Консульський облік громадян України

Нормативна база

• Закон України "Про порядок виїзду з України і в'їзду в Україну громадян України"
• Закон України "Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні"
• Указ Президента України від 02 квітня 1994 року № 127/94 "Про консульський статут України"
• Постанова Кабінету Міністрів України від 29 січня 2020 року № 85 "Деякі питання обліку громадян України, які проживають за межами України"
• Постанова Кабінету Міністрів України від 08 жовтня 2008 року № 905 "Про затвердження Порядку провадження діяльності з усиновлення та здійснення нагляду за дотриманням прав усиновлених дітей"
• Положення про консульський збір України, затверджене наказом Міністерства закордонних справ України від 23 квітня 2018 року № 182

Загальні положення

Консульський облік - вчинення уповноваженими посадовими особами закордонних дипломатичних установ України (далі - уповноважені посадові особи) комплексу дій з реєстрації інформації про місце проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави шляхом внесення даних до відомчої інформаційної системи Міністерства закордонних справ України (підпункт 2 пункту 2 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України, затвредженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2020 року № 85 "Деякі питання обліку громадян України, які проживають за межами України" (далі - Порядок).

Види консульського обліку:

• постійний - реєстрація інформації про місце проживання за межами України громадян України, які постійно проживають за кордоном (оформили в установленому законодавством порядку документи для виїзду за кордон на постійне проживання або документи для залишення на постійне проживання за кордоном громадян України, які виїхали за кордон тимчасово);
• тимчасовий - реєстрація інформації про місце перебування за межами України громадян України, які тимчасово перебувають за кордоном (Важливо! Закордонні дипломатичні установи України інформують громадян, які перебувають на тимчасовому консульському обліку та досягли призовного віку і не мають відстрочки або не звільнені від призову на строкову військову службу, про початок чергового призову громадян України на строкову військову службу; сприяють поверненню військовозобов’язаних та резервістів в Україну в разі проведення мобілізації та у воєнний час (в особливий період);повідомляють у семиденний строк з дня взяття на консульський облік або зняття з нього про призовників, військовозобов’язаних та резервістів відповідним районним (міським) територіальним центрам комплектування та соціальної підтримки, органам СБУ, підрозділам Служби зовнішньої розвідки за місцем перебування їх на військовому обліку;ведуть військовий облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на тимчасовому консульському обліку, за списком (додаток 15). Список зберігається в закордонній дипломатичної установі України протягом п’яти років п. 52 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів)
• облік усиновлених дітей - реєстрація інформації про місце проживання за межами України дітей віком до 18 років - громадян України, які були усиновлені іноземцями або громадянами України та постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном.

Консульський облік ведеться уповноваженими посадовими особами відповідно до розподілу консульських округів закордонних дипломатичних установ України.

Одночасне перебування особи на консульському обліку у більш ніж одній закордонній дипломатичній установі України не допускається (пункт 4 Порядку).

Куди звернутися

Заяви про взяття на консульський облік або зняття з консульського обліку (далі - заяви) можуть бути подані уповноваженим посадовим особам під час особистого прийому або дистанційно - засобами поштового зв’язку або в електронній формі з використанням відповідних технічних і програмних засобів.

Заява особи, яка досягла 16-річного віку, подана нею особисто або в інший зазначений спосіб.

У разі взяття на постійний чи тимчасовий консульський облік особи, яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, заява (додаток 5) подається одним із батьків, опікунів, піклувальників або інших законних представників.

Перелік та зразки необхідних документів

Для взяття на постійний або консульський облік:

1. заява особи встановленої форми (додаток 4 або додаток 5);
2. одна фотокартка розміром 10 × 15 сантиметрів із зображенням обличчя особи, яка приймається на консульський облік (зображення обличчя повинне становити від 70 до 80 відсотків загальної площі фотокартки, фон - білий або світло-сірий). У разі наявності технічної можливості відцифрований образ обличчя може бути отриманий шляхом фотографування безпосередньо в закордонній дипломатичній установі України;
3. паспорт громадянина України для виїзду за кордон, виданий на ім’я особи, яка приймається на консульський облік, а також копія сторінки даних паспорта громадянина України для виїзду за кордон. Для взяття на тимчасовий консульський облік також може бути наданий дипломатичний паспорт України або службовий паспорт України та копія сторінки даних відповідного паспорта;
4. копія сторінки паспорта громадянина України для виїзду за кордон з відміткою, що підтверджує факт оформлення в установленому законодавством порядку документів для виїзду за кордон на постійне проживання або документів для залишення на постійне проживання за кордоном громадян України, які виїхали за кордон тимчасово;
5. копія документа, до якого внесена інформація про місце народження особи (паспорта громадянина України, свідоцтва про народження, витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини);
6. копія довідки про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання або паспорта громадянина України у формі книжечки (за наявності таких документів) - для взяття на тимчасовий консульський облік;
7. копія виданого компетентними органами іноземної держави дозволу, що дає право на проживання в такій іноземній державі (у разі наявності);
8. копія документа, виданого компетентними органами іноземної держави, що підтверджує адресу місця проживання або перебування громадянина України на території іноземної держави, яка належить до консульського округу закордонної дипломатичної установи України, до якої подається заява про взяття на консульський облік;
9. оригінал документа про сплату консульського збору;
10. оригінал та копія паспортного документа законного представника (паспортного документа іноземця, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, службового паспорта України, дипломатичного паспорта України) та документів, що підтверджують повноваження законного представника особи, яка приймається на облік (подаються у разі взяття на облік особи яка не досягла 16-річного віку, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною);
11. копія рішення органу опіки та піклування про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування - для взяття на тимчасовий консульський облік;
12. витяг з електронної обліково-статистичної картки дитини (якщо рішення про надання дитині статусу дитини-сироти або дитини, позбавленої батьківського піклування, не приймалося).

Для взяття на консульський облік усиновлених дітей:

1. заява від іноземця або громадянина України, який постійно проживає або тимчасово перебуває за кордоном, щодо взяття на облік усиновленої ним дитини - громадянина України (додаток 6);
2. одна фотокартка розміром 10 × 15 сантиметрів із зображенням обличчя особи (зображення обличчя повинне становити від 70 до 80 відсотків загальної площі фотокартки, фон - білий або світло-сірий). У разі наявності технічної можливості відцифрований образ обличчя може бути отриманий шляхом фотографування безпосередньо в закордонній дипломатичній установі України;
3. паспорт громадянина України для виїзду за кордон, службовий паспорт України або дипломатичний паспорт України, виданий на ім’я особи, яка приймається на консульський облік, а також копія сторінки даних такого паспорта;
4. оригінали та копії паспортних документів усиновлювачів (паспортного документа іноземця, паспорта громадянина України для виїзду за кордон, службового паспорта України, дипломатичного паспорта України);
5. оригінал та копія рішення суду України про усиновлення дитини або рішення закордонної дипломатичної установи України про усиновлення громадянами України дитини - громадянина України, яка проживає за її межами;
6. оригінал та копія свідоцтва про народження усиновленої дитини;
7. копія документа, що підтверджує наявність дозволу компетентних органів відповідної іноземної країни на проживання (у разі наявності);
8. копія документа, виданого компетентними органами іноземної країни, що підтверджує адресу місця проживання або перебування на території такої країни (у разі наявності).

Вартість

За прийняття на консульський облік справляється консульський збір у розмірі 20 доларів США (18 євро), крім взяття на консульський облік дітей віком до 16 років, усиновлених дітей та пред’явників дипломатичних або службових паспортів України (додаток 2 до Положення про консульський збір України, затвердженого наказом Міністерства закордонних справ України від 23 квітня 2018 року № 182).

Строк надання послуги

Строк розгляду заяв становить не більш як 10 робочих днів з дня отримання необхідних документів (пункт 9 Порядку).

Розгляд заяви щодо взяття на консульський облік усиновленої дитини, зміни місця проживання усиновленої дитини та зняття з консульського обліку усиновленої дитини здійснюється в день звернення.

Підтвердження взяття на облік

Про перебування на консульському обліку та зняття з консульського обліку закордонними дипломатичними установами України видаються довідки за встановленою формою (додатки 1-2), яка в залежності від способу подання заяви підписуються особисто уповноваженою посадовою особою закордонної дипломатичної установи України та скріплюється малою гербовою печаткою установи або підписується кваліфікованим електронним підписом.

За видачу довідок консульський збір не справляється.

У разі відсутності технічної можливості внесення даних до відомчої інформаційної системи Міністерства закордонних справ України на момент отримання заяви про взяття на консульський облік або зняття з консульського обліку до дипломатичного паспорта України, службового паспорта України, паспорта громадянина України для виїзду за кордон вноситься відповідна відмітка (проставляється штамп) (пункт 6 Порядку).

Підстави для відмови у взятті на консульський облік:

1. особа, яка приймається на консульський облік, не є громадянином України;
2. стосовно взяття на облік звернулася особа, яка не досягла 16-річного віку, або її законні представники, що не мають документального підтвердження своїх повноважень;
3. документи або інформація, необхідні для взяття на консульський облік, надані не в повному обсязі, або надані документи є недійсними.

Строк перебування на обліку

Постійний консульський облік	Строк необмежений, але особа зобов'язана кожні 10 років звертатися до закордонної дипломатичної установи України для актуалізації даних про себе шляхом подання заяви довільної форми.
Тимчасвоий консульський облік	Строк - 1 рік, що може бути збільшений відповідно до строку дії дозволу іноземної держави на проживання, виданого особі, яка приймається на консульський облік, але не може перевищувати 5 років.
Облік усиновлених дітей	До досягнення дітьми - громадянами України, усиновленеми іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном 18-річного віку.

Зняття з консульського обліку

Підставами для зняття з консульського обліку є:

1. заява особи про зняття з консульського обліку, подана нею особисто (додаток 8). У разі зняття з консульського обліку особи, яка не досягла 16-річного віку, особи, усиновленої іноземцями або громадянами України, які постійно проживають або тимчасово перебувають за кордоном, або особи, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною, така заява подається одним із батьків (усиновлювачів), опікунів, піклувальників або інших законних представників;
2. закінчення строку перебування на консульському обліку;
3. припинення особою, яка перебуває на консульському обліку, громадянства України;
4. смерть особи, яка перебуває на консульському обліку;
5. невиконання громадянином України, який перебуває на постійному консульському обліку, обов’язку щодо актуалізації даних;
6. повідомлення Міністерством закордонних справ України про повернення на постійне місце проживання в Україну усиновленої дитини;
7. повідомлення територіального органу/територіального підрозділу Державної міграційної служби України разом із заявою про зняття з консульського обліку особи, яка досягла 14-річного віку, постійно проживала за кордоном, повернулася на постійне проживання в Україну та звернулася до територіального органу/ територіального підрозділу Державної міграційної служби України з питання щодо оформлення паспорта громадянина України або анулювання штампу в паспорті громадянина України для виїзду за кордон про оформлення виїзду за кордон на постійне місце проживання (пункт 19 Порядку).

Якщо громадянин України, який прибув з консульського округу іншої закордонної дипломатичної установи України, не знявся з консульського обліку в такій установі, до закордонної дипломатичної установи України, до консульського округу якої прибув громадянин, подається заява про зняття з консульського обліку за попереднім місцем проживання або перебування та заява про взяття на консульський облік в такій установі.

Особливості взяття на облік усиновлених дітей

Якщо усиновлювачі - іноземці або громадяни України, які постійно проживають за кордоном, не звернулися до закордонної дипломатичної установи України із заявою щодо взяття усиновленої дитини на консульський облік, уповноважена посадова особа та письмово повідомляє усиновлювачів про необхідність звернутися до закордонної дипломатичної установи України.

У разі коли протягом місяця з моменту надсилання такого повідомлення усиновлювачі не звернулися до закордонної дипломатичної установи України, уповноважена посадова особа вживає заходів до з'ясування обставин невиконання усиновлювачами обов'язку щодо забезпечення взяття дитини на консульський облік в закордонній дипломатичній установі України в країні свого проживання та про результати інформує Міністерство закордонних справ України (пункт 14 Порядку).

У разі зміни місця проживання усиновленої дитини в межах консульського округу однієї закордонної дипломатичної установи України усиновлювач у місячний строк зобов’язаний подати до такої установи відповідну заяву (додаток 7).

У разі вибуття до іншого консульського округу усиновлювач у місячний строк зобов’язаний звернутися до закордонної дипломатичної установи України за новим місцем проживання із заявами про зняття з консульського обліку усиновленої дитини за попереднім місцем проживання та взяття на консульський облік за новим місцем проживання.