Відновлення втраченого правовстановлюючого документу

Нормативна база

• Цивільний кодекс України
• Закон України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень»
• Закон України «Про нотаріат»
• Закону України «Про інформацію»
• Постанова Кабінету Міністрів України від 25 грудня 2015 року № 1127 «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень»
• Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 22 лютого 2012 року № 296/5

Видача дублікатів втрачених, зіпсованих або пошкоджених документів

Документом, відповідно до статті 1 Закону України “Про інформацію” є матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі і просторі.
Згідно з пунктом 13 глави 11 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженних Наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5 особливим видом копії документа є дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.

Орган, який видав/посвідчив правовстановлюючий документ на об’єкт нерухомого майна (будинок, квартиру), видає дублікат втраченого документа. Чинним визнається дублікат, який:

• виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал;
• містить інформацію аналогічну інформації в оригіналі;
• містить відбиток печатки установи та підписи посадових осіб;
• містить у правому верхньому куті відмітку «Дублікат».

Що таке державна реєстрація права власності на нерухоме майно

Це офіційне визнання і підтвердження державою фактів набуття, зміни або припинення речових прав на нерухоме майно, шляхом внесення відповідних відомостей до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (п. 1 ч. 1 ст. 2 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень»).
Права на нерухоме майно, які підлягають державній реєстрації, виникають з дня такої реєстрації (ч.4 ст.334 ЦК України). Нещодавно з'явилась можливість здійснити державну реєстрацію права власності на об'єкт нерухомого майна, що виникло та зареєстроване в установленому законом порядку до 01 січня 2013 року, до запровадження Державного реєстру речових прав на нерухоме майно у 2013 році за допомогою онлайн-сервісу державних послуг - Дія. При створені заяви в електронній формі, витяг у паперовій формі не видається. Проте витяг в електронній формі має таку саму юридичну силу, як і паперовий. Його можна роздрукувати та користуватися, як будь-яким іншим документом. Скористатися вказаною послугою особа може, лише якщо вона є одним із власників нерухомого майна, щодо якого подається заява. Слід звернути увагу, що послуга на сьогодні ( жовтень 2021 року) доступна в місті Харків (Постанова Кабінету Міністрів України від 28.04.2021 № 509 «Про запровадження експериментального проекту щодо отримання державним реєстратором прав на нерухоме майно за допомогою Державного реєстру речових прав на нерухоме майно відомостей про державну реєстрацію права власності на нерухоме майно, що перебувають у розпорядженні комунальних підприємств бюро технічної інвентаризації на паперових носіях, та внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України»).

Цікава правова позиція зазначена Касаційним господарським судом у складі Верховного Суду у постанові від 24 січня 2020 року у справі № 910/10987/18, відповідно до ч. 2 ст. 12 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» записи, що містяться у Державному реєстрі прав, повинні відповідати відомостям, що містяться в документах, на підставі яких проведені реєстраційні дії. У разі їх невідповідності пріоритет мають відомості, що містяться в документах, на підставі яких проведені реєстраційні дії. Наведеною нормою законодавець врегулював правову ситуацію, коли відомості, що містяться у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно, не відповідають наявним чинним та нескасованим правовстановлюючим документам, на підставі яких проведені реєстраційні дії та які мають пріоритет над записами, що містяться у Державному реєстрі.

Де можна отримати дублікати втрачених або зіпсованих документів

Як відновити знищені або втрачені документи на право власності.

Втрата документа, його пошкодження чи зіпсування - явище не з приємних, однак не безвихідне.
За загальним правилом, лише суб'єкт, що видавав документ, може видати його дублікат. Такими документами, які посвідчують право власності, можуть бути:

• договір купівлі-продажу;
• договір дарування;
• договір міни;
• свідоцтво про право власності;
• свідоцтво про право на спадщину тощо.

Для того, щоб його отримати необхідно подати письмову заяву до відповідного органу особисто або через представника за дорученням. Подати заяву на отримання копії заявник може особисто.
Статтею 53 Закону України “Про нотаріат” встановлено, що у разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, за письмовою заявою осіб, видається дублікат втраченого документа. Видача дубліката втраченого або зіпсованого документа здійснюється державним нотаріальним архівом. До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування, дублікат втраченого документа видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання. Дублікати втрачених заповітів та довіреностей підлягають обов’язковій реєстрації у Спадковому реєстрі, Єдиному реєстрі довіреностей. Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність. У разі відсутності інформація щодо особи, яка видавала документ, необхідну інформацію можна отримати, зробивши інформаційну довідку (при наявності електронного цифрового підпису для входу до системи) з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, через Кабінет електронних сервісів.

Тобто, якщо втрачено оригінал документа, що встановлював право власності на будинок, квартиру чи іншу нерухомість, варто в першу чергу звернутися до нотаріуса, який посвідчував такий документ, або до органу місцевого самоврядування, який такий документ видавав, із заявою про видачу його дубліката.

Функцію з видачі дублікатів свідоцтв про право власності взамін загублених або пошкоджених реалізують центри надання адміністративних послуг. Послуга є безкоштовною. Для отримання дублікату свідоцтва про приватизацію в ЦНАП необхідно надати:

• заяву зі згодою всіх повнолітніх співвласників житла, які брали участь в приватизації (заповнюється в присутності адміністратора);

• копії паспортів або свідоцтв про народження для осіб, що не досягли 16-річного віку, які є співвласниками житла та оригінали документів для посвідчення;

• документ з поліції про те, що оригінал свідоцтва про право власності на житло був викрадений або втрачений;

• оголошення про втрату свідоцтва в друкованих засобах масової інформації.

Як відновити правовстановлюючий документ, виданий до 1 січня 2013 року

Абзацом першим пункту 53 Порядку державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень" визначено, що у разі коли документ, що посвідчує набуття права власності або інших речових прав, похідних від права власності, реєстрацію яких було проведено до 1 січня 2013 р. відповідно до законодавства, що діяло на момент їх виникнення, втрачено, пошкоджено чи зіпсовано, державна реєстрація такого права власності або іншого речового права, похідного від права власності, може бути проведена за бажанням заявника на підставі відомостей Державного земельного кадастру чи відповідно на підставі відомостей Реєстру прав власності на нерухоме майно, який є архівною складовою частиною Державного реєстру прав, або у разі коли відповідна реєстрація проводилася виключно на паперових носіях інформації (реєстрові книги, реєстраційні справи), ведення яких здійснювали підприємства бюро технічної інвентаризації, - на підставі відомостей таких носіїв інформації.
Державна реєстрація прав у випадку, передбаченому цим пунктом, проводиться виключно за умови встановлення державним реєстратором наявності зареєстрованого права власності або інших речових прав, похідних від права власності, на підставі відповідних документів у Державному земельному кадастрі чи в Реєстрі прав власності на нерухоме майно, а у разі коли відповідна реєстрація проводилася виключно на паперових носіях інформації (реєстрові книги, реєстраційні справи), ведення яких здійснювали підприємства бюро технічної інвентаризації, - на таких носіях інформації, з обов’язковим зазначенням у Державному реєстрі прав відомостей про втрату, пошкодження чи зіпсування відповідного документа.
Отже, у випадку втрати, пошкодження або зіпсування свідоцтва про право власності на нерухоме майно, виданого органом місцевого самоврядування або місцевою адміністрацією, державного акту на право власності на земельну ділянку, за видачею свідоцтва на заміну втраченого, пошкодженого чи зіпсованого документа, необхідно звертатись саме до державного реєстратора.
Загалом державна реєстрація права власності та інших речових прав (крім іпотеки) проводиться державним реєстратором  протягом 5 робочих днів з дня реєстрації відповідної заяви. За бажанням особи, реєстраційні дії можуть вчинятись у менші строки, але доведеться сплатити додатково.

Як відновити правовстановлюючий документ, виданий після 1 січня 2013 року

Якщо ж власник загубив правовстановлюючий документ, виданий після 1 січня 2013 року, то дані про державну реєстрацію відповідних прав, враховуючи й відомості про підстави виникнення прав, вже є у Державному реєстрі. Спираючись на відомості, що занотовані у Державному реєстрі прав, особа здатна за законом вчиняти дії, результатом яких є набуття права власності на нерухомість, зміна або припинення таких прав.
Підпункт 1.1 пункту 1 глави 2 розділу II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України визначає, що правочини щодо відчуження та застави майна, право власності на яке підлягає реєстрації, посвідчуються за умови подання документів, що посвідчують право власності (довірчої власності) на майно, що відчужується або заставляється. Якщо ж право власності на нерухомість зареєстроване записом у Державному реєстрі прав – підтверджуючі документи не потрібні. Це встановлено пунктом 3 глави 7 розділу 1 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, який передбачає, що документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, та документи або копії (витяги) з них, необхідні для вчинення нотаріальної дії, обов'язково долучаються до примірника правочину, свідоцтва тощо, які залишаються у справах нотаріуса. У разі коли державну реєстрацію права власності на земельну ділянку та об’єкт нерухомого майна проведено без видачі документа, що посвідчує таке право або у зв’язку із втратою, пошкодженням чи псуванням відповідного державного акта на право власності, свідоцтва про право власності на нерухоме майно, нотаріальна дія щодо такого майна вчиняється на підставі інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, отриманої шляхом безпосереднього доступу до нього. Така інформація долучається до примірника правочину, свідоцтва тощо, які залишаються у справах нотаріуса.

Відновлення правовстановлюючого документу в судовому порядку

В разі відсутності можливості отримати дублікат втрачених, пошкоджених чи зіпсованих документів через нотаріуса, ЦНАП, БТІ чи інших осіб, то питання може вирішитись в судовому порядку.

В залежності від того, з якої причини відсутні правоустановчі документи, визначається майбутній алгоритм дій в судовому порядку. Зокрема, заявами, що подаються до суду можуть бути: заяви про визнання права власності на майно, заяви про встановлення юридичного факту, заяви про усунення перешкод у здійсненні права власності шляхом витребування правовстановлюючих документів на майно. Так, наприклад, якщо правовстановлюючі документи на спадкове майно зберігаються у одного зі спадкоємців, який зумисно не надає їх нотаріусу, то вказане є підставою для звернення до суду з позовною заявою про усунення перешкод у здійсненні права власності шляхом витребування правовстановлюючих документів на майно у вказаного спадкоємця. Після задоволення такого позову та витребування правовстановлюючих документів , оформлення права на спадкове майно здійснюється в нотаріальному порядку шляхом видачі нотаріусом свідоцтва про право на спадщину. Рішення суду при цьому стає правовстановлюючим документом. Якщо, наприклад, для прийняття спадщини відсутні будь які документи про право власності, то питання вирішується шляхом подачі заяви про визнання права власності на спадкове майно. Якщо особа втратила документи або вони були знищені внаслідок воєнних дій, то питання може бути вирішене до суду шляхом встановлення юридичного факт права власності або про визнання права власності на нерухомий об’єкт.

Зі змісту ст. 392 Цивільного кодексу України вбачається, що власник майна може пред’явити позов про визнання його права власності, якщо це право оспорюється або не визнається іншою особою, а також у разі втрати ним документа, який засвідчує його право власності.

Якщо попередньо вже було рішення суду про право власності на нерухомий об’єкт і було втрачене або знищене рішення суду, то необхідно звернутися до суду першої інстанції, де розглядалась відповідна справа, з заявою про видачу повторно рішення суду.

Позовна заява

Особою подається позов про визнання права власності на об’єкт нерухомості або про встановлення юридичного факту.

Згідно частини 1 статті 30 Цивільного процесуального кодексу України позови, що виникають із приводу нерухомого майна, пред’являються за місцезнаходженням майна або основної його частини. Якщо пов’язані між собою позовні вимоги пред’явлені одночасно щодо декількох об’єктів нерухомого майна, спір розглядається за місцезнаходженням об’єкта, вартість якого є найвищою.
Метою є усунення невизначеності відносин права власності щодо індивідуально-визначеного майна, власником якого є позивач, або отримання документа, що засвідчує його право власності та був раніше втрачений ним. Позов про визнання права власності є речово-правовим, вимоги якого звернені не до відповідача, а до суду, який має підтвердити наявність у позивача права власності на відповідне майно.

Відповідачами в таких справах є особи, які не визнають належності на праві власності майна позивачу у зв’язку з відсутністю у нього відповідного документа.
За загальним правилом судове рішення не породжує права власності, а лише підтверджує наявне право власності, набуте раніше на законних підставах, у випадках, коли це право не визнається, заперечується або оспорюється. Рішення суду при цьому стає правовстановлюючим документом.

Судова практика

• Рішення Любашівського районного суду Одеської області від 06 березня 2018 року у справі № 507/129/18
• Рішення Первомайського міськрайонного суду Миколаївської області 05 лютого 2020 року у справі № 484/17/20

Корисні посилання

• Буклет "Як відновити втрачені документи"

Див. також

• Державна реєстрація речових прав на нерухоме майно