Легалізація документів іноземної держави через афідевіт

Нормативна база

• Цивільний кодекс України
• Закон України "Про нотаріат"
• Роз'яснення Міністерства юстиції України від 01 лютого 1998 року "Щодо нотаріального оформлення від імені громадян, підприємств, установ і організацій України документів, призначених для дії за кордоном"

Загальна інформація

"Афідевіт" це форма дієслова "affidare", що означає "поклявся" або "заявив під присягою".

Афідевіт - це письмова урочиста заява; особливий документ, за допомогою якого підлягають завіренню папери, якщо неможливо їх легалізувати в тому чи іншому міністерстві. У цій заяві під присягою вказуються такі факти, як сімейний стан або наявність дітей.

Хто може запропонувати свідчення під присягою?

Особа може запропонувати свідчення під присягою, але має розуміти серйозність присяги. Це означає, що особа, яка дає свідчення під присягою, не може бути покарана за ненадання інформації, про яку вона не знала. Особисті знання за деяких обставин можуть включати особисту думку, а не факт.     

Афідевіт може використовуватися як окремо або йти в комплекті з додатком, так само підтверджуючи факт, про який йде мова.

Нотаріальне оформлення документів, призначених для дії за кордоном, провадиться з урахуванням права тієї держави, до якої вони мають подаватися.

Перелік нотаріальних дій, що вчиняють нотаріуси, передбачений статтею 34 Закону «Про нотаріат» [1] , включає засвідчення справжності підпису на документах.

Нотаріуси засвідчують справжність підпису на документах, крім тих, які відповідно до закону або за вимогою сторін підлягають нотаріальному посвідченню. Нотаріуси, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчують факти, викладені в документі, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою.

Не можуть нотаріуси засвідчувати справжність підпису фізичної особи на документі, в якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органу (час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо). Справжність підпису на такому документі може бути засвідчена у випадку, якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави.

Відповідно до статті 98 Закону України "Про нотаріат" [2] нотаріуси застосовують норми іноземного права, приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України.

Складення афідевіту

Оформлення афідевіту належить до компетенції нотаріусів. Афідевіт складається українською мовою на спеціальному нотаріальному бланку, цей текст підписується особою в присутності нотаріуса, який посвідчує справжність підпису особи. На прохання громадян може бути оформлений його переклад на іноземну мову за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу. Все, що написано в документі підтверджується під присягою. Якщо потрібні додатові підтверджуючі документи, їх прикріплюють до передньої сторони бланка.

Основна перевага цієї процедури полягає в тому, що вона дозволяє легалізувати документи, які не мають підпису та легалізуючої печатки або апостиля. Наприклад, якщо вам потрібно підтвердити приналежність особи, що засвідчує паспорт, копія нотаріально засвідченої сторінки буде додана до афідевіту.

При оформленні документів, призначених для дії за кордоном, нотаріус повинен роз'яснити заінтересованим особам необхідність їх наступної легалізації. У випадку, якщо це передбачено міжнародним договором України, кожна із договірних сторін приймає документи без легалізації.

Детальніше див. "Порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном", "Порядок проставлення апостиля".

Афідевіт може бути оформлений не тільки фізичною особою, але і юридичною особою. В даному випадку в нотаріальну контору повинен з'явитися представник компанії, уповноважений пройти процедуру. Ніяких відмінностей від отримання документа фізичною особою немає.

Афідевіт складається з:

1. інформації про особу, яка дає письмові свідчення, а саме: прізвище, ім'я та місце проживання особи, яка підписує афідевіт;
2. фактів, які склав нотаріус зі слів афіанта ("автор" афідевіту);
3. клятви (підтвердження) від імені особи, що все викладене в афідевіті - правда;
4. дата афідавіта.

Згідно з вимогами юридичних установ деяких країн до письмових урочистих заяв (афідевітів) повинні долучатися на підтвердження фактів, викладених у цих заявах, документи (листи, фотокартки, квитанції, довідки, витяги тощо).

Перелік документів для складання афідевіту

для фізичних осіб:

• паспорт;
• картка платника податків;
• документ/документи, які необхідно пришити до афідевіту.

для фізичних осіб-підприємців:

• паспорт;
• картка платника податків;
• виписка з реєстру юридичних осіб;
• документ/документи, які необхідно пришити до афідевіту.

для представника юридичної особи:

• паспорт та картка платника податків підписанта;
• протокол та наказ (або інші документи, щ опідтверджують повноваження підписувача);
• статут, виписка і печатка;
• документ/документи, які необхідно пришити до афідевіту.

Зверніть увагу! Афідевіт з додатками може підписати тільки та фізична (юридична) особа, яка видала документ або на чиє ім'я він виданий.

Документи (листи, фотокартки, квитанції та інші), що додаються до афідевіту на підтвердження викладених в ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Згідно з вимогами деяких країн наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі. Після того, як текст афідевіта складений, до нього прикріплюються документи (якщо такі є), які громадянину необхідно легалізувати. Даний документ використовується закордонном і пред'являється іноземним органам.

Таким чином, афідевіт, як юридичний інструмент, фактично надає можливість включити у міжнародний документообіг ті документи, які неможливо апостилювати чи легалізувати шляхом консульської легалізації.

Оcновні типи заяв-афідевітів

• Заява про неперебування в шлюбі (цивільний стан);
• Заява-згода на тимчасовий виїзд малолітньої дитини за кордон;
• Заява-згода на виїзд малолітньої дитини на постійне проживання;
• Заява про згоду дружині/чоловікові на придбання нерухомого майна;
• Заява про фактичні показники одометра (пробігу автомобіля);
• Заява згода на навчання дитини за кордоном і виготовлення необхідних документів;
• Заява про належність особи до певного віросповідання.
• Заява (відмова від певних прав) про відсутність претензій до іншої сторони

Для певної країни, де буде використовуватися дана заява про сімейний стан, її обов’язково необхідно легалізувати належним чином – проставити апостиль або здійснити консульську легалізацію.

Основні документи, які легалізуються через афідевіт:

• Документ, що посвідчує особу, наприклад, паспорт;
• Медичні довідки (довідка про щеплення, лист непрацездатності тощо);
• Довідки, які були переведені на іноземну мову;
• Документи суб'єктів господарювання (протоколи зборів, довіреності на фірмовому бланку суб'єктів господарювання, договіри)
• Будь-які інші документи, які не містять підпис уповноваженої особи та/або печатку.

Якщо афідевіт оформляють для підтвердження належності паспорта, то замість посвідчення особи до бланка додають нотаріально засвідчені копії сторінок. У разі використання медичних довідок додають їхні копії або оригінали.

Афідевіт також може оформлюватися на документації суб'єктів господарювання і громадських організацій. Тобто посадова особа підприємства може сформувати афідевіт, який підтверджує, що докладені документи є вірною копією, наприклад, всього електронного листування з адреси підприємства з певною особою за певний проміжок часу.

З метою засвідчення справжності підпису на афідевіті особа має звернутися до будь-якої державної нотаріальної контори або до приватного нотаріуса з документом, що посвідчує особу (паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» [3] ), та документами (листи, фотокартки, квитанції, довідки, витяги тощо), які будуть підшиті до афідевіту.

Нотаріус не посвідчує факти викладені в документі та не несе відповідальності, якщо особа подала неправдиву інформацію та підтвердила її в тексті афідевіту, а лише підтверджує, що підпис на цьому документі зроблений саме цією особою.

Увага! Офіційні документи (у цьому випадку – афідевіт), які складені на території України, з метою використання їх на території інших держав потребують процедури легалізації.

Вартість афідевіта

За засвідчення справжності підпису особі необхідно буде сплатити відповідну суму.

У випадку засвідчення справжності підпису приватним нотаріусом розмір плати буде визначатися за домовленістю сторін, тоді як державні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій справляють державне мито та стягують плату за надання додаткових послуг правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру.

Корисні посилання

• Як оформити афідевіт в Україні?
• Дещо інший погляд на афідевіт