Внесення виправлень до трудової книжки. Видача дубліката у разі втрати трудової книжки

Нормативна база

• Кодекс законів про працю України 10.12.1971 № 322-VIII (зі змінами)
• Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції і Міністерства соціального захисту населення України 29.07.1993 року №58 (зі змінами), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.08.1993 року за №110

Внесення виправлень до трудової книжки

Відповідно до  п. 2.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників,  в разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконує власник або уповноважений ним орган, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівникові в цьому потрібну допомогу.

Згідно з п. 2.9 Інструкції виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення тощо мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження

Виправлення неправильних або неточних записів про роботу провадиться в такому порядку: – у графі 1 записується черговий (відповідний) порядковий номер; – у графі 2 зазначається дата внесення запису про виправлення; – у графі 3 записується: «Запис за № таким- то недійсний. Прийнятий за такою – то професією(посадою)» (повторюється зміст наказу про прийняття на роботу); – у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, на підставі якого працівника було прийнято на роботу(призначено на посаду). У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

 Внесення до трудової книжки виправлень з метою впорядкування її нумерації Інструкцією не передбачене.

Відповідно до п.2.4 Інструкції всі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видавання наказу (розпорядження), але не пізніше від тижневого строку, а в разі звільнення – в день звільнення і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Видача дубліката трудової книжки

Порядок оформлення дубліката трудової книжки 

Відповідно до ст. 48 Кодексу законів про працю України 10.12.1971 № 322-VIII (зі змінами) трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації. Відповідно до розділу 5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок. Трудова книжка, в якій через пошкодження неможливо прочитати частину записів або відсутні фрагменти сторінок, є недійсною. До неї не можна вносити записи. Якщо така ситуація трапилася безпосередньо на підприємстві, в установі чи організації, де працює особа, необхідно видавати дублікат трудової книжки, адже він видається за останнім місцем роботи працівника (п. 5.1 Інструкції). Якщо ж майбутній працівник приніс уже пошкоджену трудову книжку, слід порадити йому звернутися на попереднє місце роботи із заявою видати дублікат трудової книжки. Працівник не завжди може домогтися оформлення дубліката у попереднього роботодавця (наприклад, роботодавець відмовляється виготовляти дублікат, попереднє місце роботи розташоване в іншому регіоні, зв’язок з роботодавцем відсутній, роботодавець переїхав, підприємство ліквідоване). Щодо цього Інструкція не має рішень для такої ситуації. Але кожна особа має право звернутися до суду за захистом своїх порушених прав. Суд зобов’яже роботодавця оформити дублікат трудової книжки. Не слід також у цьому випадку оформлювати нову трудову книжку, адже відповідно до п. 1.4 Інструкції нові трудові книжки оформлюються для працівників, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, або для військовослужбовців, звільнених з військової служби. Подібні ситуації не повинні перешкоджати людині у здійсненні свого права на працю, тому якщо видача дубліката за попереднім місцем роботи є затяжним процесом, слід укласти трудовий договір з таким працівником, але усіма можливими способами себе підстрахувати. Так, наприклад, можна скласти акт про виявлені пошкодження трудової книжки, отримати заяву від працівника про видачу дубліката трудової книжки та відповідно оформити такий дублікат. Згідно з пунктами 5.1 — 5.3 цієї Інструкції, особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно повідомити про це власника або уповноважений ним орган за місцем останньої роботи. Не пізніше 15-ти днів після заяви, а в разі ускладнення — в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки. Згідно з пунктом 5.3 Інструкції № 58 до дубліката трудової книжки має бути внесено інформацію про трудову діяльність, яка передувала роботі в останній організації та яку підтверджено документами. Такими документами можуть бути засвідчені у встановленому порядку: довідки про роботу в інших організаціях; копії наказів (розпоряджень) про прийняття, переведення, звільнення з попередніх місць роботи; дипломи (свідоцтва); довідки про періоди отримання допомоги по безробіттю; трудові договори про роботу у фізичних осіб тощо.

Порядок подання заяви про видачу дубліката трудової книжки 

Після того, як особа визначиться, чи буде вона збирати довідки з попередніх місць роботи та скільки приблизно часу їй для цього знадобиться, вона має написати заяву на ім’я керівника організації про видачу дубліката трудової книжки. У заяві особа в обов’язковому порядку має зазначити, що їй відомо про необхідність надання документів, які підтверджують попередній трудовий стаж, та про те, що в дублікаті буде відображено лише такі періоди трудової діяльності, які підтверджені наданими до кадрової служби документами з попередніх місць роботи. Якщо особа не має бажання збирати документи про минулу трудову діяльність, а просить видати дублікат із зазначенням відомостей лише про останнє місце роботи, це також має бути вказано у заяві. Якщо втрата трудової книжки відбулася не з вини працівників, то витрати щодо оплати вартості має нести підприємство (останній абзац п. 6.1 вказаної інструкції). Для видачі дубліката обов’язковість звернення до правоохоронних органів не передбачено. Дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами. До розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» під час заповнення дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень). Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки потрібно вказати також інформацію про попередню роботу. Для цього власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, що підтверджують стаж його роботи, який передував влаштуванню на це підприємство (зокрема, він може звернутися із запитом на інше підприємство, до архіву або вжити інших заходів. Дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник. Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, що надається в довільній формі. У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: «Дублікат анульовано», посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.

Порядок видачі дубліката трудової книжки

Оскільки Інструкцією № 58 не передбачено порядок засвідчення факту видачі особі дубліката трудової книжки, а також форми підтвердження працівником факту отримання дубліката, роботодавець має на власний розсуд визначити, в який спосіб слід це робити. Наприклад, особа може написати розписку в отриманні дубліката трудової книжки із зазначенням його серії, номера і дати отримання або відповідну відмітку особа може зробити на своїй заяві (нижче реквізитів заяви «дата», «підпис»).