Електронна трудова книжка або порядок обліку трудової діяльності працівника в електронній формі

Матеріал з WikiLegalAid
Версія від 10:40, 25 листопада 2021, створена Natalia.zaitseva (обговорення | внесок)
(різн.) ← Попередня версія | Поточна версія (різн.) | Новіша версія → (різн.)
Перейти до навігації Перейти до пошуку

Нормативна база

Загальна інформація

10 червня 2021 року набрав чинності Закон України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" (далі - Закон), яким започатковано ведення електронної трудової книжки як цифрового аналога паперової.

З набранням чинності Закону облік трудової діяльності працівника здійснюватиметься в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі - Реєстр) у порядку, визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування".

Електронна трудова книжка

В електронній трудовій книжці відображається уся наявна інформація про стаж, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

Оцифровування документів.jpg

Прикінцевими та перехідними положеннями Закону встановлено, що відсутні відомості про трудову діяльність працівників включаються Пенсійним фондом України до Реєстру з паперових трудових книжок на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою, протягом п'яти років.

Відомості про трудову діяльність працівника (зокрема, з паперових трудових книжок, довідок тощо) включаються до Реєстру на підставі сканованих або оцифрованих копій документів, засвідчених кваліфікованим електронним підписом, поданих роботодавцем або працівником через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Для врахування! Поради до сканування документів про стаж

Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення сканкопій документів фахівці територіальних органів Пенсійного фонду України переводять їх у цифровий формат; здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру.

Продовження ведення паперової трудової книжки

З набранням чинності Закону та після закінчення перехідного періоду, паперова трудова книжка фактично втратить статус обов'язкового документу, але працівники, які хочуть отримувати відомості про трудову діяльність саме в паперовій формі зможуть кристуватися й надалі такою можливістю.

Відповідно до частини третьої статті 24 Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП України) при укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки, яка оформляється роботодавцем в обов'язковому порядку не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу. До неї вноситимуться усі записи про трудову діяльність особи (прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі). Однак, якщо працівник не забажає заповнювати паперовий варіант трудової книжки, то при працевлаштуванні будуть подаватися лише відомості про трудову діяльність з Реєстру, а усі зміни вноситимуться безпосередньо до електронної версії трудової книжки.

Якщо раніше трудова книжка зберігалась у роботодавця, то зараз вона буде знаходитись у працівника. Тому працівник, що має намір продовжувати користуватися паперовою трудовою книжкою, з власної ініціативи повинен надавати таку трудову книжку роботодавцю для її заповнення.

Крім того, якщо раніше стаття 47 КЗпП України передбачала обов'язок роботодавця видати у день звільнення працівнику належно оформлену трудову книжку, а порушення такого обов'язку мало суттєві матеріальні наслідки для роботодавця, то зараз, після звершення усіх процедур внесення даних до Реєстру, у роботодавця зникає обов'язок видавати працівнику трудову книжку, оскільки вона буде зберігатися саме у працівника. Тому, невнесення будь-яких відомостей про звільнення працівника у паперову трудову книжку та її невидача, у разі, якщо працівник не заявить таку вимогу та не надасть трудову книжку для заповнення, не нестиме будь-яких наслідків для роботодавця. Тепер власник або уповноважений ним орган зобов'язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення та провести з ним розрахунок у строки, зазначені у статті 116 КЗпП України.

При цьому слід врахувати, що до завершення процедури включення до Реєстру відомостей про трудову діяльність, роботодавці продовжують зберігати та заповнювати трудові книжки, та трудова книжка повинна бути видана працівнику у день звільнення. Лише після того, як усі дані про трудову діяльність працівників будуть внесені до Реєстру, паперова трудова книжка повертається працівнику під розписку.

ФОП та трудова книжка

Фізична особа - підприємець не є найманим працівником, тому запис щодо підприємницької діяльності в своїй трудовій книжці він не робить.

Для того, щоб оцифрувати підприємницьку діяльність через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України необхідно надати скан-копії:

  • витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрація як ФОП;
  • або довідки з Державної податкової служби про облік як суб'єкта підприємницької діяльності.

Корисні посилання

Див. також