Укладання меморандуму про співпрацю

Нормативна база

• Цивільний кодекс України

Визначення поняття меморандуму

Мемора́ндум — дипломатичний документ, у якому докладно викладається факт, та юридичний бік будь-якого питання і наводяться відповідні аргументи.

Термін може мати такі значення:

• дипломатичний документ, в якому викладений фактичний, документальний чи юридичний бік якогось питання. Як правило, додається до ноти або вручається особисто представнику іншої країни.
• лист з нагадуванням про що-небудь (у торгівлі);
• доповідна записка, службова довідка, довідка;
• перерахування в страхових полісах (особливо морських) небезпек, страхування від яких не проводиться.

Види меморандумів

Меморандум за змістом буває зовнішнім і внутрішнім.
Зовнішній меморандум направляється особам, що звернулися в юридичну фірму.
Внутрішній меморандум адресований усім або окремим співробітникам тієї організації, всередині якої його було створено; він залишається всередині компанії і не призначений для читання третіми особами.

Структура меморандуму:

Меморандум про співпрацю за замістом має наступну структуру:

Назва меморандуму

Наприклад: МЕМОРАНДУМ про співпрацю та взаєморозуміння в сфері надання послуг з управління багатоквартирними будинками на території населених пунктів, що входять до складу міської ради.

Місце і дата укладення меморандуму

м. ___________ "___" __________ 20___ р.

Вступна частина (преамбула) меморандуму

Вступна частина (преамбула) меморандуму повинна містити дані про сторін. Якщо стороною є фізична особа, то зазначаємо ПІБ, ідентифікаційний номер або паспортні дані, адреса реєстрації особи та адреса для листування.
Для юридичних осіб – повне найменування (Публічне акціонерне товариство "Назва_товариства"), ідентифікаційний код юридичної особи (код ЄДРПОУ) та адреса місцезнаходження. Також обов’язковим елементом є посада особи, яка підписує договір, та назва документу, на підставі якого така особа діє (на підставі статуту, довіреності, протоколу тощо).
Для фізичних осіб–підприємців – повне найменування та повноваження та виписка з ЄДР на основі якого діє ФОП.

Загальні положення (терміни та визначення)

Наприклад:
Терміни та визначення, що використовуються в даному Меморандумі:
Координатор - уповноважений виконавчий орган міської ради, який контролює і надає всебічну підтримку Сторонам в реалізації завдань, які передбачені Меморандумом.
Управитель багатоквартирного будинку – фізична особа - підприємець або юридична особа - суб’єкт підприємницької діяльності, яка за договором із співвласниками забезпечує належне утримання та ремонт спільного майна багатоквартирного будинку і прибудинкової території та належні умови проживання і задоволення господарсько-побутових потреб.
ОСББ (об’єднання співвласників багатоквартирного будинку) – юридична особа, яка створена власниками квартир та/або нежитлових приміщень багатоквартирного будинку для сприяння використанню їхнього власного майна та управління, утримання і використання спільного майна та самостійно здійснюють управління будинком.
Уніфікована муніципальна база даних – база даних, яка поєднує інформацію, необхідну для формування взаємовідносин між всіма учасниками в сфері житлово-комунального господарства (інформація про рівень благоустрою будинку, площі квартир/ будинків, інформація про споживачів, обсяги споживання, тарифи на нарахування за житлово-комунальні послуги, тощо) та виконавчими органами Вовчанської міської ради, які реалізують державну політику щодо комплексного розвитку житлово-комунального господарства та соціального захисту населення.

Предмет та мета меморандуму. Основні принципи та напрями співробітництва

Наприклад:
Підписанням даного Меморандуму Сторони засвідчують, що діють на засадах паритетності та рівноправності у взаємовідносинах і мають намір спрямувати зусилля на ефективне співробітництво щодо:

• сталого забезпечення населення міста житлово-комунальними послугами;
• безпечних та комфортних умов проживання в квартирах житлових будинків;
• соціального захисту споживачів житлово-комунальних послуг;
• забезпечення належного рівня благоустрою на прибудинкових територіях;
• проведення капітального ремонту багатоповерхових житлових будинків, в т. ч. на умовах співфінансування з міського бюджету;
• проведення робіт з благоустрою прибудинкових територій, в т.ч. на умовах співфінансування з міського бюджету;
• реалізації проектів з енергоефективності та підвищення обізнаності громадськості щодо енергоощадливості;
• реалізації міських програм у сфері надання житлово-комунальних послуг;
• долучення до загальноміських заходів, в т.ч. пов’язаних з санітарним очищенням територій населених пунктів, що входять до складу Вінницької міської об’єднаної територіальної громади;
• супроводження, наповнення та актуалізація інформації уніфікованої муніципальної бази даних;
• сприяннярозв'язанню проблем в сфері надання житлово-¬комунальних послуг та сприяння в їх вирішенні.

Права та обов’язки Сторін

Наприклад:
Сторони беруть на себе зобов'язання, в межах компетенції, забезпечувати співпрацю з питань:
належного та ефективного управління та утримання будинків і прибудинкових територій у відповідності до чинного законодавства, норм та Правил благоустрою певного міста, в т. ч.:
● забезпечення технічного обслуговування житлових будинків та технічного обладнання, в т.ч. вчасного проведення технічного обслуговування димових, вентиляційних каналів, систем автоматики та димовидалення, пожежогасіння;
● негайної ліквідації аварійних ситуацій, не пізніше 3-х годин з моменту виникнення, пов’язаних з пошкодженням інженерних мереж, обладнання або конструктивних елементів, що перешкоджає постачанню комунальних послуг, спричиняє або може спричинити шкоду життю та здоров’ю людей, пошкодженню майна;
● оперативного реагування на звернення громадян, які надходять до відділу оперативного реагування «Цілодобова варта» Вовчанської міської ради та обліку звернень громадян;
● забезпечення проведення поточного ремонту житлових будинків;
● проведення підготовки житлових будинків до сезонної експлуатації для забезпечення нормативних санітарно-технічних вимог щодо експлуатації приміщень житлових будинків і режимів функціонування інженерного обладнання;
● своєчасного проведення заходів, направлених на безпечну експлуатацію ліфтів;
● утримання місць загального користування житлових будинків в належному санітарному стані, в т.ч. підвалів, горищ, технічних поверхів;
● організації та проведенні робіт з благоустрою прибудинкових територій.
Організації та проведення капітального ремонту багатоповерхових житлових будинків та благоустрою прибудинкових територій.
Організації та проведення робіт з благоустрою прибудинкових територій.
Оперативного обміну інформацією в частині управління та утримання будинків і прибудинкових територій.
Проведення заходів та робіт, направлених на енергозбереження в житлових будинках.

• Управителі багатоквартирних будинків та ОСББ зобов’язуються:

а) погоджувати з Координатором заходи, пов’язані з підготовкою житлового фонду до роботи в осінньо-зимовий період;
б) погоджувати з Координатором місця улаштування дитячих, спортивних, господарських майданчиків на прибудинкових територіях;
в) погоджувати з Координатором проведення весняних заходів, пов’язаних з благоустроєм прибудинкових територій;
г) допускати Координатора до перевірки на предмет ефективності утримання житлових будинків та прибудинкових територій (за потреби, у т.ч. при наявності звернень та скарг від громадян);
д) на запит Координатора надавати інформацію, яка стосується управління та утримання житлових будинків.

Супроводження та наповнення уніфікованої муніципальної бази даних та її використання Сторонами:
Учасники, в межах компетенції, зобов'язуються супроводжувати, наповнювати уніфіковану муніципальну базу даних та забезпечувати актуалізацію даних в ній;
Координатор та Учасники використовують уніфіковану муніципальну базу даних для забезпечення своєї діяльності.
Забезпечують співпрацю з питань створення нових та використання діючих механізмів збору інформації щодо споживання житлово-комунальних послуг, в тому числі, які обліковуються індивідуальними приладами обліку, через використання різних засобів: Інтернет, стаціонарного телефонного чи мобільного зв'язку.
Учасники забезпечують можливість централізованого інформування споживачів про стан нарахування та заборгованості за житлово-комунальні послуги (Єдиний рахунок за надані житлово-комунальні та інші послуги).
Для реалізації положень цього Меморандуму сторони можуть укладати відповідні договори.
Учасники, в межах компетенції, забезпечують виконання рішень міської ради та її виконавчого комітету, які регулюють питання функціонування житлово-комунального господарства об’єднаної територіальної громади.

Комунікація між сторонами

Сторони інформуватимуть і консультуватимуть одна одну з питань спільних інтересів, пов'язаних з реалізацією положень цього Меморандуму.
Сторони узгоджуватимуть дії, проводитимуть обмін інформацією та даними (збір, аналіз), а також забезпечуватимуть розповсюдження інформації та даних в спільних інтересах.
Сторони можуть скликати зустрічі у відповідні строки для узгодження, обговорення, перегляду заходів, які мають бути здійснені відповідно до Меморандуму, та планувати подальші дії.
Сторони зобов'язуються підтримувати ділові контакти та вживати всіх необхідних заходів для забезпечення ефективності ділових зв’язків, сприяти розвитку та забезпечення досягнення зазначених в Меморандумі цілей.
Сторони зобов'язуються користуватися та обмінюватися інформацією в межах даного Меморандуму в узгоджених форматах та відповідно до чинного законодавства України.

Строки, порядок внесення змін і доповнень до Меморандуму

Меморандум вступає в силу з моменту його підписання уповноваженими представниками Сторін. Дія Меморандуму продовжується, доки Сторони зацікавлені у співробітництві.
Зміни та доповнення до Меморандуму вносяться у письмовій формі за взаємною згодою Сторін.
Будь-які суперечки між Сторонами щодо тлумачення та застосування положень даного Меморандуму вирішуються шляхом консультацій або переговорів між Сторонами.

Прикінцеві положення

Прикінцеві положення орієнтовно повинні мати такі умови:
- меморандум є відкритим для приєднання суб'єктів господарювання, які здійснюють діяльність у сфері надання послуг з управління багато-квартирними будинками на території населених пунктів, що входять до складу міської об’єднаної територіальної громади, об’єднань співвласників багатоквартирних будинків (які здійснюють самостійне управління багато-квартирним будинком).
Виконання умов Меморандуму є обов'язковим для кожної Сторони, що його підписала або приєдналася до нього.
У разі систематичного невиконання умов Меморандуму Координатор в односторонньому порядку може виключити Учасника з даного Меморандуму, попередивши про такі наміри за 5 календарних днів.
Меморандум укладено українською мовою в кількості примірників Учасників Сторін Меморандуму. Усі підписані примірники Меморандуму мають однакову юридичну силу (по одному примірнику кожному Учаснику Сторони Меморандуму).