички транспортного засобу передбачена статтею 828 Цивільного кодексу України. Звертаємо увагу, що йдеться саме про договір позички, а не позики: головною відмінністю цих договорів є те, що предметом позики є гроші або речі, визначені родовими ознаками, а предметом позички, навпаки – речі, визначені індивідуальними ознаками (до них належить і автомобіль).

Згідно з частиною четвертою статті 828 Цивільного кодексу України, якщо хоча б одна зі сторін договору позички транспортного засобу є фізичною особою, то такий договір укладається в письмовій формі та підлягає нотаріальному посвідченню. Але тут же міститься уточнення: «крім наземних самохідних транспортних засобів», що, у свою чергу, викликає низку запитань, пов’язаних із застосуванням цієї норми. Цивільне законодавство не містить чіткого визначення поняття «наземний самохідний транспортний засіб», тому невідомо, які саме автомобілі належать до цієї категорії.

За своєю сутністю договір позички автомобіля є близьким до договору оренди: до нього навіть застосовуються ті ж самі положення Цивільного кодексу України, що й до договору оренди. Але, на відміну від оренди, позичка завжди є безоплатною. Так, згідно з частиною першою статті 827 Цивільного кодексу України за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку. І хоча частиною другою цієї ж статті встановлено, що користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовились про таке або безоплатне користування випливає із суті відносин між ними, це не означає, що договір позички може бути оплатним.

Зважаючи на те, що не кожна особа може погодиться безоплатно використовувати свій автомобіль для службових цілей, договір позички автомобіля працівника практично не застосовують. Але якщо останній та підприємство все ж таки домовляться про укладення такого договору, то, так само як і договір оренди, договір позички укладається в довільній формі з урахуванням загальних вимог, передбачених нормами Цивільного кодексу України.

Передавання автомобіля від працівника підприємству слід підтвердити актом приймання-передачі, в якому вказуються ті ж самі дані про автомобіль, які були зазначені вище при оформленні договору оренди.

Договір використання автомобіля з компенсацією

Можливість укладення між підприємством та працівником договору позички транспортного засобу передбачена статтею 828 Цивільного кодексу України. Звертаємо увагу, що йдеться саме про договір позички, а не позики: головною відмінністю цих договорів є те, що предметом позики є гроші або речі, визначені родовими ознаками, а предметом позички, навпаки – речі, визначені індивідуальними ознаками (до них належить і автомобіль).

Згідно з частиною четвертою статті 828 Цивільного кодексу України, якщо хоча б одна зі сторін договору позички транспортного засобу є фізичною особою, то такий договір укладається в письмовій формі та підлягає нотаріальному посвідченню. Але тут же міститься уточнення: «крім наземних самохідних транспортних засобів», що, у свою чергу, викликає низку запитань, пов’язаних із застосуванням цієї норми. Цивільне законодавство не містить чіткого визначення поняття «наземний самохідний транспортний засіб», тому невідомо, які саме автомобілі належать до цієї категорії.

За своєю сутністю договір позички автомобіля є близьким до договору оренди: до нього навіть застосовуються ті ж самі положення Цивільного кодексу України, що й до договору оренди. Але, на відміну від оренди, позичка завжди є безоплатною. Так, згідно з частиною першою статті 827 Цивільного кодексу України за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку. І хоча частиною другою цієї ж статті встановлено, що користування річчю вважається безоплатним, якщо сторони прямо домовились про таке або безоплатне користування випливає із суті відносин між ними, це не означає, що договір позички може бути оплатним.

Зважаючи на те, що не кожна особа може погодиться безоплатно використовувати свій автомобіль для службових цілей, договір позички автомобіля працівника практично не застосовують. Але якщо останній та підприємство все ж таки домовляться про укладення такого договору, то, так само як і договір оренди, договір позички укладається в довільній формі з урахуванням загальних вимог, передбачених нормами Цивільного кодексу України.

Передавання автомобіля від працівника підприємству слід підтвердити актом приймання-передачі, в якому вказуються ті ж самі дані про автомобіль, які були зазначені вище при оформленні договору оренди.

У Кодексі законів про працю України про компенсацію працівнику за використання в господарській діяльності підприємства його власного автомобіля не згадується. У статті 125 «Компенсація за зношування інструментів, належних працівникам» Кодексу законів про працю України йдеться лише про інструменти фізичної особи, за зношування яких вона має право одержати компенсацію. Автомобіль – це не інструмент, тому застосовувати вказану норму Кодексу законів про працю України для компенсації за його використання неправильно.

Якщо звернутись до Цивільного кодексу України, то домовленість між підприємством та працівником про використання автомобіля та компенсація за це не підпадають під визначення жодного з видів договорів, передбачених цивільним кодексом України.

З іншого боку, частина перша статті 6 Цивільного кодексу України дає змогу сторонам укладати договори, не передбачені актами цивільного законодавства, але які відповідають загальним засадам цивільного законодавства. Тому якщо сторони домовляться, то можуть укласти й договір компенсації. Оскільки законодавство не регулює порядку укладення такого договору, це дає підприємству право встановити його самостійно у внутрішньому локальному акті.

Існує два підходи до документального оформлення відносин у такому випадку – «договірний» та «за заявою». Тобто можна оформити договір про виплату компенсації за використання автомобіля працівника, в якому встановити розмір компенсації та періодичність її виплати. Також можна не оформляти письмового договору, а на підставі заяви працівника про використання власного автомобіля в службових цілях видати наказ керівника про можливість такого використання та виплату компенсації.

Найчастіше застосовують саме другий варіант, адже він звільняє підприємство від необхідності оформлення низки документів та нотаріального посвідчення договору, а працівник може використовувати автомобіль у неробочий час на свій розсуд, оскільки в такому разі право розпорядження транспортним засобом не переходить до підприємства. Це означає, що акт приймання-передачі автомобіля за договором користування не оформляється.

Документальне оформлення використання автомобіля

Незалежно від того, за яким варіантом підприємство та працівник домовляться використовувати його особистий автомобіль у виробничій діяльності, орендна плата або компенсація має виплачуватися на підставі первинних документів, що підтверджують фактичне використання транспортного засобу та понесені працівником витрати.

У разі укладення договору оренди автомобіля ситуація з документами біль-менш зрозуміла. Сума орендної плати визначається договором: вона виплачується працівнику саме за оренду його автомобіля і не включає компенсацію за використане пальне. Орендна плата, як правило, виплачується на підставі оформленого за підсумками місяця (або іншого періоду, встановленого договором) акта приймання-передачі наданих послуг з оренди автомобіля. І хоча законодавство не вимагає складання такого акта, деякі представники контролюючих органів під час перевірок наголошують на його необхідності для підтвердження витрат.

Придбання та списання пального для орендованого автомобіля відбувається так само, як і для будь-якого власного автомобіля підприємства. Витрати на придбання пального та техобслуговування й ремонт орендованого автомобіля несе підприємство. Навіть якщо працівника направлено у відрядження на власному автомобілі, який він передав підприємству за договором оренди, то за умови надання цим працівником як підзвітною особою підтвердних документів про здійснені витрати (чеки з АЗС, де йому заправляли автомобіль, чеки зі СТО, якщо довелося ремонтувати автомобіль, квитанції про оплату стоянки (паркування) або мийки під час відрядження) підприємство має відшкодувати йому такі витрати.

Списання фактично використаних пально-мастильних матеріалів відбувається на підставі подорожнього листа. Саме цей документ містить дані про фактичний пробіг автомобіля, фактичні витрати пально-мастильних матеріалів, а також підтверджує виробничий характер маршруту прямування транспорту. І хоча на сьогодні наявність подорожнього листа у водія не є обов’язковою, для коректного відображення господарських операцій в обліку, для контролю роботи водія та витрат пального без такого документа важко обійтися. Законодавчо форму подорожнього листа не встановлено, але це не є перешкодою для того щоб розробити на підприємстві власну форму з усіма необхідними реквізитами. Подорожні листи виписуються на автомобілі, що перебувають на балансі підприємства, в тому числі на орендовані.

Якщо підприємство виконує поточний ремонт орендованого автомобіля, то понесені витрати мають бути підтверджені актами виконаних робіт (послуг), договорами з виконавцями, банківськими виписками або квитанціями про оплату робіт (послуг).

У разі укладення договору використання автомобіля з компенсацією ситуація з документами дещо складніша. Пов’язано це з тим, що на законодавчому рівні не визначено, що саме входить у поняття «компенсація» (тобто які витрати мають компенсуватися працівнику) та як обчислювати її розмір.

Якщо враховувати всі можливі витрати на автомобіль, сума компенсації може складатися з двох частин:

1) перша - компенсація безпосередньо за використання особистого автомобіля працівника в інтересах підприємства;

2) друга - компенсація витрат, пов’язаних з його експлуатацією (витрати на заправку, ремонт, стоянку, паркування, мийку тощо).

Конкретно про те, що компенсуватиметься працівнику, вказується в наказі керівника підприємства. Як правило, підприємство компенсує працівнику певну суму тільки за використання автомобіля, а всі інші витрати він оплачує за свій рахунок. Але можливий і такий варіант, що працівник самостійно заправляє та ремонтує автомобіль, а підприємство потім відшкодовує йому ці витрати.

Розмір амортизаційних відрахувань обчислюється виходячи з вартості автомобіля за одним із методів нарахування амортизації, обраним підприємством. Вартість нового автомобіля вказана в документах про його придбання. Якщо ж використовується автомобіль, який має тривалий строк експлуатації, можна скористатися послугами незалежного оцінювача.

Для визначення розміру компенсації особистих витрат працівника на заправку автомобіля, ремонт (в разі виникнення його необхідності), паркування тощо необхідні підтвердні документи. Вартість придбаного пального та зазначених послуг працівник може підтвердити чеками з АЗС, СТО, місця паркування.

Ще один важливий момент: подорожні листи виписуються тільки на автомобілі, які обліковуються на балансі підприємства, а оскільки за договором використання автомобіль не передають на баланс підприємства, отже, на нього не можна виписувати подорожні листи.

Оподаткування виплат працівнику

Сума орендної плати, що виплачується працівнику за договором оренди його власного автомобіля, включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу на підставі підпункту 167.1 Податкового кодексу України Ставка податку становить 18 відсотків бази оподаткування щодо доходів, нарахованих (виплачених, наданих) (крім випадків, визначених у пунктах 167.2-167.5 цієї статті) у тому числі, але не виключно у формі: заробітної плати, інших заохочувальних та компенсаційних виплат або інших виплат і винагород, які нараховуються (виплачуються, надаються) платнику у зв’язку з трудовими відносинами та за цивільно-правовими договорами.

Також сума орендної плати підлягає оподаткуванню військовим збором за ставкою 1,5 %.(п.п 13 п. 16-1 розділу ХХ Податкового кодексу України)

Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) на орендну плату не нараховується. Це пояснюється тим, що відносини за договором оренди (найму) не мають ознак правовідносин, які регулюють виконання робіт або надання послуг.