Порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном: відмінності між версіями

Матеріал з WikiLegalAid
м (Valentyna.herasymchuk перейменував сторінку з Консульська легалізація документів та апостилювання на [[Порядок консульської легалізації офіцій...)
Немає опису редагування
Рядок 6: Рядок 6:
* [https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0282-12 Наказ МЮ України Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України]
* [https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0282-12 Наказ МЮ України Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України]
== Загальні положення ==
== Загальні положення ==
'''Ко́нсульська легаліза́ція'''  — це процедура визнання офіційних документів, виданих на території України, закордоном, яка проводиться в міністерствах України та консульствах іноземних держав на території України.<br>
'''Консульська легалізація'''  — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності  відбитків  штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.<br>
Аналогом даної процедури є проставлення штампу '''апостиль''', але, на відміну від апостилю, консульська легалізація проводиться в тих країнах, які не підписали Гаазьку конвенцію від 5 жовтня 1962 року.<br>
'''Документи, які не підлягають легалізації:'''
== Процедура консульської легалізації ==
* документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за  своїм змістом  завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
Консульська легалізація є більш складною процедурою ніж апостиль і представляє собою засвідчення підпису посадової особи та печатки організації, до якої належить ця посадова особа.
* оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають   характер   листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи,   нормативно-правові   акти   та  роз'яснення  щодо  їх застосування;
Кожна країна має свою процедуру консульської легалізації, але основними етапами кожної є наступні кроки:
* документи, видані   органами   та   посадовими   особами   з перевищенням їх повноважень.
# Засвідчення документа у нотаріуса, також засвідчується переклад документа та підпис перекладача.
'''Документи, які підлягають легалізації:'''
# Засвідчення підпису та печатки нотаріуса в Міністерстві юстиції України.
оригінали: свідоцтв про  реєстрацію  актів  громадянського  
# Засвідчення печатки Міністерства юстиції в Консульському відділі Міністерства закордонних справ України.
стану;  довідок  органів  реєстрації  актів  громадянського стану;  
# Засвідчення в консульстві країни, для якої проводяться легалізація документа.
документів  про  освіту  - дипломів  та  виписок  із  залікових  
Загалом, «легалізація» охоплює дві категорії:
відомостей  (міжнародного  зразка),  свідоцтв  про  спеціалізовану  
* Консульська легалізація
підготовку  з  медицини,  дипломів  кандидата  та  доктора  наук;  
* Апостилювання (проставлення штампа «Апостиль»), іншими словами – спрощена легалізація.
архівних довідок,  які видаються архівними підрозділами Державного  
=== Консульська легалізація ===
комітету архівів України та відомчими архівами;<br>
Цей процес є досить складним, оскільки потрібно звернутись у декілька органів.<br>
'''Порядок подання  офіційних  документів  на  консульську легалізацію:'''  
Порядок консульської легалізації документів залежить від типу документа та країни в якій буде використовуватись цей документ.<br>
* фізичні особи  подають  документ, який  посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;
Легалізований таким чином документ дійсний лише на території країни, для якої здійснювалась консульська легалізація.<br>
* юридичні особи    подають    лист-звернення   про  вчинення  консульської легалізації.
Для консульської легалізації документів потрібно надати оригінал документа або його нотаріально засвідчену копію.<br>
* У разі  подання  заяви  представником  фізичної  чи юридичної особи подається  доручення  або  інший  документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.
=== Апостиль ===
== Порядок легалізації офіційних документів за кордоном ==
Проставлення штампа «Апостиль» є спрощеним способом легалізації іноземних документів.<br>
Закордонні  дипломатичні  установи  України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави  перебування  або  консульського округу органами державної влади,  до  компетенції  яких  входить  проведення  процедури консульської   легалізації,  для  їх  подальшого  використання  в Україні.<br>
Така процедура застосовується лише у країнах – учасницях Гаазької Конвенції 1961 року.<br>
У разі наявності в країні перебування вимог консульської легалізації документів,  які складені та засвідчені в  Україні  та легалізовані  в  Департаменті  консульської служби МЗС України, консульська  посадова  особа  здійснює  консульську  легалізацію
На відміну від консульської легалізації, процедура апостилювання потребує значно менших затрат часу, оскільки потрібно звернутись лише в один орган.<br>
представлених документів.<br>
Офіційні документи засвідчуються спеціальним штампом «Apostille», який проставляється відповідним уповноваженим органом іноземної держави, в якій було видано цей документ.<br>
Не підлягають консульській  легалізації  офіційні  документи, складені  та  засвідчені в  Україні  і  які не пройшли попередньо засвідчення у Департаменті консульської служби МЗС України.<br>
Крім цього, апостильовані документи можуть використовуватися не лише в одній країні, а у всіх державах-учасницях Гаазької Конвенції.<br>
Закордонні  дипломатичні  установи  України мають зразки підписів та відбитків печаток посадових  осіб  державних  органів, які входять до консульського округу держави перебування.<br>
«Апостиль» ставиться на оригіналі документа, його нотаріальній копії або може бути оформлений як додаток до нього.<br>
Консульська посадова особа засвідчує офіційні  документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам  України, чинному законодавству  України  і  країни перебування.<br>
Існують випадки, коли легалізація документів для їх використання за кордоном не потрібна взагалі. Мова йде про країни-учасниці Мінської конвенції, що скасувала вимогу легалізації документів у відносинах між учасниками договору. Саме тому, для використання офіційних документів цих держав на території України, достатньо їх перекласти на українську мову і нотаріально засвідчити такий переклад.<br>
У разі виникнення у консульської посадової особи сумніву щодо юридичної сили поданого документа, його оформлення тощо вона може  звертатися  за роз'ясненням  до  державних  органів країни перебування, за консультацією до юриста, Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України.<br>
== Консульська легалізація та апостилювання документів в Україні для їх використання за кордоном ==
Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи  і  доручення, які  видаються  іноземними  державами, незалежно  від того, видаються ці документи на ім'я та на користь громадян  України чи  іноземних  громадян, якщо  ці  документи призначені  для дії на території іншої іноземної держави, а не на території України.<br>
=== Консульська легалізація ===
== Реєстрація легалізованих офіційних документів ==
'''Документи, які не підлягають легалізації:'''<br>
''Усі легалізовані документи повинні реєструватися в Книзі реєстрації легалізованих документів,  у якій  передбачаються  такі графи:''
* документи, які суперечать законодавству України, можуть завдати шкоди інтересам України, або посягають на честь і гідність громадян;
* порядковий номер документа;
* оригінали чи будь-які копії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти;
* дата легалізації;
* документи, що видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.
* прізвище та ініціали заявника або назва установи;
'''Документи, які підлягають легалізації:'''<br>
* назва документа або його короткий зміст;
* '''Оригінали:''' свідоцтв про  реєстрацію  актів  громадянського стану;  довідок  органів  реєстрації  актів  громадянського стану; документів  про  освіту  – дипломів  та  виписок  із  залікових відомостей  (міжнародного  зразка),  свідоцтв  про  спеціалізовану підготовку  з  медицини,  дипломів  кандидата  та  доктора  наук; архівних довідок,  які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами;
* країна походження;
* Інші офіційні документи  (наприклад, документи, що мають комерційний характер, такі як свідоцтва про реєстрацію підприємств чи сертифікати якості продукції тощо) після  нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.
* консульський збір;
'''Порядок консульської легалізації залежно від виду документа:'''<br>
* примітки.  
Документи, що видаються органами реєстрації актів цивільного стану спочатку повинні бути засвідченими обласними управліннями юстиції тієї області, де вони видані, управлінням юстиції АР Крим, міським управлінням юстиції міст Києва та Севастополя, після – у Департаменті консульської служби МЗС України.
 
Для легалізації документів про освіту міжнародного зразка необхідно подати лист-звернення вищого навчального закладу, що видав документи. Такий лист-звернення повинен бути належним чином засвідчений у міністерстві, якому підпорядкований відповідний навчальний заклад. Далі такий документ легалізується у Департаменті консульської служби МЗС України.<br>
Архівні довідки одразу надсилаються до Департаменту консульської служби МЗС України, який засвідчує підпис посадової особи Державного комітету архівів України.<br>
Документи, що мають комерційний характер повинні спочатку бути засвідчені Торговельно-промисловою палатою України, після чого легалізовані у Департаменті консульської служби МЗС України.<br>
Останнім етапом легалізації будь-якого документа є його засвідчення в дипломатичному представництві країни, де такий документ буде використовуватись.<br>
=== Апостиль ===
'''Документи, які не підлягають апостилюванню:'''<br>
* документи, видані закордонними дипломатичними установами України;
* адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій;
* оригінали паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, посвідчення особи тощо;
* нормативно-правові акти.
'''Документи, які підлягають апостилюванню:'''<br>
''Штамп «Апостиль» проставляється на офіційних документах, виданих на території України і призначених для використання за кордоном, а саме:''<br>
* на документах органів судової влади України;
* на документах органів прокуратури України, органів юстиції;
* на адміністративних документах;
* на документах про освіту та вчені звання;
* на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
* на офіційних свідоцтвах про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату.
'''Порядок апостилювання залежно від органу видачі документа:'''<br>
Дипломи про освіту, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші документи, що видані навчальними закладами або ж іншими державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки апостилюються Міністерством освіти і науки України.<br>
Штамп «Апостиль» на свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та інші документи, що видаються органами юстиції, судами, а також документи, що оформляються нотаріусами України проставляє Міністерство юстиції України.<br>
Міністерство закордонних справ України апостилює всі інші види документів.<br>
== Консульська легалізація та апостилювання документів за кордоном для їх використання в Україні ==
'''Консульська легалізація:'''<br>
Загалом, за кордоном процедура консульської легалізації проводиться за схожим принципом, що й в Україні. Однак, важливим є той факт, що в кожній конкретній країні, а іноді навіть у кожній адміністративно-територіальній одиниці (провінції, штаті, автономії тощо), існує власна унікальна система державних органів, які різняться між собою повноваженнями та статусом. Усе це, а також вид документа та орган, що його видав, значною мірою впливають на те, куди потрібно звернутись за проведенням консульської легалізації. Тобто, якщо в одній країні документ спочатку засвідчує орган, який його видав, а потім – Міністерство закордонних справ, то в іншій країні консульську легалізацію можуть спочатку проводити судові органи, органи нотаріату, префектури, органи чи посадові особи органів місцевого самоврядування або міністерство юстиції з подальшою легалізацією у Міністерстві закордонних справ.<br>
У будь-якому випадку завершальним етапом консульської легалізації документів за кордоном для використання в Україні є їх легалізація у дипломатичному представництві України.<br>
[[Категорія:Цивільне право]]
[[Категорія:Цивільне право]]
[[Категорія:Нотаріальні дії]]
[[Категорія:Нотаріальні дії]]

Версія за 12:21, 18 серпня 2020

Нормативна база

Загальні положення

Консульська легалізація — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.
Документи, які не підлягають легалізації:

  • документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
  • оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування;
  • документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

Документи, які підлягають легалізації: оригінали: свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану; довідок органів реєстрації актів громадянського стану; документів про освіту - дипломів та виписок із залікових відомостей (міжнародного зразка), свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини, дипломів кандидата та доктора наук; архівних довідок, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами;
Порядок подання офіційних документів на консульську легалізацію:

  • фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;
  • юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.
  • У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

Порядок легалізації офіційних документів за кордоном

Закордонні дипломатичні установи України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для їх подальшого використання в Україні.
У разі наявності в країні перебування вимог консульської легалізації документів, які складені та засвідчені в Україні та легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України, консульська посадова особа здійснює консульську легалізацію представлених документів.
Не підлягають консульській легалізації офіційні документи, складені та засвідчені в Україні і які не пройшли попередньо засвідчення у Департаменті консульської служби МЗС України.
Закордонні дипломатичні установи України мають зразки підписів та відбитків печаток посадових осіб державних органів, які входять до консульського округу держави перебування.
Консульська посадова особа засвідчує офіційні документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам України, чинному законодавству України і країни перебування.
У разі виникнення у консульської посадової особи сумніву щодо юридичної сили поданого документа, його оформлення тощо вона може звертатися за роз'ясненням до державних органів країни перебування, за консультацією до юриста, Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України.
Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи і доручення, які видаються іноземними державами, незалежно від того, видаються ці документи на ім'я та на користь громадян України чи іноземних громадян, якщо ці документи призначені для дії на території іншої іноземної держави, а не на території України.

Реєстрація легалізованих офіційних документів

Усі легалізовані документи повинні реєструватися в Книзі реєстрації легалізованих документів, у якій передбачаються такі графи:

  • порядковий номер документа;
  • дата легалізації;
  • прізвище та ініціали заявника або назва установи;
  • назва документа або його короткий зміст;
  • країна походження;
  • консульський збір;
  • примітки.
Отримано з https://wiki.legalaid.gov.ua/index.php?title=Порядок_консульської_легалізації_офіційних_документів_в_Україні_і_за_кордоном&oldid=22118