Порядок отримання кваліфікованого електронного підпису

Нормативна база

• Господарський кодекс України
• Цивільний кодекс України
• Закон України «Про електронні довірчі послуги»
• Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»

Поняття кваліфікованого електронного підпису

Електронний підпис - електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис;

Кваліфікований електронний підпис ( далі - КЕП) - удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа
Електронний цифровий підпис використовується в електронному документообігу, в електронній звітності для контролюючих органів, при отримання державних послуг (відомості з державних реєстрів, подання заявок, звернень тощо), при проведення електронних торгів, при взаємодії з судом (електронне судочинство) та ін.

Переваги кваліфікованого електронного підпису

Кваліфікований електронний підпис має певні переваги від звичайного підпису (підпис та печатка) такого характеру як:

• захист цілісності документа. У разі застосування звичайного підпису та печатки після підписання документ може бути змінений (наприклад, додруковано пару нулів). Змінити ж електронний документ, підписаний цифровим підписом неможливо, оскільки зміст документа через його дайджест "включається" в сам підпис.
  
• підробка підпису. Щоб підробити звичайну підпис досить мати комп'ютер, кольорові сканер і принтер, а також зразок підпису і печатки. Далі справа техніки. Для підроблення цифрового підпису необхідно мати спеціальний комп'ютер вартістю мільйони доларів і запас часу у сотні років.
  
• конфіденційність. Документ, підписаний звичайним підписом, може бути прочитаний будь-якою особою, до якого він потрапив в руки. У випадку застосування електронного цифрового підпису передбачається режим, коли документ може бути прочитаний тільки особою, якій він адресований.
  

Таким чином, переваги електронного цифрового підпису безперечні, а, якщо врахувати, що в системах, де циркулюють електронні документи, пред'являються підвищені вимоги до цілісності та автентичності документів, то альтернативи для цифрового підпису немає.

Порядок отримання кваліфікованого електронного підпису

Для того, щоб отримати електронний цифровий підпис, юридичній особі та фізичній особі-підприємцю необхідно звернутися до Акредитованого центру сертифікації ключів. При цьому ви маєте надати:

1. заповнену та підписану заяву на реєстрацію для отримання посиленого сертифіката відкритого ключа встановленого зразка;
2. заяву-приєднання до договору «Про надання послуг електронного цифрового підпису» у двох примірниках;
3. оригінал статуту або його нотаріально засвідчену копію (для юросіб);
4. копію свідоцтва про державну реєстрацію, засвідчену підписом керівника та печаткою юридичної особи або виписку (витяг) з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців;
5. документи, які підтверджують повноваження керівника заявника;
6. копію паспорта керівника (копії 1-4, 11-12 сторінок), засвідчену підписом власника паспорта;
7. копії паспортів підписувачів (копії 1-4, 11-12 сторінок), засвідчені підписами власників паспортів;
8. довіреність встановленого зразка та паспорт довіреної особи (якщо заявник представлений довіреною особою).

Крім цього, зможуть знадобитись такі додаткові документи:

• копія свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (у випадку, якщо особа є платником ПДВ);
• копія документа, який підтверджує присвоєння ідентифікаційного коду Державним комітетом фінансового моніторингу (якщо особа є суб’єктом первинного фінансового моніторингу).

Необхідно звернути увагу, копії та витяги, крім копій паспортів та нотаріально засвідчених копій, посвідчуються підписом підприємця та його печаткою. Якщо заявник подав не засвідчену копію документа, його копія може бути засвідчена підписом та печаткою посадової особи Центру.
Для фізичних осіб перелік необхідних документів такий:

1. паспорт;
2. заява-приєднання до договору «Про надання послуг електронного цифрового підпису»;
3. копія довідки про присвоєння ідентифікаційного коду;
4. заявка на формування посиленого сертифіката ЕЦП;
   

Акредитований центр забезпечує виконання вимог щодо надання послуг електронного цифрового підпису; надає допомогу підписувачам під час генерації особистих та відкритих ключів у разі отримання від них відповідного звернення та вживає заходів щодо забезпечення безпеки інформації під час генерації; використовує надійні засоби електронного цифрового підпису, програмно-технічний комплекс, засоби криптографічного захисту інформації відповідно до вимог Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації і Мін'юсту.
Акредитований центр під час надання послуги сертифікації фізичним та юридичним особам зобов'язаний генерувати відкритий та особистий ключі підписувача, формувати сертифікат згідно із законом.
Під час формування сертифіката акредитований центр:

• присвоює унікальний реєстраційний номер сертифікату;
• перевіряє унікальність відкритого ключа підписувача в реєстрі чинних, блокованих та скасованих сертифікатів;
• включає дані про обмеження використання електронного цифрового підпису; включає електронну адресу електронного інформаційного ресурсу, де публікується список відкликаних сертифікатів акредитованого центру;
• на вимогу підписувача включає додаткові дані.
  

Сертифікат підписувача, сформований акредитованим центром, чинний не більше ніж два роки. Тобто термін дії КЕП не перевищує 2 років. Потім необхідно проходити процедуру отримання з початку.

Кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг

Центральний засвідчувальний орган впроваджує, підтримує в актуальному стані та публікує на своєму офіційному веб-сайті Довірчий список, в якому міститься інформація про кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг разом з інформацією про кваліфіковані електронні довірчі послуги, які вони надають.

Довірчий список повинен впроваджуватися, підтримуватися в актуальному стані та публікуватися в безпечному режимі з обов’язковим додаванням електронної печатки центрального засвідчувального органу у вигляді, придатному для автоматичної обробки.

Інформація, що міститься у Довірчому списку, є відкритою.

. Обов’язкові вимоги до Довірчого списку встановлюються Кабінетом Міністрів України.

Порядок ведення Довірчого списку затверджується головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері електронних довірчих послуг.

Станом на 2021 року з переліком кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (далі – КНЕДП) можна ознайомитися на сайті Міністерства цифрової транформації України у розділі "Реєстр надавачів":
Центральний засвідчувальний орган
Міністерство цифрової трансформації України
Засвідчувальний центр
Національний банк України

Кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг

	Назва юридичної особи	Назва кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг
1	id}">АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО КОМЕРЦІЙНИЙ БАНК "ПРИВАТБАНК"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг АЦСК АТ КБ "ПРИВАТБАНК"
2	id}">Військова частина 2428	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг "Військова частина 2428" Державної прикордонної служби України
3	id}">Генеральний штаб Збройних Сил України	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг "Центр сертифікації ключів Збройних Сил України"
4	id}">Офіс Генерального прокурора	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг органів прокуратури України
5	id}">Державна казначейська служба України	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг Державної казначейської служби України
6	id}">Державне підприємство "Оператор ринку"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг "АЦСК ринку електричної енергії"
7	id}">Державне підприємство "ДІЯ"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг "ДІЯ"
8	id}">Державне підприємство "Українські спеціальні системи"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг Державного підприємства "Українські спеціальні системи"
9	id}">Інформаційно-довідковий департамент ДПС	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг Інформаційно-довідкового департаменту ДПС
10	id}">Міністерство внутрішніх справ України	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг – акредитований центр сертифікації ключів МВС України
11	id}">Національний банк України	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг "Акредитований центр сертифікації ключів Національного банку України"
12	id}">Акціонерне товариство "Державний ощадний банк України"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг - центр сертифікації ключів акціонерного товариства «Державний ощадний банк України»
13	id}">Aкціонерне товариство "УкрСиббанк"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг АТ "УКРСИББАНК"
14	id}">Товариство з обмеженою відповідальністю "Алтерсайн"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг АЦСК "eSign" ТОВ "Алтерсайн"
15	id}">Товариство з обмеженою відповідальністю "Арт-мастер"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг "MASTERKEY"
16	id}">Товариство з обмеженою відповідальністю "Інтер-Метл"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг "АЦСК TOB 'Інтер-Метл'"
17	id}">Товариство з обмеженою відповідальністю "Центр сертифікації ключів "Україна"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг ТОВ "Центр сертифікації ключів "Україна"
18	id}">Філія "Головний інформаційно-обчислювальний центр" акціонерного товариства "Українська залізниця"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг ЦСК АТ "УКРЗАЛІЗНИЦЯ"
19	id}">Товариство з обмеженою відповідальністю "ДЕПОЗИТ САЙН"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг "ДЕПОЗИТ САЙН"
20	id}">Товариство з обмеженою відповідальністю "Ілайф"	Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг "eSign" ТОВ "Ілайф"

Розглянемо варіант отримання КЕП в Інформаційно-довідковому департаменту ДФС(далі – КНЕДП ІДД ДФС).
Відповідно до положень Регламенту КНЕДП ІДД ДФС для отримання КЕП в КНЕДП ІДД ДФС необхідно подати наступні документи до одного з будь-яких представництв КНЕДП ІДД ДФС, з переліком яких можна ознайомитись за посиланням https://acskidd.gov.ua/punktu_gde:

• заповнену та пiдписану Реєстраційну картку встановленого зразка із згодою на обробку персональних даних заявника, у двох примірниках
  
• копію паспорта заявника (копії 1-2 сторінок (3-6 за наявності відміток) та сторінки з відміткою про реєстрацію місця проживання) або копію паспорта заявника виготовленого у формі картки, що містить безконтактний електронний носій (копії лицьового та зворотного боку та копію паперового витягу з Єдиного державного демографічного реєстру про адресу реєстрації місця проживання, або копію Довідки про реєстрацію місця проживання фізичної особи), або паспорта громадянина України для виїзду за кордон з відміткою про постійне місце проживання в іноземній державі, засвідчену підписом власника;
• копію картки платника податків (довідки про включення до Державного реєстру фізичних осіб-платників податків)*, засвідчену підписом власника. За наявності у паспорті громадянина України реєстраційного номера облікової картки платника податків відповідно до вимог Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків (далі – Положення), затвердженого наказом Міндоходів від 10 грудня 2013 року № 779, замість копії картки платника податків може бути подана копія сторінки паспорта громадянина України з відповідною відміткою, засвідчена підписом власника.

якщо через релігійні переконання фізична особа відмовилась від реєстраційного номеру облікової картки платника податків, додатково подається копія сторінки паспорту з відміткою про таку відмову.

ВАЖЛИВО! До розгляду не приймаються документи, які мають підчистки, дописки, закреслені слова, інші незастережні виправлення або написи олівцем, а також мають пошкодження, внаслідок чого їх текст неможливо прочитати. Для уникнення помилок при заповненні документів важливо уважно ознайомитесь з Пам’яткою щодо заповнення Реєстраційної картки (для фізичної особи).

Оплата послуг щодо отримання КЕП

Кожен з кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг зазначає відповідні умови для отримання КЕП та встановлює відповідну оплату за свої послуги з обслуговування посилених сертифікатів.
Дана інформація з умовами та порядком надання послуг КЕП міститься на офіційних сайтах вищенаведених кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг, де також вказані їх місця розташування та надання послуг.
Щодо оплати послуг, то кваліфікований надавач електронних довірчих послуг Інформаційно-довідкового департаменту ДФС безкоштовно надає послуги електронного цифрового підпису органам державної влади, органам місцевого самоврядування, підприємствам, установам та організаціям всіх форм власності, іншим суб’єктами господарської діяльності та фізичним особам.
Таким чином, кожен, як фізична особа, так і юридична особа самостійно обирають кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, в якого вони отримають ЕЦП. Варто зазначити, КЕП можна отримати і он-лайн, якщо Ви є клієнтом ПАТ КБ «Приватбанк» та маєте картковий рахунок.

Перевірити термін дії та працездатність Вашого КЕП

Для отримання інформації про термін дії КЕП треба завантажити посилений сертифікат особистого КЕП з веб-сайту АЦСК, в якому Ви отримали КЕП. Після цього натиснути на сертифікат подвійним кліком лівої кнопки миші та у вікні, яке відкрилось, переглянути термін дії сертифікату КЕП. Необхідно, щоб на дату подання електронних документів до Реєстру сертифікат КЕП був діючий. У разі, якщо термін дії сертифіката сплинув, Ви не зможете користуватись КЕП, в тому числі подавати електронні документи до Реєстру. Тоді Вам необхідно звернутись до АЦСК та отримати новий КЕП.

Для зміни КЕП в Єдиному державному реєстрі декларацій вам необхідно:

Після отримання нового КЕП Вам необхідно зайти на сторінку входу до Реєстру https://portal.nazk.gov.ua  і скористатись посиланням: «Я загубив/змінив свій приватний ключ». У полі «Поточна електронна адреса» вказати електронну поштову скриньку, з якою Ви зареєстровані в Реєстрі, та натиснути кнопку «Вислати код для відновлення». На вказану поштову скриньку надійде лист «Зміна КЕП | ЄДИНИЙ ДЕРЖАВНИЙ РЕЄСТР ДЕКЛАРАЦІЙ».

Для зміни КЕП необхідно перейти за посиланням у листі, після цього у полі АЦСК обрати відповідний АЦСК, в якому Ви отримали новий КЕП, обрати файл нового КЕП, вказати пароль від нового КЕП та натиснути кнопку «Змінити КЕП». Після успішного виконання вказаних дій з’явиться повідомлення про розгляд Вашої заявки. Заявки на зміну КЕП розглядаються протягом 1 доби у робочий час. Ви можете здійснити спробу входу до Реєстру з новим КЕП через вказаний час та не очікувати листа з подальшими інструкціями.

Для перевірки працездатності КЕП Ви можете скористатись online-сервісом накладання КЕП на електронні документи за посиланням: https://ca.informjust.ua/sign. Результатом успішної перевірки буде повідомлення: «ПІДПИС НАКЛАДЕНО УСПІШНО, ЦІЛІСНІСТЬ ДАНИХ ПІДТВЕРДЖЕНО».

Якщо при накладенні КЕП виникає помилка, слід звернутись до АЦСК, який Вам видав КЕП.

Зберігайте Ваш ключ КЕП, пароль від нього, а також адресу електронної поштової скриньки, з якою Ви зареєстровані у Реєстрі, та пароль від неї у захищеному місці.

Також нагадуємо, що на офіційному веб-сайті Національного агентства з питань запобігання корупції https://nazk.gov.ua у розділі «Декларування» Ви можете ознайомитись із Рекомендаціями при роботі з Реєстром, відповідями на поширені питання при роботі з Реєстром та іншими матеріалами з питань електронного декларування.

У разі виникнення проблем технічного характеру Ви можете звернутись до служби технічної підтримки за тел.: +38(044)200-06-94 або адресою електронної пошти [[1]], при цьому:

• направляйте електронний лист з Вашої персональної електронної поштової скриньки, яка зазначена при реєстрації;
• у темі листа зазначайте суть Вашого питання;
• у листі необхідно зазначити Ваші П.І.Б., реєстраційний номер облікової картки платника податків (ІПН) та викласти суть питання, за необхідності до листа додати скріншоти (зображення екрана) з Вашою помилкою.