Внесення виправлень до трудової книжки. Видача дубліката у разі втрати трудової книжки
Нормативна база
Внесення виправлень до трудової книжки
Відповідно до п. 2.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, в разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконує власник або уповноважений ним орган, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівникові в цьому потрібну допомогу.
Згідно з п. 2.9 Інструкції виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення тощо мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.
Виправлення неправильних або неточних записів про роботу провадиться в такому порядку:
– у графі 1 записується черговий (відповідний) порядковий номер;
– у графі 2 зазначається дата внесення запису про виправлення;
– у графі 3 записується: «Запис за № таким- то недійсний. Прийнятий за такою – то професією(посадою)» (повторюється зміст наказу про прийняття на роботу);
– у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, на підставі якого працівника було прийнято на роботу(призначено на посаду).
У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.
Внесення до трудової книжки виправлень з метою впорядкування її нумерації Інструкцією не передбачене.
Відповідно до п.2.4 Інструкції всі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видавання наказу (розпорядження), але не пізніше від тижневого строку, а в разі звільнення – в день звільнення і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Видача дубліката трудової книжки
Відповідно до розділу 5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок. Згідно з пунктами 5.1 — 5.3 цієї Інструкції, особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно повідомити про це власника або уповноважений ним орган за місцем останньої роботи. Не пізніше 15-ти днів після заяви, а в разі ускладнення — в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки.
Якщо втрата трудової книжки відбулася не з вини працівників, то витрати щодо оплати вартості має нести підприємство (останній абзац п. 6.1 вказаної інструкції). Для видачі дубліката обов’язковість звернення до правоохоронних органів не передбачено. Дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами. До розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» під час заповнення дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень). Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки потрібно вказати також інформацію про попередню роботу. Для цього власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, що підтверджують стаж його роботи, який передував влаштуванню на це підприємство (зокрема, він може звернутися із запитом на інше підприємство, до архіву або вжити інших заходів).
